Fecha:
25 Sept 2023
Autor:
PREO AG
On-Premise vs. Cloud
Identificar un fenómeno invisible y reducir los riesgos
Cuanto mayor sea la necesidad de una empresa de disponer de soluciones de software actualizadas y de fácil acceso, más vulnerable será a un problema cada vez más común: Cloud Sprawl. No es de extrañar, porque el número de proveedores de nube o SaaS con sus diversas ofertas y servicios ha adquirido hace tiempo una dimensión que ya no puede comprenderse sin el uso de herramientas de análisis y gestión. El software está disponible en todo momento y es accesible para todos. La elevada dinámica de desarrollo, por ejemplo en el ámbito de las aplicaciones de IA basadas casi invariablemente en la nube, supone un impulso adicional. La difusión descoordinada del software en nube dentro de una empresa sólo suele reconocerse cuando se alcanza una dimensión jurídica o financieramente problemática.
En esta entrada de blog, explicamos el fenómeno de la expansión de la nube y abordamos los mayores factores de riesgo de cumplimiento, costes disparados y falta de eficiencia. Además, descubrirá qué empresas son especialmente vulnerables a la expansión de la nube, cómo se puede minimizar el riesgo de forma preventiva y por qué el uso de licencias de software de segunda mano es una alternativa popular y segura.
Factores de riesgo cumplimiento, explosión de costes e ineficacia
La expansión de la nube se refiere a la propagación incontrolada, descoordinada y a menudo no supervisada y, por tanto, en muchos casos inicialmente invisible, de los recursos de la nube dentro de una empresa. No deben subestimarse los factores de riesgo:
1. Riesgo de incumplimiento
La dispersión de la nube puede convertirse en un riesgo de cumplimiento si los responsables corporativos o de división no tienen una visión general de todos los recursos existentes en la nube, los respectivos proveedores y los acuerdos de licencia asociados. El incumplimiento involuntario o negligente de los requisitos legales vigentes en materia de contratación y seguridad de los datos abre las compuertas.
2. Explosión de costes
Cuando diferentes áreas, departamentos o equipos adquieren de forma independiente recursos en la nube y los ponen a disposición de los empleados, suele ser para satisfacer necesidades actuales o resolver problemas. Las consecuencias: Se adquieren varias veces los mismos recursos o recursos similares. Los recursos existentes no están suficientemente actualizados ni adaptados a medida que cambian las necesidades. Las licencias para utilizar recursos ociosos siguen generando costes y no se transfieren ni se rescinden. Sin un control central sobre el uso de los recursos y la asignación de costes, la expansión de la nube conduce a una explosión silenciosa de los costes que lastra los presupuestos e inhibe la inversión. Muchos empleados no son conscientes de los costes de licencia relacionados con el plazo, incluidos los costes de seguimiento asociados en forma de contratos de mantenimiento y servicio, así como los aumentos de precio incluidos, debido a la falta de transparencia.
Falta de eficacia
Cuando los gestores despliegan recursos de forma independiente en diferentes entornos de nube, esto suele conducir a un uso ineficiente. Así, los mismos servicios o similares son proporcionados y utilizados en diferentes plataformas en nube por varios proveedores. Esto conlleva redundancias, mayores esfuerzos administrativos y de pedidos y una estructura de licencias poco transparente. Como resultado, aumentan los costes de los servicios continuamente autorizados, que apenas se utilizan o a menudo no se utilizan en absoluto.
Para minimizar los factores de riesgo de expansión de la nube, son esenciales unos requisitos de cumplimiento claros y una gestión eficaz de los costes de la nube. Se disuelven las transparencias y se hacen visibles los aumentos dinámicos de los costes. También abre la puerta a alternativas de concesión de licencias que se ajustan más a las necesidades y requisitos y que pueden ayudar a las empresas a ahorrar a menudo. Así, con el uso de licencias de software de segunda mano se puede ahorrar hasta un 70 por ciento de los costes de las licencias en funcionamiento en comparación con la nueva versión respectiva como oferta en la nube.
¿Le parece interesante? Los expertos en licencias PREO estarán encantados de asesorarle personalmente y hacerle una oferta sin compromiso basada en sus necesidades actuales.
Estas empresas son especialmente vulnerables a la expansión de la nube
Según nuestra experiencia, los siguientes cuatro tipos de empresas tienden a tener un mayor potencial de riesgo de expansión de la nube:
- Empresa con muchos departamentos, varias sedes y una estructura organizativa descentralizada.
- Empresas con estructuras informáticas descentralizadas y externalizadas total o parcialmente.
- Empresas de rápido crecimiento, como las start-ups.
- Pequeñas y medianas empresas con menos conocimientos de TI o de gestión de la nube.
