El reto de la transparencia en las licencias: cómo pueden las empresas mantener una visión general

Gestionar con éxito el desarrollo de costes, la seguridad y el cumplimiento

A medida que aumenta el número de ofertas de software y su disponibilidad, también lo hacen las opciones de licencia y su complejidad. El resultado: Estructuras de licencia poco transparentes y riesgos empresariales crecientes relacionados con el desarrollo de costes, la auditoría de los fabricantes, la seguridad de los datos y la conformidad del software. Incluso para las medianas empresas, a menudo es un reto hacer un seguimiento del inventario actual. Esto empieza con programas estándar para áreas de trabajo o producción individuales y se extiende a sistemas operativos, estructuras complejas de servidores y bases de datos y nuevas aplicaciones de IA. Sin las herramientas adecuadas de gestión de activos de software, es casi imposible que los responsables de TI o los gestores de activos de software puedan garantizar un inventario completo, una actualización sin fisuras y un análisis regular de los activos de software existentes y utilizados. Al fin y al cabo, sólo una cartera de licencias transparente puede ser gestionada y administrada activamente de forma legalmente conforme a largo plazo, con el fin de identificar desarrollos indeseables en una fase temprana y tomar contramedidas eficaces en caso necesario.

Por lo tanto, además de utilizar una herramienta SAM adaptada a las necesidades de licencias de la empresa, es aconsejable poner en práctica enfoques y procesos estructurados en la empresa que garanticen que no se pierde la visión general tanto de las licencias locales existentes como del gran número de soluciones y licencias en la nube. En esta entrada del blog, examinamos más de cerca varios aspectos.

Más transparencia en las licencias gracias a la introducción de un sistema SAM

Ser eficaz en la gestión de los activos de software, o SAM para abreviar, es prácticamente imposible sin el apoyo de un sistema SAM adaptado a las necesidades de la empresa para registrar, gestionar, supervisar y optimizar de forma centralizada toda la información sobre licencias de software. Las principales funciones de un sistema de este tipo son:

• Registro y gestión de toda la cartera de licencias de software local y en la nube.
  
  
• Actualizaciones y alertas automatizadas cuando caduque el soporte o surjan riesgos de cumplimiento.
  
  
• Supervisión y análisis continuos del uso para determinar si las licencias de software se utilizan realmente en el día a día de la empresa. Las licencias identificadas como no utilizadas u ociosas pueden utilizarse en otras partes de la empresa en lugar de obtener nuevas licencias de software. Si se trata de licencias adquiridas in situ, también pueden venderse a un distribuidor de software de segunda mano establecido y de buena reputación. Los ingresos así generados alivian entonces la presión sobre el presupuesto actual de TI, por ejemplo, o pueden canalizarse hacia nuevos proyectos digitales.
  

Consejo de PREO: Encontrar el socio adecuado para las licencias de software de segunda mano

La lista de comprobación creada por los expertos en licencias PREO y disponible para su descarga gratuita ayuda a las empresas a encontrar un proveedor de confianza para la compra o venta de licencias de software de segunda mano.

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Más transparencia en las licencias mediante auditorías internas y controles de uso

Para garantizar que las licencias de software existentes están totalmente registradas, documentadas y cumplen los requisitos legales vigentes, no sólo las empresas con una compleja estructura de licencias compuesta por software local y en la nube para sistemas operativos, aplicaciones y servidores recurren a auditorías internas periódicas, denominadas "amistosas". Esto permite posibles excesos o sublicencias que pueden identificarse en una fase temprana y ajustarse según sea necesario, de modo que las auditorías imprevistas de los fabricantes dejen de ser un susto y no estresen innecesariamente al departamento informático. Más ventajas: La transparencia total y sin restricciones de las licencias evita fenómenos no detectados como la expansión de la nube y las nubes en la sombra, además, también abre la puerta a formas alternativas de concesión de licencias. Esto incluye el uso de licencias de software de segunda mano, en particular para software estándar muy utilizado de Microsoft o Adobe, que ofrecen un ahorro potencial considerable de hasta el 70% en los costes de las licencias en curso en comparación con la versión nueva correspondiente.

