Compliance-Risiko und Kostenexplosion – Cloud Sprawl erkennen und minimieren

Ein unsichtbares Phänomen identifizieren und die Risiken senken

Je größer der Bedarf eines Unternehmens an aktuellen und schnell verfügbaren Software-Lösungen, desto gefährdeter ist es für ein immer häufiger auftretendes Problem: Cloud Sprawl. Das ist wenig verwunderlich, denn die Anzahl der Cloud- oder SaaS-Anbieter mit Ihren vielfältigen Angeboten und Services hat längst eine Dimension angenommen, die ohne den Einsatz von Analyse- und Management-Tools nicht mehr zu durchschauen sind. Software steht jederzeit und für alle zugänglich zu Verfügung. Die hohe Entwicklungsdynamik, beispielsweise im Bereich der nahezu ausnahmslos cloudbasierten AI-Anwendungen, liefert noch einen zusätzlichen Schub. Die unkoordinierte Ausbreitung von Cloud-Software innerhalb eines Unternehmens wird meist erst erkannt, wenn eine rechtlich oder finanziell problematische Dimension erreicht ist.

In diesem Blog-Beitrag erklären wir das Phänomen Cloud Sprawl und gehen auf die größten Risikofaktoren Compliance, explodierende Kosten und fehlende Effizienz ein. Zudem erfahren Sie, welche Unternehmen besonders anfällig für Cloud Sprawl sind, wie sich das Risiko präventiv minimieren lässt und warum der Einsatz gebrauchter Softwarelizenzen eine beliebte und sichere Alternative ist.

Risikofaktoren Compliance, Kostenexplosion und Ineffizienz

Als Cloud Sprawl bezeichnet man die unkontrollierte, unkoordinierte und oft unüberwachte und daher in vielen Fällen auch zunächst einmal unsichtbare Verbreitung von Cloud-Ressourcen innerhalb eines Unternehmens. Die Risikofaktoren sind nicht zu unterschätzen:

1. Compliance Risiko

Cloud Sprawl kann zu einem Compliance-Risiko werden, wenn Unternehmens- oder Bereichsverantwortliche keinen Überblick über alle bestehenden Cloud-Ressourcen, die jeweiligen Anbieter sowie die damit verbundenen Lizenzvereinbarungen haben. Unwissentlichen oder fahrlässigen Verstöße gegen bestehende rechtliche Vorgaben in den Bereichen Beschaffung und Datensicherheit sind Tür und Tor geöffnet.

2. Kostenexplosion 

Wenn verschiedene Bereiche, Abteilungen oder Teams eigenständig Cloud-Ressourcen beschaffen und Mitarbeitenden bereitstellen, dient dies in der Regel dazu, aktuelle Anforderungen zu erfüllen oder Probleme zu lösen. Die Folgen: Gleiche oder ähnliche Ressourcen werden mehrfach beschafft. Bestehende Ressourcen werden nur unzureichend aktualisiert und bei verändertem Bedarf angepasst. Nutzungslizenzen brachliegender Ressourcen verursachen weiterhin Kosten und werden nicht übertragen oder beendet. Ohne eine zentrale Kontrolle über die Ressourcennutzung und die Kostenallokation, führt Cloud Sprawl zu einer stillen Kostenexplosion, die Budgets belastet und Investitionen hemmt. Vielen Mitarbeitenden sind die laufzeitgebundenen Lizenzkosten einschließlich der damit einhergehenden Folgekosten in Form von Wartungs- und Serviceverträgen sowie inkludierter Preissteigerungen aufgrund fehlender Transparenz nicht bewusst.

Mangelnde Effizienz 

Wenn Führungskräfte eigenständig Ressourcen in verschiedenen Cloud-Umgebungen bereitstellen, führt dies in der Regel zu einer ineffizienten Nutzung. So werden gleiche oder ähnliche Dienste in unterschiedlichen Cloud-Plattform von diversen Anbietern bereitgestellt und eingesetzt. Dies führt zu Redundanzen, erhöhten Bestell- und Verwaltungsaufwänden und einer intransparenten Lizenzstruktur. In der Folge steigen die Kosten für fortlaufend lizenzierte Services, die kaum oder oft gar nicht mehr genutzt werden.

Um die Risikofaktoren für Cloud Sprawl zu minimieren, sind eindeutige Compliance-Vorgaben und ein effektives Cloud-Kostenmanagement unverzichtbar.  Intransparenzen werden aufgelöst und dynamische Kostensteigerungen sichtbar. Zudem öffnet sich der Blick für bedarfs- und anforderungsgerechtere Lizenzierungsalternativen, mit denen Unternehmen ein Vielfaches einsparen können. So lassen sich mit dem Einsatz von gebrauchten Softwarelizenzen im Vergleich zur jeweiligen Neuversion als Cloud-Angebot bis zu 70 Prozent der laufenden Lizenzkosten einsparen.