Reduzca el riesgo de incumplimiento y evite la explosión de costes: así es cómo funciona
Cada vez más empresas son conscientes del fenómeno de la expansión de la nube, pero están lejos de estar equipadas para afrontarlo. Por ello, PREO ha recopilado siete medidas prometedoras con las que las empresas afectadas pueden minimizar o evitar de forma preventiva sus riesgos de desbordamiento de la nube:
- Implemente políticas de cumplimiento claras para el uso de los servicios y recursos de la nube.
- Definición de responsabilidades con función de control central y procesos de aprobación normalizados.
- Introducción de una herramienta de gestión para el seguimiento y la gestión transparentes de los recursos y los costes de la nube basados en presupuestos definidos por ubicación, departamento, equipo o área de tareas.
- Ciclos de inventario fijos y auditorías internas sobre el comportamiento de los usuarios.
- Desarrollar la conciencia empresarial de los costes directos e indirectos de los recursos en nube, como las tasas de licencia, los términos contractuales, el alcance de los servicios y los acuerdos incluidos que impulsan los costes, como los ajustes de precios basados en plazos.
- Educación y formación para aumentar las habilidades en la nube y concienciar sobre los factores de riesgo existentes.
- Comunicación y colaboración entre ubicaciones, departamentos y equipos.
Identifique y evite eficazmente la proliferación de nubes en la empresa con FinOps
FinOps (abreviatura de Operaciones Financieras) ofrece a los responsables de TI o SA un enfoque metódico para una gestión eficaz de los costes de la nube.
Con FinOps, los excesos de capacidad existentes pueden identificarse sistemáticamente y ajustarse a las necesidades empresariales reales. Una vez visibles y reconocidos los factores de coste existentes en las distintas áreas, existe la posibilidad de buscar alternativas más acordes con la demanda y, por tanto, normalmente también más baratas.
Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los modelos de nube híbrida que combinan servicios en la nube y software in situ dentro de la infraestructura de TI. Además, muchos responsables de la toma de decisiones se están dando cuenta de que las actuales licencias en la nube, especialmente para el software estándar más utilizado, como Windows o MS Office, a menudo están sobredimensionadas y no satisfacen las necesidades del lugar de trabajo. Especialmente en entornos de trabajo estacionarios con requisitos informáticos uniformes o similares, la licencialegalmente inobjetable y a prueba de auditorías del software de segunda mano ofrece una alternativa rentable. Además, se ahorran otros costes indirectos, por ejemplo, gracias a la reducción de las solicitudes de asistencia interna o de los costes de formación.
El siguiente ejemplo de una cadena hotelera conocida en toda Europa muestra por qué puede merecer la pena prescindir de las soluciones en la nube, al menos en algunas partes de la empresa, y confiar en cambio en el software de segunda mano.
Por qué la nueva Dorint GmbH confía principalmente en el software de segunda mano de PREO
Para los equipos informáticos de sus 38 Dorint Hotels & Resorts repartidos por Europa en Alemania, Países Bajos, Austria y Suiza, la empresa responsable E&P Service GmbH confía desde hace varios años en soluciones de segunda mano tanto para la sustitución de hardware como de software. La razón principal es claramente el ahorro financiero, especialmente con presupuestos de TI limitados para las casas más pequeñas y menos rentables. Por ejemplo, en el caso del equipamiento de hardware y software del Hotel Dorint Bad Brückenau, el presupuesto de inversión pudo reducirse en más de un 70% mediante el uso de software usado y el hardware correspondiente en comparación con los equipos nuevos. Lea el caso completo del cliente.
Varias ventajas - Por eso vale la pena el software usado de PREO
Somos uno de los pioneros en el comercio europeo de licencias de software de segunda mano y líder del mercado en Alemania. Ofrecemos a empresas, organizaciones y administraciones públicas una gran selección de licencias por volumen de segunda mano en cualquier momento, especialmente de grandes proveedores como Microsoft, Adobe, Oracle o Citrix, con las que pueden optimizar de forma sostenible sus costes de licencia y beneficiarse varias veces:
- Gran ahorro en los costes de licencia en curso, de hasta un 70% en comparación con la nueva versión correspondiente.
- Adquisición de licencias 100 % legal y a prueba de auditorías con la máxima transparencia en todos los pasos de la tramitación, incluida la documentación completa en el portal de licencias PREO "Easy Compliance".
- Muchos años de experiencia en la integración de licencias de software de segunda mano en estructuras de red clásicas o modelos de licencia híbridos.
- Conocimiento detallado del mercado y amplia experiencia gracias a la transferencia a prueba de auditorías de más de un millón de licencias de software usadas.
- Capacidades existentes para la gestión de licencias de software en grandes proyectos de infraestructuras informáticas con miles de puestos de trabajo y ubicaciones transnacionales.
- Proyectos de referencia convincentes para numerosas empresas medianas y grandes de una amplia gama de sectores.
