Glossar: Alles über gebrauchte Softwarelizenzen von A bis Z

Wie Gebrauchtsoftware funktioniert, ist kein großes Geheimnis. Aber wer kennt schon alle Fachbegriffe, die auf diesem Markt eine Rolle spielen? Damit jeder durch den Einsatz von Gebrauchtsoftware Geld sparen kann, haben wir für Sie unser Fachwissen als Glossar aufbereitet.

Mit dem kleinen Lexikon erhalten Sie kompakte Informationen und gut verständliche Erklärungen zu wichtigen Fachbegriffen. Von A wie „Audit“ bis Z wie „Zweitvermarktung“. Falls Sie zu einem der Fachbegriffe mehr wissen möchten oder Fragen haben, für die Sie hier keine Erklärung finden, können Sie uns gerne kontaktieren. Unsere Lizenzexpert*innen geben Ihnen jederzeit gerne auch persönlich Auskunft.

Die Miete von Software, oft auch als „Software as a Service“ (SaaS) bezeichnet, ersetzt den Anschaffungspreis mit periodischen und meist unbefristeten Abonnementzahlungen. Trotz des Aufwands führen die Zahlungen nie dazu, dass die*der Nutzer*in auch Eigentümer*in der Software wird. Die gemieteten Programme laufen heute oft auf den Servern der Anbieter bzw. in der Public Cloud, teilweise werden sie aber auch auf den Rechnern des Unternehmens gehostet. In den Mieten sind üblicherweise Services wie Wartung, Support und Updates inkludiert. Ferner werden oft unterschiedliche Tarifstufen angeboten, je nach Funktionsumfang sowie mit Rabattierung für bestimmte Nutzergruppen wie z.B. Schulen oder Universitäten.

Anbieter von Mietsoftware profitieren von den Skaleneffekten, Ausschalten des Zwischenhandels und kontinuierlichen Einnahmen, die unabhängig vom Innovationszyklus und Werbeaufwand verlässlich hereinströmen. Für Unternehmen ähneln Mietmodelle klassischen Outsourcing-Angeboten. Sie bieten ein höheres Maß an Kostenflexibilität und entlasten die interne IT-Organisation.  

Bewertet man Mietmodelle über mehrere Jahre, kumulieren sich die regelmäßigen Zahlungen zu deutlichen Mehrkosten im Vergleich zum Kauf von Softwarelizenzen. Dem Vorteil, sich nicht intern um Wartung und Updates kümmern zu müssen, stehen Nachteile beim Datenschutz sowie die Abhängigkeit von der Leitungsverfügbarkeit gegenüber. Gemietete Software kann logischerweise nicht weiterverkauft werden.

Als Auditing werden regelbasierte Prüfverfahren bezeichnet. In der Wirtschaft versteht man darunter meist eine Compliance-Überprüfung des Unternehmens, um gegebenenfalls Fehler, Unklarheiten oder Betrug festzustellen.

IT-Audits überprüfen die Stimmigkeit von Angaben zu Hardware, Infrastruktur oder Software. Bei Software steht die Überprüfung der Lizenzierungen im Mittelpunkt. Dabei wird kontrolliert, ob die Zahl der Nutzer*innen mit der Zahl der erworbenen Lizenzen übereinstimmen. Rechtlich ungeklärt ist, ob die Hersteller rechtlich befugt sind, solche Lizenz-Audits durchzuführen oder zu beauftragen.

CAL ist die Abkürzung für Client Access License (Zugriffslizenzen). CALs werden von den Unternehmen benötigt, wenn sie Software über eine Server-Client-Architektur bereitstellen. Zusätzlich zur Lizenzierung des zentralen Servers müssen auch die Zugriffe auf die Software von den Arbeitsplätzen aus lizenziert sein. CALs sind also reine Zugriffsrechte, ohne die die Software auf den lokalen Rechnern installiert werden darf. Sie können pro Gerät (Device CALs) oder pro individuellem Nutzer (User CALs) erworben werden. Die Ermittlung der optimalen CAL-Lizenzen ist schwierig und erfordert eine genaue Analyse der einzelnen Arbeitsplatzsituationen.

Als Cloud-Computing bezeichnet man die bedarfsabhängige, dynamische Nutzung von IT-Ressourcen über ein Netzwerk. Dies kann die gesamte Unternehmens-IT umfassen, also neben Infrastrukturtechnik (Rechenleistung, Datenbanken, Datensicherung, Verfügbarkeitsarchitekturen) auch programmierbare Plattformangebote und Software.

