Date:
20 Dec 2022
Auteur:
PREO AG
Logiciels d'occasion
Qu'est-ce qu'un audit de logiciel ?
Lors d'un audit logiciel, le fabricant, comme Microsoft par exemple, vérifie si son logiciel est utilisé dans le cadre de la licence convenue contractuellement ou si des différences sont constatés dans la pratique. L'audit fait généralement partie du contrat de licence qu'une entreprise conclut avec le fabricant pour l'achat ou la location d'un produit logiciel. Celui-ci s'y assure le droit de vérifier l'étendue des prestations convenues. Le preneur de licence est alors tenu, par le biais de clauses correspondantes, de mettre à la disposition des auditeurs toutes les informations nécessaires à la vérification ou de les rendre accessibles. En principe, tout ce qui est utilisé doit faire l'objet d'une licence appropriée. Et une documentation complète de la chaîne des droits de licence fait également partie d'une licence irréprochable.
Les petites entreprises moyennes de quelques centaines de collaborateurs, en particulier, n'ont pas toujours mis en place une gestion professionnelle des actifs logiciels ou n'utilisent pas les outils SAM correspondants. Il arrive donc régulièrement que les auditeurs mandatés par le fabricant constatent des sous-licences ou des sur-licences. Toutefois, cela ne devient problématique que dans le premier cas. Les licences manquantes doivent alors généralement être achetées à nouveau au prix onéreux du produit concerné. A cela peuvent s'ajouter des pénalités sensibles contre lesquelles il est difficile et coûteux d'intenter une action en justice, et souvent avec peu de chances de succès. Des paiements imprévus de l'ordre de six chiffres ne sont donc pas rares selon la taille de l'entreprise et l'infraction commise et représentent un risque financier considérable.
Comment se déroule un audit de logiciel spécifique à un fabricant ?
Le déroulement d'un audit de logiciel commence par l'annonce écrite du fabricant et se déroule typiquement selon les étapes suivantes :
- Annonce écrite de l'audit logiciel par le donneur de licence, par exemple Microsoft, Adobe, Oracle, etc.
- Début de la période de préparation de 30 jours à l'audit logiciel pour le titulaire de la licence afin d'examiner et de fournir tous les documents qui documentent l'étendue et l'utilisation du logiciel.
- Examen des documents rassemblés et conduite des premiers entretiens avec les responsables informatiques ou SAM par les auditeurs, généralement issus d'un cabinet d'audit indépendant, afin d'obtenir une vue d'ensemble.
- Vérification aléatoire des données, par exemple en contrôlant les appareils sur les différents postes de travail
- Évaluation avec résultat constaté. Celui-ci est soumis aux deux partenaires de licence pour accord et clarification des questions en suspens.
- Établissement du bilan de licence après accord du preneur de licence. Le bilan de licence comprend également les conséquences en cas d'éventuelles licences supplémentaires.
Bon à savoir : L'octroi d'une nouvelle licence à proprement parler, y compris le règlement des éventuelles pénalités dues au donneur de licence, ne fait plus partie de l'audit et sera réglé par la suite entre les partenaires de licence.
Conseils de sécurité de PREO : Mettre en place des outils SAM et des "friendly audits" internes
Il existe toute une série de systèmes de gestion numérique qui permettent de bien organiser la gestion de vos stocks de logiciels. Vous gardez à tout moment une vue d'ensemble et, si nécessaire, vous êtes averti à l'avance en cas de risque de sous-licence ou de surcapacité. Même les entreprises de taille moyenne avec un nombre d'employés à trois chiffres peuvent être gérées efficacement et avec succès de cette manière.
D'après notre expérience, les audits internes occasionnels ou périodiques, au cours desquels l'inventaire des licences est contrôlé pratiquement comme un test, ont également fait leurs preuves, afin de détecter à l'avance d'éventuels différences et surtout des lacunes. Les occasions idéales sont par exemple les restructurations, les projets d'externalisation, les fusions ou les agrandissements de sites.
Tirer les bonnes conclusions du résultat de l'audit logiciel
Si des sous-licences ou des sur-licences sont effectivement constatées dans le cadre d'un audit logiciel, il convient d'agir et, ce faisant, de tirer les bonnes conclusions pour l'avenir.
Ainsi, les licences manquantes doivent dans tous les cas être renouvelées dans un délai fixé. Pour ce faire, les fabricants ne proposent généralement que la version de licence la plus récente, mais celle-ci ne doit pas automatiquement être adaptée aux besoins. En particulier dans le cas de gros volumes de licences pour des applications, des systèmes d'exploitation ou des serveurs de Microsoft largement répandus, une version précédente suffit souvent pour mettre à disposition toutes les fonctions nécessaires sur les postes de travail respectifs. Dans ce cas, une licence supplémentaire avec un logiciel d'occasion s'impose car, à fonctionnalités égales, elle est nettement moins chère que la dernière licence du fabricant, même si celle-ci comprend une option de rétrogradation.
Les licences existantes dont vous n'avez plus besoin peuvent être revendues et réduire ainsi le budget informatique ou servir à refinancer les coûts internes de l'audit. Les experts en licences* de PREO vous conseilleront volontiers personnellement à ce sujet et vous soumettront une offre gratuite et sans engagement.
