Data:
20 Dec 2022
Autore:
PREO AG
Software usato
Che cos'è l'audit di un software?
In un audit del software, il produttore, in questo caso Microsoft, verifica se il suo software viene utilizzato in conformità ai termini della licenza concordata o se si verificano deviazioni nella pratica. L'audit è di solito parte integrante del contratto di licenza che un'azienda stipula con il produttore per l'acquisto o il noleggio di un prodotto software. In questo modo si assicura il diritto di verificare l'entità del servizio concordato. Il licenziatario è quindi tenuto, mediante apposite clausole, a mettere a disposizione degli auditor tutte le informazioni necessarie per la verifica. Fondamentalmente, tutto ciò che viene utilizzato deve anche essere concesso in licenza di conseguenza. E una licenza impeccabile include anche la documentazione completa della catena di licenze.
In particolare, le piccole e medie imprese con poche centinaia di dipendenti non sempre implementano un software per la gestione delle risorse o non utilizzano strumenti SAM appropriati. Succede spesso che gli auditor incaricati dal produttore rilevino una mancanza di licenze o un eccesso di esse. Il problema però si pone solo nel primo caso. Le licenze mancanti devono quindi essere acquistate al costoso prezzo di fabbrica. A ciò possono aggiungersi pesanti sanzioni penali, che possono essere affrontate solo legalmente in modo oneroso, costoso e spesso con scarse possibilità di successo. Di conseguenza, i pagamenti imprevisti per importi a sei cifre non sono rari e comportano un rischio finanziario significativo, a seconda delle dimensioni dell'impresa e delle infrazioni commesse.
Come si svolge un audit del software da parte del produttore?
La procedura di audit del software inizia con l'annuncio scritto del produttore e in genere si svolge nei seguenti passaggi:
- Annuncio scritto dell'audit del software da parte del licenziante, ad esempio Microsoft, Adobe, Oracle, ecc.
- Avvio del periodo di preparazione di 30 giorni per l'audit del software per il licenziatario per la visualizzazione e la fornitura di tutti i documenti che documentano la portata e l'uso del software.
- Esame dei documenti raccolti e svolgimento dei primi colloqui con i responsabili IT o SAM da parte degli auditor, di solito da una società di revisione contabile indipendente, per ottenere una panoramica.
- Controllo a campione dei dati, ad esempio mediante controlli delle singole postazioni di lavoro
- Valutazione con risultato accertato. Questo rapporto sarà presentato a entrambi i partner di licenza per il voto e il chiarimento delle questioni in sospeso.
- Preparazione del bilancio delle licenze dopo l'approvazione del licenziatario. Il bilancio delle licenze comprende anche le ripercussioni in caso di eventuale acquisto di nuove licenze.
Da sapere: l'effettiva concessione di nuove licenze, compreso il pagamento di eventuali penali al licenziante, non fa più parte dell'audit e viene regolata tra i partner di licenza in un momento successivo.
Suggerimenti per la sicurezza PREO: introduzione agli strumenti SAM e agli audit interni “friendly”
Ci sono una serie di sistemi di gestione digitale che possono essere utilizzati per organizzare bene la gestione delle risorse software. Avrai tutto sotto controllo e, se necessario, verrai avvisato in anticipo in caso di rischio di mancanza o eccesso di licenze. È già possibile gestire in modo efficiente e con successo aziende di medie dimensioni con un numero di dipendenti che non supera le 3 cifre.
Secondo la nostra esperienza, anche gli audit interni basati su eventi o svolti per routine, in cui viene verificata la disponibilità di licenze praticamente come test, si rivelano utili per individuare eventuali discrepanze in anticipo e, in particolare, le lacune. Le situazioni ideali sono ad esempio ristrutturazioni, progetti di outsourcing, fusioni o ampliamenti delle sedi.
Trarre le giuste conclusioni dal risultato dell'audit del software
Se nell'ambito di un audit del software vengono effettivamente rilevate licenze mancanti o al contrario in eccesso, è necessario agire e trarre le giuste conclusioni per il futuro.
In ogni caso, le licenze mancanti devono essere acquistate entro un determinato periodo di tempo. Tuttavia, i produttori di solito offrono solo la versione più recente della licenza, che non corrisponde necessariamente alla domanda. Soprattutto con grandi volumi di licenze per le applicazioni, i sistemi operativi o i server ampiamente utilizzati di Microsoft, una versione precedente è spesso sufficiente per dotare le rispettive postazioni di lavoro di tutte le funzionalità necessarie. In questo caso è consigliabile una licenza aggiuntiva con software usato, in quanto è molto più economica dell'ultima licenza del produttore, a parità di funzionalità, anche se include un'opzione di downgrade.