Die Anbieter von Cloud-Computing rechnen die Nutzung meist im Abonnement plus nutzungsabhängige Zusatzkosten ab (pay-per use). Unternehmen outsourcen und flexibilisieren mit Cloud-Lösungen ihre IT-Kosten, vermeiden oder reduzieren fixe Wartungs-, Personal-, Serverraumkosten, haben keine Investitionskosten und können die Nutzung äußerst kurzfristig und beliebig reduzieren oder erweitern. Für die Zurverfügungstellung gibt es verschiedene Formen Public Cloud, Private Cloud, Virtual Private Cloud oder Hybrid Cloud.

COA ist die Abkürzung für Certificate of Authenticity. Darunter versteht man ein Echtheitszertifikat für FPP und OEM Software.
Das Zertifikat findet sich häufig als Aufkleber am Computer oder auf der Produktverpackung. Käufer*innen sollten bei OEM Lizenzen darauf achten, dass die COA-Aufkleber nicht auf eine CD/DVD geklebt wurden. Dies kann zu markenrechtlichen Problemen bei Audits führen. Auf der sicheren Seite sind Käufer*innen auch bei diesen Lizenzen, wenn die Herkunft bis zur*zum Erstlizenzinhaber*in belegt werden kann.

Direktlizenzen sind Lizenzen, die direkt vom Hersteller oder einem Vertriebspartner erworben werden. Bei Softwarelizenzen besteht grundsätzlich aber kein rechtlicher Unterschied zwischen der Nutzung von Gebrauchtlizenzen oder Direktlizenzen. Der Einsatz von Gebrauchtlizenzen ist aus Sicht der Ordnungsmäßigkeit gleichbedeutend zu dem von Direktlizenzen.

Als Downgrade bezeichnet man die Nutzung einer Software-Version, die älter ist als die, für die man eine Lizenz erworben hat. Downgrades erfolgen freiwillig auf Seite der Nutzer*in. Ein möglicher Grund dafür kann sein, dass die Standardisierung auf eine Vorgängerversion die IT-Kosten senken kann. Downgradefähig sind vor allem Produkte, deren Lizenzen über Volumenverträge erworben wurden sowie Betriebssystemlizenzen.

Als Downloadsoftware werden Softwareprodukte bezeichnet, die übers Internet per Download ausgeliefert werden. Dabei erhält die*der Nutzer*in beim Kauf einen Link zum Download-Ort sowie einen registrierten Product-Keys zur Aktivierung der installierten Software. Auch Downloadsoftware darf weiterverkauft werden. Laut EuGH Urteil aus 2012 können Softwarelizenzen generell weiterverkauft werden und dies unabhängig von der Art der ursprünglichen Lieferung.

Bei Einzellizenzen darf die erworbene Software im Gegensatz zu Lizenzen aus Volumenverträgen nur auf einem einzigen PC installiert und genutzt werden. Das Gegenstück zu Einzellizenzen stellen die Volumenlizenzen dar.

Der Erschöpfungsgrundsatz besagt, dass sich das Verbreitungsrecht eines Herstellers erschöpft, sobald er eine Ware im Gebiet der EU oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum verkauft hat. Damit wird die Verkehrsfähigkeit von Produkten sichergestellt. Der Grundsatz, dass ein*e Verkäufer*in auf den sukzessiven Weiterverkauf einer Ware keinen Einfluss mehr ausüben kann, gilt auch für im Wesentlichen immaterielle Handelsgüter wie Software. Ein Softwarehersteller darf daher nach europäischem Recht die weitere Zirkulation der Software im Markt nicht verbieten und kann auch finanziell nicht daran partizipieren. In der Europäischen Union unterliegen sowohl datenträgerbasierte Software Produkte als auch Download-Lizenzen dem Erschöpfungsgrundsatz und dürfen als Gebrauchtsoftware wieder verkauft werden.

EULA (End User License Agreement/Endbenutzer-Lizenzvertrag) ist eine Lizenzvereinbarung, in der ein Softwarehersteller die Nutzungsrechte einer Software regelt. In Deutschland und Österreich müssen die vertraglichen Bestimmungen vor dem Kauf der*dem Käufer*in angezeigt werden und dürfen zudem nicht den gesetzlichen AGB-Regelungen widersprechen. Andernfalls gelten sie rechtlich nicht als Vertragsbestandteil.

Bei der unternehmensweiten Planung von Software-Nutzungen sind diverse Variablen zu beachten. Hierzu zählen unterschiedliche Lizenz- und Wartungsmodelle oder die verschiedenen Versionen eines Produkts. Die Unübersichtlichkeit führt dann häufig zu Fehllizenzierungen, das heißt zu Unter- oder Überlizenzierung. Meist wird dies erst durch Audits oder im Zuge von SAM-Projekten (Software Asset Management) aufgedeckt. Abhilfe kann der Erwerb gebrauchter Software schaffen, die eine kostengünstige Standardisierung ermöglicht. Ungenutzte Software lässt sich weiterverkaufen, wenn es sich nicht um gemietete Produkte handelt.

