Herausforderung Lizenztransparenz – wie Unternehmen den Überblick behalten

Kostenentwicklung, Sicherheit und Compliance erfolgreich managen

Mit der Anzahl von Softwareangeboten und deren Verfügbarkeit steigen auch die Lizenzierungsoptionen und deren Komplexität. Die Folge: Intransparente Lizenzstrukturen und steigende unternehmerische Risiken rund um die Themen Kostenentwicklung, Herstellerauditierung, Datensicherheit und Software-Compliance. Bereits für mittelständische Unternehmen ist es oft schon eine Herausforderung, den aktuellen Bestand zu überblicken. Das beginnt bei Standard-Programmen für einzelne Arbeits- oder Produktionsbereiche, geht über Betriebssysteme sowie komplexe Server- und Datenbankstrukturen bis zu neuen KI-Anwendungen. Ohne entsprechende Software-Asset-Management-Tools ist es für IT-Verantwortliche oder Software-Asset-Manager*innen heute kaum noch möglich, eine vollständige Bestandsaufnahme, deren lückenlose Aktualisierung sowie die regelmäßige Analyse der vorhandenen und genutzten Software-Assets sicherzustellen. Denn nur ein transparenter Lizenzbestand lässt sich dauerhaft rechtssicher sowie compliant verwalten und aktiv managen, um Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und im Bedarfsfall effektiv gegenzusteuern.

Neben dem Einsatz eines auf den Lizenzbedarf des Unternehmens angepassten SAM-Tools empfiehlt es sich deshalb, strukturierte Ansätze und Prozesse im Unternehmen zu implementieren, die dafür sorgen, dass der Überblick sowohl bei bestehenden On-Premise-Lizenzen als auch über die Vielzahl an Cloud-Lösungen und Lizenzen nicht verloren geht. In diesem Blog-Beitrag schauen wir uns verschiedene Aspekte einmal genauer an.

Mehr Lizenztransparenz durch Einführung eines SAM-Systems

Ein effizientes Software-Asset-Management, kurz SAM, ist ohne die Unterstützung durch ein auf den Bedarf des Unternehmens ausgerichtetes SAM-System kaum noch möglich, um alle Informationen zu Softwarelizenzen zentral zu erfassen, zu verwalten, zu überwachen und zu optimieren. Wesentliche Funktionen eines solchen Systems sind:

• Erfassung und Verwaltung des gesamten Lizenzbestands aus On-Premise- und Cloud-Software
  
  
• Automatisierte Updates und Warnungen, wenn der Support ausläuft oder Compliance-Risiken entstehen.
  
  
• Kontinuierliche Nutzungsüberwachung und Analyse, um festzustellen, ob Softwarelizenzen tatsächlich im Unternehmensalltag eingesetzt werden. Identifizierte ungenutzte oder brachliegende Lizenzen können gegebenenfalls an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden, statt neue Software zu lizenzieren. Sofern es sich dabei um gekaufte On-Premise-Lizenzen handelt, können diese auch an einen etablierten und seriösen Gebrauchtsoftware-Händler verkauft werden. Die so generierten Einnahmen entlasten dann beispielsweise das laufende IT-Budget oder können in neue digitale Projekte fließen.
  

PREO-Tipp: Den geeigneten Partner für gebrauchte Softwarelizenzen finden

Die von den PREO-Lizenzexpert*innen erstellte und zum kostenfreien Download bereitstehende Checkliste hilft Unternehmen, einen seriösen Anbieter für den Kauf oder Verkauf von gebrauchten Softwarelizenzen zu finden.

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Mehr Lizenztransparenz durch interne Audits und Nutzungsüberprüfungen

Um sicherzustellen, dass die bestehenden Softwarelizenzen vollständig erfasst, dokumentiert und den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen, nutzen nicht nur Unternehmen mit einer komplexen Lizenzstruktur aus On-Premise- und Cloud-Software für Betriebssysteme, Anwendungen und Server turnusmäßige interne, sogenannte „friendly“ Audits. Dadurch lassen sich mögliche Über- oder Unterlizenzierungen frühzeitig feststellen und bedarfsgerecht anpassen, sodass unvorhergesehene Herstelleraudits ihren Schrecken verlieren und die IT-Abteilung nicht unnötig stressen. Weitere Vorteile: Eine uneingeschränkte und vollständige Lizenztransparenz beugt unentdeckten Phänomenen wie Cloud Sprawl und Schatten-Clouds vor und öffnet darüber hinaus den Blick für alternative Lizenzierungsformen. Dazu zählt auch der Einsatz gebrauchter Softwarelizenzen, insbesondere für weitverbreitete Standardsoftware von Microsoft oder Adobe, die ein erhebliches Einsparpotenzial bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent im Vergleich zur jeweiligen Neuversion bieten.

