Rischio di conformità e aumento spropositato dei costi – Riconoscere e ridurre al minimo il cloud sprawl

Identificare un fenomeno invisibile e ridurre i rischi

Più un'azienda ha bisogno di soluzioni software aggiornate e rapidamente disponibili, più è vulnerabile a un problema sempre più comune: il cloud sprawl. Non c'è da stupirsi, perché il numero di provider cloud o SaaS con le loro diverse offerte e servizi ha da tempo assunto una dimensione che è difficile tenere d'occhio senza l'uso di strumenti di analisi e gestione. Il software è disponibile in qualsiasi momento e accessibile a tutti. L'elevata dinamica di sviluppo, ad esempio nel campo delle applicazioni AI basate su cloud quasi senza eccezioni, fornisce un ulteriore impulso. La diffusione non coordinata del software cloud all'interno di un'azienda viene solitamente rilevata solo quando viene raggiunta una dimensione giuridicamente o finanziariamente problematica 

In questo post del blog spieghiamo il fenomeno del cloud sprawl e affrontiamo i principali fattori di rischio in termini di compliance, aumento spropositato dei costi e mancanza di efficienza. Inoltre, scoprirai quali aziende sono particolarmente vulnerabili al cloud sprawl, come ridurre al minimo il rischio in modo preventivo e perché l'uso di licenze software usate è un'alternativa popolare e sicura.

Fattori di rischio compliance, aumento spropositato dei costi e inefficienza

Per cloud sprawl si intende la proliferazione incontrollata, non coordinata e spesso non monitorata e quindi in molti casi prima di tutto invisibile delle risorse cloud all'interno di un'azienda. I fattori di rischio non sono da sottovalutare:

1. Rischio di conformità

Il cloud sprawl può diventare un rischio di conformità se i responsabili aziendali o di area non hanno una panoramica di tutte le risorse cloud esistenti, dei rispettivi fornitori e dei relativi accordi di licenza. Ciò apre le porte a violazioni inconsapevoli o negligenti dei requisiti legali esistenti nei settori dell'approvvigionamento e della sicurezza dei dati.

2. Aumento spropositato dei costi 

Di norma, quando diverse aree, reparti o team acquistano autonomamente risorse cloud e le mettono a disposizione dei dipendenti, ciò serve a soddisfare i requisiti attuali o a risolvere i problemi. Le conseguenze: risorse uguali o simili vengono acquistate più volte. Le risorse esistenti vengono aggiornate in modo insufficiente e adattate alle mutevoli esigenze. Le licenze di utilizzo delle risorse inutilizzate continuano a generare costi e non vengono trasferite o terminate. Senza un controllo centralizzato sull'utilizzo delle risorse e sull'allocazione dei costi, il cloud sprawl porta a un aumento incontrollato dei costi che appesantisce i budget e frena gli investimenti. Molti dipendenti non sono consapevoli dei costi di licenza legati alla durata, compresi i costi conseguenti sotto forma di contratti di manutenzione e assistenza, nonché degli aumenti dei prezzi inclusi a causa della mancanza di trasparenza.

Mancanza di efficienza 

Quando i responsabili distribuiscono autonomamente le risorse in diversi ambienti cloud, di solito ciò si traduce in un utilizzo inefficiente. In questo modo, diversi fornitori forniscono e utilizzano servizi identici o simili in diverse piattaforme cloud. Ciò si traduce in ridondanze, aumento degli ordini e delle spese amministrative e una struttura di licenza non trasparente. Di conseguenza, aumentano i costi dei servizi con licenza continua, che vengono utilizzati raramente o spesso non vengono più utilizzati.

Per ridurre al minimo i fattori di rischio di incorrere in cloud sprawl, sono indispensabili requisiti di conformità chiari e un'efficace gestione dei costi del cloud. La mancanza di trasparenza viene così risolta e gli aumenti dinamici dei costi diventano finalmente visibili. Inoltre, si hanno opzioni di licenza più adatte alle esigenze e ai requisiti, con le quali le aziende possono ottenere un notevole risparmio. Con l'utilizzo di licenze software usate è possibile risparmiare fino al 70% dei costi di licenza correnti rispetto alla rispettiva nuova versione come offerta cloud.

Interessante vero? Gli esperti di licenze PREO saranno lieti di consigliarti personalmente e di preparare un'offerta non vincolante in base alle tue attuali esigenze.