FPP ist die Abkürzung für Full Package Product. So bezeichnet man klassisch verpackte, einzelne Datenträger mit Software, wie sie auch im Einzelhandel zu erwerben sind. Diese Einzelpakete fassen in der Regel den Datenträger, die Dokumentation und die Lizenzpapiere in einem Paket (Softwarebox) zusammen. FPP-Software umfasst keine Volumenaktivierung (darf meist nur auf einem einzigen Gerät installiert werden – Einzellizenz), kein Downgrade-Recht (auf ältere Versionen), kein Reimaging-Recht als auch kein Virtualisierungsrecht.

Als gebrauchte Software (Gebrauchtsoftware, Second-Hand-Software, etc.) bezeichnet man eine Software, die bereits einmal vom Hersteller bzw. einem Handelspartner verkauft wurde und nun weiterverkauft wird. Dies setzt voraus, dass die*der Verkäufer*in die Software selbst nicht weiter nutzt und von seinen Rechnern löscht. Gebrauchte Lizenzen werden im Gegensatz zu Direktlizenzen nicht unmittelbar vom Hersteller oder einem seiner Distributoren erworben, sondern am sichersten bei einem spezialisierten Händler. Da Software sich nicht abnutzen kann, beschreibt der Begriff „gebraucht“ nicht den Zustand einer Software, sondern lediglich, dass ein anderer diese bereits besessen bzw. genutzt hatte. Qualitativ ist Gebrauchtsoftware wie neuwertig.

Der Key Management Service ist eine Methode, mit der Microsoft Volumenlizenzen über ein Netzwerk für Client-Geräte zentral aktiviert werden können. Dazu muss zunächst auf einem Host-Computer (Windows Server) das KMS konfiguriert und der KMS-Key aktiviert werden. Diese Methode setzt eine Mindestzahl von 25 zu aktivierenden Clients voraus. Andere Methoden sind die Active-Directory-Aktivierung sowie Multiple Activation Key (siehe MAK).

Der Lizenzschlüssel (auch Produktschlüssel oder Product-Key genannt) ist ein meist alphanumerischer Code, der zum Freischalten eines Computerprogramms eingegeben werden muss. Er soll die illegale Nutzung von Software-Produkten verhindern. Der Kauf eines Lizenzschlüssels entspricht nicht automatisch dem Erwerb einer Lizenz. Seine Nutzung kann illegal sein, auch wenn der Lizenzschlüssel eine Software tatsächlich aktiviert hat. Viele Hersteller sind daher heute dazu übergegangen, in den Aktivierungsprozess eine Überprüfung des Lizenzschlüssels per Telefon oder online zu integrieren.

Die Verwendung eines MAK ist eins von zwei Produktaktivierungsverfahren (siehe KMS) für Volumenlizenzschlüssel des Software-Herstellers Microsoft, wobei sämtliche Arbeitsplatz-Rechner über das Internet direkt mit Microsoft verbunden werden. Der Multiple Activation Key wird eher für kleinere Volumenlizenzen von bis zu 25 Windows-Rechnern verwendet oder wenn die Computer eine eingeschränkte Netzanbindung haben. Dabei wird der MAK dezentral bei den zu lizenzierenden Geräten eingegeben, so dass die Clients direkt und einmalig beim Microsoft Aktivierungsdienst freigeschaltet werden. Zusätzlich können Administratoren das Microsoft Volume Activation Management Tool nutzen bzw. einen MAK-Proxy einrichten, um die MAK Aktivierung zu unterstützen.

Durch Erwerb einer Software erhält die*der Käufer*in definierte Nutzungsrechte, die sich in aller Regel auf die Verwendung der Kopie des Computerprogramms für eigene Zwecke beziehen. Die entsprechenden Verträge enthalten vor allem detaillierte urheberrechtliche Bestimmungen und legen fest, in welchem Umfang die Software von der*dem Einzelnutzer*in bzw. vom Unternehmen eingesetzt, angepasst und genutzt werden kann.

