Datum:
28 Nov 2022
Autor:
PREO AG
Lizenzmanagement
Gebrauchte Software eröffnet neue Handlungsoptionen
Die perspektivische Weiterentwicklung der IT-Funktionalität ist mittlerweile eines der Hauptziele für IT- oder SAM-Verantwortliche in Unternehmen und wird immer mehr zum Mittelpunkt des täglichen Handelns. Hohe Verfügbarkeit und effiziente Wartung werden längst als gegeben vorausgesetzt. Bei der funktionalen Integration einer Vielzahl von Softwarethemen und -lösungen greifen mittlerweile so viele Aspekte ineinander, dass Kostenoptimierung zu einer ebenso wichtigen wie komplexen Herausforderung wird.
Um Spielräume für neue, zukunftsorientierte Projekte zu gewinnen, ist es deshalb entscheidend, die Ausgabenstrukturen so effizient wie möglich zu gestalten. Ob durch den Wechsel auf Cloud- oder Mietangebote wie Microsoft 365 oder im Rahmen von Restrukturierungsmaßnahmen, Neuorganisationen, Firmenzusammenschlüssen oder -schließungen sowie möglichen Insolvenzen – es gibt eine Reihe von Anlässen, warum einmal erworbene Softwarelizenzen nicht länger genutzt werden. Wie Sie diese brach liegenden Werte monetarisieren und es hierbei schon für mittelständische Unternehmen um finanzielle Volumina im sechsstelligen Bereich gehen kann, lesen Sie in diesem Blog-Beitrag.
Das vierte Quartal ist ideal für die Bestandsprüfung von Softwarelizenzen
Nahezu jeder Budgetverantwortliche kennt die Situation. In einem Jahr erzielte Einsparungen führen zu einer niedrigeren Budgetierung im nächsten. Das ist im IT-Bereich nicht anders. Deshalb sollten SA-Manager*innen das vierte Quartal nutzen, um die aktuellen Lizenzbestände zu überprüfen. Nur dann besteht die Möglichkeit, vorhandene Budgetmittel clever auszuschöpfen. Denn nicht benötigte oder viel zu teure Softwarelizenzen bedeuten letztlich, dass bares Geld verschenkt wird. Beim Blick auf den Lizenzbestand eines Unternehmens gibt es eine Reihe von Fragen, die zu spürbaren Optimierungen führen können:
- Haben wir alle Lizenzen, die wir für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche benötigen?
- Sind Lizenzen im Bestand, für die der externe Support ausgelaufen ist, zum Beispiel MS Office 2007 und 2010, Exchange oder Visio?
- Sind Lizenzen im Bestand, für die der externe Support in den kommenden 12 Monaten auslaufen wird, zum Beispiel MS Office 2013, Exchange Server 2013 oder Windows Server 2012/2012 R2?
- Würde unser Lizenzbestand ein Hersteller-Audit bestehen?
- Gibt es Überlizenzierungen, die wir verkaufen sollten?
- Könnten wir anstehende Neuanschaffungen mit dem Kauf gebrauchter Softwarelizenzen ersetzen?
PREO-Tipp: Gebrauchte Softwarelizenzen als Teil der IT-Strategie implementieren
Falls bei der Überprüfung eine Unterlizenzierung auffällt, lohnt es sich in der Regel, vorhandenes Budget in gebrauchte Softwarelizenzen zu investieren. Denn diese sind bei gleicher Funktionalität um bis zu 70 % günstiger als Neuware, da Software im Gegensatz zu den meisten Verbrauchsgütern nicht altert. Zudem entstehen durch den Kauf gebrauchter Software keine laufenden monatlichen Kosten für die Softwarenutzung, so dass Sie auch in den kommenden Jahren noch Geld sparen.
Verkauf überflüssiger Softwarelizenzen – so erweitern Sie Ihr Budget
Geplante Neuanschaffungen zu streichen ist eine Möglichkeit, das IT-Budget zu optimieren. Eine andere: In der Vergangenheit bereits getätigte wieder zu Geld machen. Das gilt nicht nur für Hardware wie Laptops oder Drucker, sondern auch für Betriebssysteme und Anwendungssoftware, wie beispielsweise Microsoft Windows oder MS Office sowie Lizenzen für SQL-, Exchange-, oder Sharepoint-Server. Dabei ist es wichtig, dass Sie auf diese vier Anforderungen achten:
- Die nicht mehr benötigten Lizenzen sind erstmalig in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht worden. In der EU gilt für gebrauchte Softwarelizenzen der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz. Dies bedeutet: Waren, die mit Zustimmung der Rechtsinhaber*innen in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht wurden, können danach frei in dieser Region gehandelt werden. Das Verbreitungsrecht des Herstellers hat sich nach dem Erstverkauf „erschöpft“ und der Weiterverkauf der Softwarelizenzen ist legal.