Le licenze esistenti, che non sono più necessarie, possono essere monetizzate attraverso la vendita, ottimizzando così il budget IT o può anche essere una strategia per rifinanziare i costi interni dell'audit. Gli esperti in licenze di PREO saranno lieti di consigliarti personalmente e di preparare per te un'offerta gratuita e non vincolante.
A cosa bisogna fare attenzione quando si utilizza un software usato
Quando si utilizza un software usato, è fondamentale disporre di una documentazione completa e accurata delle garanzie di origine. Pertanto, più proprietari precedenti ci sono, più difficile è in genere ottenere la documentazione della catena dei diritti di licenza. Per questo motivo, PREO acquisisce il 99% delle licenze software che offre dal licenziatario iniziale, poiché la trasparenza, la sicurezza e la conformità hanno la massima priorità.
Per ogni licenza che un cliente acquista da noi, riceve informazioni precise e le prove necessarie
- chi erano i precedenti proprietari nominali,
- da quale tipo di contratto di licenza proviene il software e
- quali sono i numeri di contratto e
- si assicura che il software usato è stato correttamente disinstallato o cancellato dal/i precedente/i proprietario/i.
A proposito: leggi di più sulla sicurezza nella compravendita di software usati in questo articolo del blog.
Audit sicuro del software con il sistema PREO Safe3 e Blockchain
Nonostante il quadro giuridico chiaro nell'UE per l'utilizzo di software usati, le riserve esistenti in termini di sicurezza e conformità degli audit per molti CDO e responsabili IT si stanno riducendo in modo lento e costante. Come uno dei pionieri in Germania e in Europa nella compravendita di software usati, PREO offre un livello di sicurezza che va ben oltre gli standard del settore con il sistema Safe3 e la soluzione blockchain integrata già affermati da alcuni anni:
1. Piena trasparenza della catena dei diritti
In tutti i trasferimenti, divulghiamo in modo completo la catena dei diritti. Ciò include la prova del tipo di contratto (compresi i numeri di contratto) da cui proviene il software, chi erano i precedenti proprietari del software e la prova che hanno disinstallato correttamente il software. Riceverai tutti i dettagli della cronologia degli aggiornamenti.
2. Le nostre licenze passano tutti gli audit del software
Gli esperti in licenze PREO, in collaborazione con il nostro ufficio legale specializzato in diritto delle licenze, esaminano ogni licenza prima dell'acquisto e non esitano ad affrontare i casi più complessi. Questo controllo legale è praticamente equivalente a un audit anticipato del software, quindi puoi essere sicuro che tutte le licenze software usate offerte da PREO supereranno un audit senza problemi. A riprova di ciò nella compravendita di oltre un milione di licenze usate, finora tutti i produttori hanno superato senza eccezioni gli audit.
3. La nostra assicurazione in caso di emergenza
Anche se stai usando il software già da molto tempo, la tua conformità continua ad essere importante per noi. Tutti i nostri trasferimenti sono perciò coperti da un'assicurazione di responsabilità civile contro i danni patrimoniali. L'assicurazione copre a tempo indeterminato eventuali danni finanziari fino a un importo di 10 milioni di euro.
Soluzione Blockchain PREO
Nel nostro sistema di sicurezza Safe3, ti offriamo la sicurezza anti-manomissione delle prove di proprietà delle tue risorse software usate memorizzando un hash astratto generato da un meccanismo di crittografia nella nostra soluzione blockchain indipendente e conforme alla normativa sulla privacy.
Elaborazione più rapida degli audit del software con documentazione efficiente
Tutte le informazioni importanti su ogni singola licenza sono memorizzate per i nostri clienti nel nostro portale licenze, a cui possono accedere online in qualsiasi momento. Grazie a questa documentazione semplice ed efficiente, un audit del software non richiede più molto lavoro.
Numerosi clienti di diversi settori, ad esempio ospedali, logistica, IT, finanza o hotel e turismo, beneficiano già da anni dei nostri standard di sicurezza nell'utilizzo di software usati. Prova tu stesso o ricevi una consulenza personale.
Zero problemi: il software utilizzato da PREO supera l'audit del produttore da parte di Microsoft
L'ospedale municipale Demmin, con circa 350 dipendenti, è considerato una delle cliniche più avanzate del Meclemburgo-Pomerania Anteriore. Ciò riguarda anche il settore della digitalizzazione, compreso l'utilizzo di software usati. Microsoft ha ora certificato a questo ente pubblico l'uso legittimo del software usato di PREO. Tuttavia, il produttore ha contestato il software usato acquistato in parallelo da un altro distributore a causa di garanzie di origine insufficienti che richiedevano un'ulteriore licenza. Il risultato: un ulteriore acquisto di licenze non trascurabile, in particolare dal punto di vista finanziario.
In questo caso studio scoprirai perché i responsabili IT sono convinti di PREO non solo per quanto riguarda la sicurezza nell'utilizzo di software usati.