OEM ist die Abkürzung für Original Equipment Manufacturer, (Originalausrüstungshersteller). Als OEM-Software werden Programme zur Erstausstattung von Computern bezeichnet, die zusammen mit einem neuen PC zu einem günstigen Gesamtpreis verkauft werden. Kund*innen zahlen daher beim Neukauf eines Computers mit einer vorinstallierten OEM-Version weniger im Vergleich zum getrennten Einkauf von PC und Software.
OEM-Softwarelizenzen sind oft mit eingeschränkten Nutzungsrechten oder Funktionen verbunden. OEM beinhaltet in der Regel einen Datenträger, den Echtheitsnachweis (COA) mit Produkt-Key und eine handbuchartige Einführung. Auch OEM-Software kann weiterverkauft werden, wobei allerdings Marken- und Urheberrechte der Hersteller zu wahren sind.

On-Premises-Software ist Software, die ein Unternehmen unter eigener Regie auf selbst verwalteten Servern betreibt und im unternehmenseigenen Netzwerk mehreren Benutzer*innen parallel zur Verfügung stellt. Der Begriff dient der Abgrenzung von Cloud-Software bzw. von Software-as-a-Service (siehe SaaS).

Bei der Weiterveräußerung von gebrauchten Softwarelizenzen müssen der Verkäufer, die*der Käufer*in und die*der Händler*in die ordnungsgemäße Übertragung und den erlaubten Einsatz der Softwarelizenzen sicherstellen. Der ordnungsgemäße Lizenzübergang ist daher nur durch eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu erreichen.

Microsoft veröffentlicht monatlich neue Product Terms (Produkbestimmungen). Die Produktbenutzungsrechte sind Teil von Volumenlizenzverträgen und rechtsverbindliche Dokumente, die die Bestimmungen der Anwender*innen beim Einsatz der Software definieren. Man findet dort Angaben, wie ein bestimmtes Produkt und Version zu lizenzieren ist und welche Einschränkungen und Bedingungen beim Verwenden der Software gelten.

Als proprietär wird eine Software bezeichnet, bei der sowohl die Weiter- und Wiederverwendung als auch die Änderung durch die*den Anwender*in vom Hersteller eingeschränkt werden. Dies kann über Softwarepatente und das Urheberrecht geschehen, aber auch die Lizenzbestimmungen von kommerzieller Standardsoftware gelten insofern als proprietär, als dass die Nutzung der Software durch die*den Käufer*in in vieler Hinsicht vertragsmäßig eingeschränkt ist. Beispielsweise darf die*der Nutzer*in laut der Lizenzbestimmungen die Software nicht beliebig verändern oder Teile davon mit anderer Software verschmelzen. Proprietäre Software ist daher oft dadurch gekennzeichnet, dass die Hersteller den Quellcode und Schnittstellen der Software geheim halten.

Beim Remote-Computing wird die Software auf einem entfernten Computer (Server bzw. Terminalserver) ausgeführt, während die Bedienung und Darstellung auf einem Arbeitsplatz-Computer (Client) stattfinden. Um in einem Unternehmen eine Remote-Desktop-Lösung zu implementieren, bedarf es entsprechender RDS-Zugriffslizenzen (siehe auch Client Access Licenses). Remote Desktop Services sind pro Gerät zu lizenzieren.

Unter Software Asset Management (SAM) werden unterschiedliche Prozesse verstanden, mit deren Hilfe der Softwarebestand eines Unternehmens verwaltet und kontrolliert wird. Ziel hierbei ist zum einen die Kontrolle über Kosten und Auditrisiken (Über- und Unterlizenzierung), aber auch die Optimierung der Investitionen. Das prozessorientierte Vorgehen wird meist durch Software Asset Management-Tools unterstützt.

Software Asset Management-Tools unterstützen die Verwaltung und Inventarisierung der im Unternehmen vorhandenen Software und Lizenzen. Dabei werden die in einem Unternehmen vorhandenen Geräte und die Anzahl der Lizenzen gezählt und miteinander abgeglichen. Ergebnis eines SAM-Projektes ist eine Lizenzbilanz mit Überhängen und Unterdeckungen an Softwarelizenzen (siehe Fehllizenzierung). Auf dieser Basis kann ungenutzte Software rekapitalisiert werden, während andererseits Lizenzlücken kostengünstig mit (gebrauchten) Lizenzen geschlossen werden können.

Mit einer Softwarelizenz erhalten Anwender*innen das Recht, ein Softwareprogramm zu installieren und zu nutzen. Für jedes kostenpflichtige Softwareprogramm, das installiert wird, benötigt man eine Softwarelizenz, um sie nutzen zu können. Es spielt keine Rolle, ob die Software als OEM, FPP oder Volumenlizenz in Verkehr gebracht wurde.