- Nur gekaufte Softwarelizenzen können übertragen werden. Bei Software aus laufenden Leasing- oder Mietverträgen ist kein Weiterverkauf möglich.
- Softwarelizenzen aus Volumenverträgen können auch teilweise verkauft werden. Lizenzen eines Volumenvertrages haben ein jeweils eigenständiges Nutzungsrecht, das auch so übertragen werden kann. Man kann daher einen Teil der Softwarelizenzen aus dem Volumenvertrag behalten, einen anderen aber verkaufen. Eine Ausnahme gibt es hier lediglich im Bereich von Client-Server-Installationen.
- Besonders wichtig: Software vor dem Verkauf deinstallieren. Da man zu verkaufende Softwarelizenzen natürlich nicht selbst weiterverwenden darf, muss die Software vor dem Verkauf von den jeweiligen Rechnern deinstalliert werden. Zudem erfolgt eine verbindliche Bestätigung mit Dokumentation, dass die Softwarelizenzen nicht mehr verwendet werden.
PREO-Fazit: Ungenutzte Softwarelizenzen sind eine lohnende Option, um das bestehende IT-Budget zu erweitern. Als Pionier im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen sind wir als erfahrener Verkäufer oder Ankaufpartner gerne für Sie da. Unsere Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich rund um die Themen Kostenoptimierung, Sicherheit und Transparenz im Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen.
Atruvia generiert hohen Erlös durch Verkauf ungenutzter Softwarelizenzen
Mit der Fusion von Fiducia und GAD 2015 mussten zwei große und teilweise unterschiedliche Vertragsvolumina von Microsoft Lizenzen im genossenschaftlichen Finanzverbund der Volks- und Raiffeisenbanken sukzessive zu einem gemeinsamen Vertrag verschmelzen. Die entscheidende Zusammenführung und damit Vereinheitlichung der Softwareassets erfolgte mit der Umstellung von Kauf- auf Mietlizenzen im Zuge der Einführung des Microsoft Online-Dienstes M365. Die dadurch nicht mehr benötigten Softwarelizenzen stellten ein erhebliches Verkaufspotenzial dar. Wie Atruvia nach monatelangen Recherchen sowie der Erstellung von aufwendigen Vertrags- und Nutzungshistorien mit intensiver Lizenzberatung und Projektunterstützung schließlich Anfang 2020 über 150.000 Microsoft Lizenzen für einen siebenstelligen Betrag auditsicher an PREO transferieren konnte, erfahren Sie in diesem Kunden-Case.
Atruvia verantwortet als Digitalisierungspartner der Genossenschaftlichen Finanzgruppe mit konzernweit rund 8.400 Mitarbeiter*innen die IT von fast 900 Volks- und Raiffeisenbanken einschließlich 86 Millionen Kundenkonten sowie die IT-Services für Privatbanken und Unternehmen wie den ADAC.
Ihr Plus an Sicherheit beim Kauf gebrauchter Softwarelizenzen
Gebrauchte Softwarelizenzen von PREO sind um bis zu 70 Prozent günstiger als vergleichbare Neuware und dabei 100 Prozent auditsicher. Dazu prüfen die PREO Lizenzexpert*innen gemeinsam mit der auf Lizenzrecht spezialisierten Rechtsabteilung sämtliche Softwarelizenzen vorab auf Herz und Nieren.
Als PREO-Kunde erhalten Sie detaillierte und vollständige Nachweise über die Rechtekette. So können Sie jederzeit transparent nachvollziehen
- aus welcher Art von Vertrag die Software stammt,
- welche Vertragsnummern zugeordnet sind,
- wer die Voreigentümer*innen waren und
- ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben.
Hinzu kommen alle Details der Updatehistorie. Und falls Ihnen das an Sicherheit nicht reicht: Unsere Übertragungen sind für den Fall der Fälle durch eine umfangreiche Vermögensschadenshaftpflichtversicherung bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro versichert. In mittelständischen und großen Unternehmen nutzen daher immer mehr IT-Verantwortliche Gebrauchtsoftware von PREO, um ihre Budgets so effizient und sicher wie möglich zu managen sowie Spielräume für neue Projekte zu gewinnen.