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Diese Unternehmen sind für Cloud Sprawl besonders anfällig

Aus unserer Erfahrung haben die vier folgenden Unternehmenstypen ein tendenziell erhöhtes Risikopotenzial für Cloud Sprawl:

1. Unternehmen mit vielen Abteilungen, mehreren Standorten und einer dezentralen Organisationsstruktur
   
   
2. Unternehmen mit dezentralen sowie ganz oder teilweise ausgelagerten IT-Strukturen 
   
   
3. Schnell wachsende Unternehmen, wie beispielsweise Startups
   
   
4. Kleine und mittelständische Unternehmen mit geringeren IT- oder Cloud-Management-Kompetenzen
   

Compliance-Risiko senken und Kostenexplosion vermeiden – so funktioniert‘s

Immer mehr Unternehmen haben das Phänomen Cloud Sprawl mittlerweile im Blick, sind aber längst noch nicht dagegen gewappnet. PREO hat deshalb sieben erfolgversprechende Maßnahmen zusammengestellt, mit denen betroffene Unternehmen ihr Cloud Sprawl-Risken minimieren oder präventiv vermeiden können:

1. Implementierung klarer Compliance-Richtlinien zur Nutzung von Cloud-Diensten und -Ressourcen
    
   
2. Definition von Verantwortlichkeiten mit zentraler Kontrollfunktion und standardisierten Genehmigungsprozessen
   
   
3. Einführung eines Management-Tools zur transparenten Überwachung und Verwaltung von Cloud-Ressourcen und Cloud-Kosten auf Basis definierter Budgets pro Standort, Abteilung, Team oder Aufgabenbereich
   
   
4. Feste Inventurzyklen und interne Audits zum Nutzerverhalten
   
   
5. Entwicklung eines unternehmerischen Bewusstseins für direkt und indirekte Kosten von Cloud-Ressourcen, wie Lizenzgebühren, vertragliche Laufzeiten, Leistungsumfang sowie inkludierte kostentreibende Vereinbarungen, wie beispielsweise laufzeitgebundene Preisanpassungen
    
6. Schulungen und Trainings zur Steigerung der Cloud-Kompetenzen und Sensibilisierung für die bestehenden Risikofaktoren  
   
   
7. Kommunikation und Zusammenarbeit über Standorte, Abteilungen und Teams hinweg.  
       
   
   

Cloud Sprawl im Unternehmen identifizieren und effektiv vermeiden mit FinOps

Mit FinOps (kurz Financial Operations) bietet sich IT-Verantwortlichen oder SA-Manager*innen eine methodische Vorgehensweise für ein effizientes Cloud-Kostenmanagement.

Mit FinOps lassen sich bestehende Überkapazitäten systematisch identifizieren und dem tatsächlichen unternehmerischen Bedarf anpassen. Werden vorhandene Kostentreiber in einzelnen Bereichen erst einmal sichtbar und erkannt, besteht die Möglichkeit, nach bedarfsgerechteren und damit in der Regel auch günstigeren Alternativen zu schauen.

Dazu zählen beispielsweise hybride Cloud-Modelle, die Cloud-Services und On-Premise-Software innerhalb der IT-Infrastruktur miteinander verbinden. Zudem wächst bei vielen Entscheidern die betriebswirtschaftliche Erkenntnis, dass die jeweils aktuellen Cloud-Lizenzen, insbesondere bei weit verbreiteter Standardsoftware, wie Windows oder MS Office, oftmals überdimensioniert sind und am arbeitsplatzbezogenen Bedarf vorbeigehen. Hier bietet vor allem bei stationären Arbeitsumgebungen mit einheitlichen oder ähnlich gelagerten IT-Anforderungen die rechtlich unbedenkliche und auditsichere Lizenzierung von gebrauchter Software eine kostengünstige Alternative an. Zumal darüber hinaus noch weitere indirekte Kosten eingespart werden, beispielsweise durch eine Reduzierung interner Support-Anfragen oder einem geringeren Schulungsaufwand.

Warum es sich lohnen kann, zumindest in Teilen des Unternehmens auf Cloud-Lösungen zu verzichten und stattdessen auf gebrauchte Software zu setzen, zeigt das folgende Beispiel einer europaweit bekannten Hotelkette.

Warum die neue Dorint GmbH vor allem auf Gebrauchtsoftware von PREO setzt

Für die IT-Ausstattung ihrer europaweit 38 Dorint Hotels & Resorts in Deutschland, den Niederlanden, Österreich und der Schweiz setzt die zuständige E&P Service GmbH seit einigen Jahren auf Second-Hand-Lösungen sowohl beim Hardware- als auch beim Softwaretausch. Der Hauptgrund ist eindeutig die finanzielle Ersparnis, insbesondere bei begrenzten IT-Budgets für kleinere und weniger rentable Häuser. So konnte beispielsweise bei der Hard- und Softwareausstattung des Dorint Hotels Bad Brückenau durch den Einsatz von gebrauchter Software sowie entsprechender Hardware im Vergleich zu einer Neuausstattung das Investitionsbudget um über 70 Prozent gesenkt werden. Zum vollständigen Kunden-Case.

Mehrere Vorteile – darum lohnt sich Gebrauchtsoftware von PREO

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen undMarktführer in Deutschland. Wir bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, insbesondere von großen Anbietern, wie Microsoft, Adobe, Oracle oder Citrix, mit denen sie ihre Lizenzkosten nachhaltig optimieren und gleich mehrfach profitieren können:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion. 
   
  

• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  

• Langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  

• Detaillierte Marktkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  
  

• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  

• Überzeugende Referenzprojekte für zahlreiche mittelständische und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
   
  
  

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