Systembuilder-Lizenzen sind Angebote der Softwarehersteller an die Systemhersteller (System Builder), die einen Computer vorkonfigurieren und zusammen mit der installierten Software als gebündelte Komplettlösung an ihre Kunden verkaufen. Systembuilder-Lizenzen sind daher immer Einzellizenzen, die direkt oder über autorisierte Zwischenhändler*innen verkauft werden. Die Produkte sind häufig günstiger als Full Package Produkte (siehe FPP).

Überlizenzierung ist eine Form der Fehllizenzierung, bei dem ein Unternehmen mehr Lizenzen besitzt, als im Unternehmen gebraucht werden. Solche überzähligen Lizenzen können heute problemlos verkauft werden, sofern der ursprüngliche Einkauf ausreichend dokumentiert ist. Das Ergebnis ist ein Liquiditätszufluss für das Unternehmen.

Unterlizenzierung ist eine Form der Fehllizenzierung, bei dem ein Anwenderunternehmen mehr Arbeitsplätze mit einer Software ausgestattet hat, als es Lizenzen eingekauft hat. Eine Unterlizenzierung stellt ein rechtliches und finanzielles Risiko dar, insbesondere im Falle eines Audits durch die Hersteller (siehe Audit). Über den Gebrauchtsoftware-Markt lassen sich Unterlizenzierungen kostengünstig ausgleichen.

Das Urheberrecht umfasst die Gesetze und Rechtsprechung, die das geistige Eigentum einer*eines Urheberin*Urhebers an seinem Werk in finanzieller und ideeller Hinsicht schützen. Es ist in verschiedenen Rechtsräumen unterschiedlich geregelt. Der Grundgedanke ist, dass die Interessen von Urheber*innen gewahrt, seine Werke geschützt und seine Leistungen angemessen honoriert werden. Traditionell wurden Kompositionen, Gemälde, Skulpturen oder Texte als schützenswerte Schöpfungen eingestuft.

Das europäische Urheberrecht zum Schutz von Computerprogrammen basiert auf einer EU-Richtlinie von 1991, die anschließend in nationales Recht überführt wurde. In Deutschland sind Computerprogramme daher seit Juni 1993 EU-konform urheberrechtlich geschützt. Software genießt daher in Deutschland die gleichen Rechte und den gleichen hohen Schutz wie Literatur, Kunst oder Wissenschaft. Rechteinhaber*innen können demnach über die erste Veräußerung und die Vervielfältigung ihrer Werke frei entscheiden. Entsprechend des Erschöpfungsgrundsatzes, der mit der EU-Richtlinie von 1991 auch auf Software Anwendung findet, erlischt allerdings nach der ersten willentlichen Veräußerung das Recht der*des Software-Urheberin*Urhebers, den weiteren Verkehr eines veräußerten Produkts zu kontrollieren.

Im Gegensatz zu Einzellizenzen erwirbt der Anwender mit Volumenverträgen (Volumenlizenzen) eine große Anzahl an Lizenzen mit einem einzigen Kaufvertrag. Eine Volumenlizenz schließt das Recht ein, die Software auf entsprechend vielen Geräten zu installieren und zu nutzen. In der Regel erhält das Unternehmen, das eine Volumenlizenz erworben hat, einen Datenträger mit der Software oder einen Link, um die Software von den Servern des Herstellers oder eines Distributors herunterzuladen. Die Softwaredatei darf dann gemäß den Bestimmungen des Lizenzvertrages zum Implementieren der Software im Unternehmen eingesetzt werden. Die*der Anwender*in erhält mit dem Erwerb einer Volumenlizenz das Recht, eine entsprechende Anzahl an Kopien der Software auf den Geräten des Unternehmens zu erstellen. Etwaige überzählige Lizenzen können Erwerber*innen als Gebrauchtsoftware weiterverkaufen.

Hinter dem Begriff Zweitvermarktung, auch Remarketing genannt, verbirgt sich der Verkauf und das Vermarkten von gebrauchten Investitionsgegenständen, wie zum Beispiel Server, Computer, Produktionsmaschinen, Fahrzeuge oder eben auch Softwarelizenzen.

Mit dem ersten BGH Urteil aus dem Jahr 2000 (Az.: I ZR 244/97) besteht die Möglichkeit, überzählige Lizenzen im Rahmen eines als Software-Remarketing bezeichneten Prozesses weiter zu verwerten. Insbesondere Industrie und Handel machen immer häufiger von dieser Möglichkeit Gebrauch, weil damit direkte Einsparungen im IT-Budget erzielt werden können. Nach unserer Erfahrung ist es keine Seltenheit mehr, dass Unternehmen durch die Zweitvermarktung ihrer nicht benötigten Lizenzen bis zu 50% eines Lizenzprojektes gegenfinanzieren können.