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Más transparencia en las licencias al evitar la proliferación de nubes y la TI en la sombra

Cuanto mayor es la necesidad de una empresa de disponer de soluciones de software actualizadas y rápidamente disponibles, mayor es el riesgo de sufrir un problema cada vez más común y a menudo no reconocido: el Cloud Sprawl o expansión de la nube. No es de extrañar, ya que el número de proveedores de nube o SaaS con sus diversas ofertas y servicios es inabarcable. Si diferentes departamentos o equipos se suscriben a ellas y las utilizan independientemente unos de otros, esto conduce inevitablemente a estructuras de licencias poco transparentes y a riesgos incontrolables en materia de costes, conformidad y seguridad.

Entre las contramedidas eficaces se incluyen las siguientes:

- Gestión centralizada de licencias de software incluso con estructuras empresariales descentralizadas

- Directrices y procesos de aprobación estrictos 

- Supervisión sistemática del uso de la nube

FinOps (Operaciones Financieras) también ofrece a los responsables de TI y SA un enfoque metódico para una gestión eficaz de los costes de la nube. Lea más sobre FinOps aquí.

La falta de transparencia a varios niveles también caracteriza otro fenómeno: la difusión y el uso incontrolados de software en la nube, por ejemplo en las cuentas personales en la nube de los empleados o en cuentas departamentales. Por regla general, el departamento interno de TI desconoce esta TI en la sombra existente. Esto significa que las infracciones de las directrices sobre licencias, seguridad y cumplimiento son inevitables, ya que las normativas y los procesos prescritos suelen ignorarse por desconocimiento o descuido.

Los responsables informáticos pueden contrarrestarlo, en particular, con las siguientes medidas:

- Aplicación de procesos de contratación transparentes y eficaces

- Supervisión de la red para localizar el software no autorizado y conceder licencias o desinstalarlo y sustituirlo por alternativas seguras.  

- Sensibilizar a todos los directivos y empleados de la empresa mediante directrices internas claras e información específica sobre cómo se gestionan las licencias de software y qué consecuencias financieras y legales pueden tener la expansión de la nube y las nubes en la sombra para la empresa, por ejemplo mediante programas de formación y autoaprendizaje.

Más transparencia y menores costes de licencia gracias al software de segunda mano

Para reducir los riesgos de las estructuras de licencias poco transparentes debidas al uso incontrolado de soluciones en la nube y SaaS, cada vez más empresas optan por una arquitectura de software híbrida que combina de forma flexible software en la nube y en local según las necesidades. En un escenario así, con diferentes modelos de licencia, tanto los riesgos de seguridad y cumplimiento como los costes continuos de la licencia pueden reducirse significativamente utilizando software de segunda mano, como muestra el siguiente ejemplo del Grupo LMT:

El fabricante de maquinaria especializada, activo en todo el mundo, emplea a unas 2300 personas en 20 emplazamientos. Tras una importante revisión de los activos de software, el departamento de TI desarrolló un panorama de software híbrido para más de 2000 estaciones de trabajo. La integración del software de segunda mano supuso finalmente un ahorro de casi 1 millón de euros. Puede encontrar el caso de cliente completo aquí.

Con PREO, puede confiar en un proveedor B2B experimentado y reputado

PREO ofrece a empresas, organizaciones y administraciones públicas una amplia selección de licencias por volumen de segunda mano para versiones actuales y antiguas de software estándar de fabricantes líderes del mercado como Microsoft y Adobe. Sea cual sea la necesidad de software de segunda mano, con PREO tanto las medianas como las grandes empresas tienen todas las ventajas de su lado:

• Gran ahorro en los costes de licencia en curso, de hasta un 70 % en comparación con la nueva versión correspondiente.
     
  
• Adquisición de licencias 100 % conforme a la ley y a prueba de auditorías con la máxima transparencia en todos los pasos de la tramitación, incluida la documentación completa en el portal de licencias PREO "Easy Compliance".
  
  
• Asesoramiento personal sobre todas las cuestiones relacionadas con las transacciones de licencias o la integración de licencias de software de segunda mano en estructuras de red clásicas o modelos de nube híbrida.
  
  
• Capacidades existentes de gestión de licencias de software para grandes proyectos de infraestructuras informáticas con miles de puestos de trabajo y ubicaciones transfronterizas.
  
  
• Más sostenibilidad en el sector de las TI promoviendo una economía circular activa y reduciendo la huella de CO2 de las empresas. Hablando de sostenibilidad: PREO es el primer minorista de software de segunda mano que aparece en la lista con una Scorecard de EcoVadis, el mayor proveedor mundial de calificaciones de sostenibilidad.
  
  
• La experiencia adquirida en numerosos proyectos de referencia que PREO ya ha realizado con éxito para conocidas empresas de una amplia gama de industrias y sectores.

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