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Mehr Lizenztransparenz durch Vermeidung von Cloud Sprawl und Schatten-IT

Je größer der Bedarf eines Unternehmens an aktuellen und schnell verfügbaren Software-Lösungen, desto gefährdeter ist es für ein immer häufiger auftretendes und oft unerkanntes Problem: Cloud Sprawl. Das ist wenig verwunderlich, denn die Anzahl der Cloud- oder SaaS-Anbieter mit ihren vielfältigen Angeboten und Services ist unüberschaubar. Wenn verschiedene Abteilungen oder Teams diese unabhängig voneinander abonnieren und nutzen, führt dies zwangsläufig zu intransparenten Lizenzstrukturen und unkontrollierbaren Kosten-, Compliance-, und Sicherheitsrisiken.

Effektiv gegensteuern lässt sich unter anderem mit diesen Maßnahmen:
- zentralisierte Verwaltung von Softwarelizenzen auch bei dezentralen Unternehmensstrukturen

- Strikten Richtlinien und Genehmigungsprozesse 

- systematisches Monitoring der Cloud-Nutzung

Zudem bietet sich IT-Verantwortlichen oder SA-Manager*innen mit FinOps (Financial Operations) eine methodische Vorgehensweise für ein effizientes Cloud-Kostenmanagement. Mehr zu FinOps lesen Sie hier.

Intransparenz auf mehreren Ebenen kennzeichnet auch ein weiteres Phänomen: Die unkontrollierte Ausbreitung und Nutzung von Cloud-Software, beispielsweise auf persönlichen Cloud-Konten von Mitarbeiter*innen oder Abteilungskonten. In der Regel weiß die interne IT-Abteilung nichts von dieser existierenden Schatten-IT. So sind Verstöße gegen Lizenz-, Sicherheits- und Compliance-Richtlinien vorprogrammiert, da vorgegebene Regelungen und Abläufe meist aus Unwissenheit oder Sorglosigkeit missachtet werden.

Gegensteuern können IT-Verantwortliche insbesondere mit den folgenden Maßnahmen:
- Implementierung transparenter und effizienter Beschaffungsprozesse

- Netzwerk-Monitoring, um nicht genehmigte Software zu lokalisieren und entweder zu lizenzieren oder zu deinstallieren und durch sichere Alternativen zu ersetzen.  

- Sensibilisierung aller Führungskräfte und Mitarbeitenden innerhalb der Organisation durch klare interne Richtlinien und gezielte Informationen, wie Softwarelizenzen verwaltet werden und welche finanziellen und rechtlichen Konsequenzen Cloud Sprawl und Schatten-Clouds für das Unternehmen haben können – beispielsweise durch Schulungen und Self-Learning-Programme.

Mehr Transparenz und niedrigere Lizenzkosten durch Gebrauchtsoftware

Um die Risiken intransparenter Lizenzstrukturen durch den unkontrollierten Einsatz von Cloud- und SaaS-Lösungen zu reduzieren, setzen immer mehr Unternehmen auf eine hybride Software-Architektur, die Cloud- und On-Premise-Software je nach Bedarf flexibel miteinander kombiniert. In einem solchen Szenario mit verschiedenen Lizenzierungsmodellen lassen sich sowohl die Sicherheits- und Compliance-Risiken als auch die laufenden Lizenzkosten durch den Einsatz von gebrauchter Software spürbar senken, wie das folgende Beispiel der LMT Group zeigt: 

Der weltweit tätige Spezialmaschinenbauer beschäftigt an 20 Standorten rund 2.300 Mitarbeitende. Nach einem großen Software-Asset-Review entwickelte die IT-Abteilung eine hybride Software-Landschaft für über 2.000 Arbeitsplätze. Durch die Integration von Gebrauchtsoftware konnten schließlich nahezu 1 Million Euro eingespart werden. Den kompletten Kunden-Case finden Sie hier.

Mit PREO setzen Sie auf einen erfahrenen und seriösen B2B-Anbieter

PREO bietet Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen aktueller und älterer Programmversionen von Standardsoftware marktführender Hersteller, wie Microsoft oder Adobe. Welcher Bedarf an gebrauchter Software auch immer besteht, mit PREO haben sowohl mittelständische als auch große Unternehmen alle Vorteile auf ihrer Seite:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
     
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Persönliche Beratung zu allen Fragen rund um Lizenztransaktionen oder der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Cloud-Modelle.
  
  
• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks. Apropos Nachhaltigkeit: PREO ist als einziger Händler für Gebrauchtsoftware mit einer aktuellen Scorecard bei EcoVadis, dem weltweit größten Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, gelistet.
  
  
• Die Expertise aus zahlreichen Referenzprojekten, die PREO bereits für namhafte Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Sektoren erfolgreich realisiert hat.

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