Informati ora gratuitamente

Queste aziende sono particolarmente vulnerabili al cloud sprawl

In base alla nostra esperienza, i seguenti quattro tipi di aziende sono tendenzialmente più soggette al fenomeno del cloud sprawl:

1. Aziende con molti reparti, più sedi e una struttura organizzativa decentralizzata
   
   
2. Aziende con strutture IT decentralizzate e totalmente o parzialmente esternalizzate 
   
   
3. Aziende in rapida crescita, come le startup
   
   
4. Piccole e medie imprese con insufficienti competenze informatiche o di gestione del cloud
   

Ridurre il rischio di conformità ed evitare l'esplosione dei costi: ecco come funziona

Sempre più aziende temono il fenomeno del cloud sprawl, ma non sono ancora pronte ad affrontarlo. PREO ha quindi messo insieme sette misure efficaci che consentono alle aziende interessate di ridurre al minimo o evitare preventivamente i rischi di cloud sprawl:

1. Implementazione di chiare linee guida di conformità per l'utilizzo di servizi e risorse cloud 
    
   
2. Definizione delle responsabilità con funzione di controllo centralizzata e processi di approvazione standardizzati
   
   
3. Introduzione di uno strumento di gestione per monitorare e gestire in modo trasparente le risorse e i costi del cloud sulla base di budget definiti per sede, dipartimento, team o area di responsabilità
   
   
4. Cicli di inventario fissi e audit interni sul comportamento degli utenti
   
   
5. Sviluppare una consapevolezza imprenditoriale dei costi diretti e indiretti delle risorse cloud, come royalties, scadenze contrattuali, ambito dei servizi e accordi di costo inclusi, come gli adeguamenti dei prezzi basati sulla durata 
    
6. Formazione e training per aumentare le competenze cloud e sensibilizzare sui fattori di rischio esistenti
   
   
7. Comunicazione e collaborazione tra sedi, reparti e team. 
       
   
   

Identificare il cloud sprawl in azienda ed evitarlo efficacemente con FinOps

Con FinOps (in breve Financial Operations), i responsabili IT o i responsabili SA possono adottare un approccio metodico per una gestione efficace dei costi del cloud.

Con FinOps è possibile identificare sistematicamente le sovraccapacità esistenti e adattarle alle effettive esigenze aziendali. Una volta che i fattori di costo esistenti nelle singole aree sono visibili e riconosciuti, è possibile cercare alternative più adatte alle attuali esigenze e di solito anche più economiche.

Queste includono, ad esempio, modelli cloud ibridi che collegano servizi cloud e software on-premise all'interno dell'infrastruttura IT. Inoltre, in molti responsabili di azienda sta crescendo la consapevolezza che le attuali licenze cloud, in particolare con software standard ampiamente utilizzati, come Windows o MS Office, sono spesso sovradimensionate e non soddisfano le esigenze relative alla postazione di lavoro. In questo caso, soprattutto per gli ambienti di lavoro stazionari con requisiti IT uniformi o simili, una licenza sicura dal punto di vista dell'audit e legale  del software usato offre un'alternativa economica. Tanto più che si risparmiano anche altri costi indiretti, ad esempio quelli legati alle richieste di supporto interno o alla formazione.

Il seguente esempio di una catena alberghiera conosciuta in tutta Europa dimostra perché vale la pena, almeno in alcune parti dell'azienda, rinunciare alle soluzioni cloud e affidarsi invece a software usati.

Perché la nuova Dorint GmbH si affida principalmente al software usato di PREO

Per l'infrastruttura IT dei suoi 38 Dorint Hotels & Resorts in tutta Europa in Germania, Paesi Bassi, Austria e Svizzera, la responsabile E&P Service GmbH si affida da alcuni anni a soluzioni di seconda mano sia per la compravendita di hardware che di software. Il motivo principale è chiaramente il risparmio finanziario, soprattutto con budget IT limitati per le case più piccole e meno redditizie. Ad esempio, nell'infrastruttura hardware e software del Dorint Hotel Bad Brückenau, il budget di investimento è stato ridotto di oltre il 70% rispetto a un'infrastruttura completamente nuova grazie all'uso di software e hardware usati. Vai al caso studio completo.

Diversi vantaggi: ecco perché vale la pena utilizzare il software usato di PREO

Siamo uno dei pionieri nella compravendita di licenze software usate a livello europeo eleader di mercato in Germania. Offriamo ad aziende, organizzazioni e amministrazioni pubbliche una vasta gamma di contratti multilicenza usati in qualsiasi momento, in particolare da grandi fornitori come Microsoft, Adobe, Oracle o Citrix, con i quali possono ottimizzare in modo sostenibile i costi di licenza e ottenere molteplici vantaggi:

• Elevato risparmio sui costi di licenza correnti fino al 70% rispetto alla nuova versione. 
   
  

• Acquisto di licenze sicuro al 100% dal punto di vista legale e dell'audit con la massima trasparenza in tutte le fasi di elaborazione, compresa la documentazione completa nel portale di licenze PREO "Easy Compliance". 
  

• Esperienza pluriennale nell'integrazione di licenze software usate in strutture di rete classiche o modelli di licenza ibridi.
  
  

• Conoscenza dettagliata del mercato e vasta esperienza attraverso il trasferimento sicuro di oltre un milione di licenze software usate.
  
  

• Capacità di gestione delle licenze software esistenti per grandi progetti IT con migliaia di postazioni di lavoro e sedi internazionali.
  
  

• Progetti di punta per numerose aziende di medie e grandi dimensioni dei settori più disparati. 
   
  
  

Informati ora gratuitamente