Voici ce que vous devez savoir lorsque vous utilisez des logiciels d'occasion
Lors de l'utilisation de logiciels d'occasion, il est avant tout décisif de disposer d'une documentation complète et exacte des certificats d'origine. C'est pourquoi, en principe, plus il y a de propriétaires antérieurs*, plus il est difficile de documenter la chaîne des droits de licence de manière sûre pour l'audit. C'est pourquoi PREO acquiert 99% des licences logicielles qu'il propose auprès du premier détenteur de licence, car la transparence, la sécurité et la conformité sont des priorités absolues.
Pour chaque licence qu'un client achète chez nous, il reçoit des informations précises ainsi que les justificatifs nécessaires concernant
- qui étaient les anciens propriétaires nommés,
- de quel type de contrat de licence provient le logiciel,
- quels sont les numéros de contrat et
- que le logiciel d'occasion a été correctement désinstallé ou supprimé par le propriétaire précédent
Par ailleurs : pour en savoir plus sur la sécurité dans le commerce de logiciels d'occasion, consultez cet article de blog.
Réussir un audit logiciel en toute sécurité avec le système PREO Safe3 et la blockchain
Malgré un cadre juridique clair dans l'UE pour l'utilisation de logiciels d'occasion, les réserves existantes en matière de sécurité d'audit et de conformité ne s'estompent certes que lentement chez de nombreux CDO et responsables informatiques. En tant que pionnier dans le commerce allemand et européen de logiciels d'occasion, PREO vous propose donc, grâce au système Safe3 établi il y a quelques années déjà et à la solution blockchain intégrée, un niveau de sécurité qui va bien au-delà des normes habituelles du secteur :
1. transparence totale de la chaîne des droits
Pour tous les transferts, nous divulguons intégralement la chaîne des droits. Cela inclut les preuves du type de contrat (y compris les numéros de contrat) dont provient le logiciel, qui étaient les anciens propriétaires* du logiciel et qu'ils ont désinstallé le logiciel correctement. Pour ce faire, vous recevez tous les détails de l'historique des mises à jour.
2. nos licences passent tous les audits logiciels
En collaboration avec notre propre service juridique spécialisé dans le droit des licences, les experts en licences de PREO* examinent chaque licence sous toutes les coutures avant l'achat et n'hésitent pas à traiter les cas les plus complexes. Cet examen juridique équivaut pratiquement à un audit logiciel anticipé, de sorte que vous pouvez être sûr que toutes les licences logicielles d'occasion proposées par PREO passent un audit sans problème . Pour preuve : Avec un commerce de plus d'un million de licences d'occasion, tous les audits de fabricants ont jusqu'à présent été réussis sans exception.
3. notre assurance en cas d'incident
Même si le logiciel fonctionne depuis longtemps chez vous, votre conformité nous tient toujours à cœur. C'est pourquoi tous nos transferts sont assurés en responsabilité civile contre les pertes financières auprès d'une compagnie d'assurance renommée. L'assurance couvre, sans limite de temps, les éventuels dommages financiers jusqu'à un montant de 10 millions d'euros.
Solution blockchain PREO
Dans notre système de sécurité Safe3, nous vous offrons l'inviolabilité des preuves de propriété de vos actifs logiciels d'occasion en stockant une valeur de hachage abstraite générée par un mécanisme de cryptage dans notre solution de chaîne de blocs indépendante et conforme à la protection des données.
Réaliser des audits de logiciels plus rapidement grâce à une documentation efficace
Toutes les informations importantes concernant chaque licence sont enregistrées pour nos clients dans notre portail de licences, auquel ils peuvent accéder en ligne à tout moment. Grâce à cette documentation simple et efficace, un audit logiciel n'entraîne plus de dépenses importantes.
De nombreux clients issus des secteurs les plus divers, par exemple les hôpitaux, la logistique, l'informatique, la finance ou l'hôtellerie et le tourisme, profitent depuis des années déjà de nos normes de sécurité lors de l'utilisation de logiciels d'occasion. Jugez-en par vous-même ou demandez un conseil personnalisé.
Sans problème : le logiciel d'occasion de PREO passe l'audit du fabricant par Microsoft
L'hôpital de district de Demmin, géré par la commune et employant environ 350 personnes, est considéré comme l'un des hôpitaux les plus avancés du Mecklembourg-Poméranie occidentale. Cela concerne également le domaine de la numérisation, y compris l'utilisation de logiciels d'occasion. Microsoft vient de certifier à l'organisme public l'utilisation légale de logiciels d'occasion de PREO. Le fabricant a toutefois critiqué les logiciels d'occasion achetés en parallèle auprès d'un autre revendeur en raison de l'insuffisance des certificats d'origine. Conséquence : une licence supplémentaire non négligeable, notamment sur le plan financier.
Dans ce cas client, vous découvrirez pourquoi les responsables informatiques sont convaincus par PREO lors de l'utilisation de logiciels d'occasion, et pas seulement en termes de sécurité.
