Le défi de la transparence dans l'octroi des licences : comment les entreprises peuvent-elles garder une vue d'ensemble ?

Comment gérer avec succès l'évolution des coûts, la sécurité et la conformité

L'augmentation du nombre d'offres de logiciels et de leur disponibilité s'accompagne d'une augmentation des options de licence et de leur complexité. Les risques qui en découlent sont d’avoir des structures de licence non transparentes et des risques commerciaux croissants liés à l'évolution des coûts, à l'audit des fournisseurs, à la sécurité des données et à la conformité des logiciels. Même pour les entreprises de taille moyenne, il est souvent difficile de suivre l'évolution des offres. Les options s’étendent des logiciels standard pour des zones de travail ou de production individuelles aux systèmes d'exploitation, aux structures complexes de serveurs et de bases de données et aux nouvelles applications d'intelligence artificielle. Sans les bons outils de gestion des actifs logiciels, il est pratiquement impossible pour les responsables informatiques ou les gestionnaires d'actifs logiciels d'assurer un inventaire complet, une mise à jour transparente et une analyse régulière des actifs logiciels existants et utilisés. En effet, seul un portefeuille de licences transparent peut être géré activement et administré à long terme dans le respect de la législation, afin d'identifier rapidement les évolutions indésirables et de prendre des contre-mesures efficaces si nécessaire.

Par conséquent, outre l'utilisation d'un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) adapté aux besoins de l'entreprise en matière de licences, il est conseillé de mettre en œuvre des approches et des processus structurés au sein de l'entreprise permettant de garder une vue d'ensemble des licences locales existantes et du grand nombre de solutions et de licences dans le cloud. Dans cet article de blog, nous allons examiner de plus près ces aspects.

Plus de transparence dans l'octroi des licences grâce à l’introduction d’un système SAM

Il est pratiquement impossible d'être efficace en termes de gestion des actifs logiciels, ou SAM en anglais, sans l’aide d'un système SAM personnalisé pour enregistrer, gérer, surveiller et optimiser de manière centralisée toutes les informations relatives aux licences logicielles. Les principales fonctions d'un tel système sont les suivantes :

• Enregistrement et gestion de l'ensemble du portefeuille de licences logicielles locales et cloud.
  
  
• Mises à jour et alertes automatisées en cas d'expiration de l'assistance ou de risques de non-conformité.
  
  
• Contrôle et analyse continus afin de déterminer si l’utilisation des licences logicielles est réellement effective dans le cadre des activités quotidiennes de l'entreprise. Les licences identifiées comme inutilisées ou inactives peuvent être réutilisées dans une autre branche de l'entreprise plutôt que d'obtenir de nouvelles licences logicielles. Dans le cas de licences achetées localement, elles peuvent également être vendues à un revendeur de logiciels d'occasion bien établi et réputé. Les recettes ainsi générées permettent d'alléger le budget informatique existant, par exemple, ou peuvent être affectées à de nouveaux projets numériques.
  

Conseil PREO : trouver le bon partenaire pour les licences de logiciels d'occasion

La liste de contrôle créée par les experts en licences de PREO et disponible en téléchargement gratuit aide les entreprises à trouver un fournisseur fiable pour l'achat ou la vente de licences de logiciels d'occasion.

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Augmenter la transparence dans l'octroi des licences grâce à des audits internes et des contrôles d'utilisation

Pour s'assurer que les licences logicielles existantes sont entièrement enregistrées, documentées et conformes aux exigences légales en vigueur, les entreprises disposant d'une structure de licence complexe composée de logiciels sur site et cloud pour les systèmes d'exploitation, les applications et les serveurs, peuvent recourir à des audits internes réguliers, dits "amicaux". Grâce à cela, les audits inopinés des fabricants ne sont plus une source d'inquiétude et de stress inutile pour le département informatique. Encore mieux, la transparence totale et sans restriction des licences permet d'éviter des phénomènes non détectés tels que la prolifération des clouds et les clouds fantômes. Enfin, cela ouvre également la voie à d'autres formes d'octroi de licences, notamment l'utilisation de licences de logiciels d'occasion, en particulier pour les logiciels standard largement utilisés de Microsoft ou d'Adobe, qui permettent des économies potentielles considérables allant jusqu'à 70 % sur les coûts de licence courants par rapport à la version actuelle correspondante.

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Augmenter la transparence dans l'octroi des licences permet d’éviter la prolifération des clouds et du cloud computing

Plus une entreprise a besoin de solutions logicielles actualisées et facilement disponibles, plus elle risque d’être confrontée au problème de plus en plus fréquent et souvent méconnu du "Cloud Sprawl". Cela n'a rien de surprenant, car le nombre de fournisseurs de services cloud ou SaaS, avec leurs diverses offres et services, est stupéfiant. Lorsque différents départements ou équipes souscrivent et utilisent ces divers services indépendamment les uns des autres, cela conduit inévitablement à des structures de licence non transparentes et à des risques incontrôlables en termes de coûts, de conformité et de sécurité.

Les contre-mesures efficaces sont les suivantes :

- Gestion centralisée des licences de logiciels, même au sein de structures d'entreprise décentralisées

- Lignes directrices et processus d'approbation stricts

- Contrôle systématique de l'utilisation du cloud computing

FinOps (Financial Operations) offre également aux responsables informatiques une approche méthodique pour une gestion efficace des coûts liés au cloud. Pour en savoir plus sur FinOps, cliquez ici.

Le manque de transparence à différents niveaux entraîne également un autre phénomène : la diffusion et l'utilisation incontrôlées de logiciels cloud, par exemple dans les comptes cloud personnels des employés ou dans les comptes départementaux. En règle générale, le service informatique interne n'est pas conscient de l'existence de cette informatique parallèle. Cela entraîne inévitablement des violations des directives en matière de licences, de sécurité et de conformité, car les réglementations et les processus prescrits sont souvent ignorés par méconnaissance ou par négligence.

Les responsables informatiques peuvent y remédier, notamment en prenant les mesures suivantes :
- Mise en œuvre de procédures de passation de marchés transparentes et efficaces.

- Surveillance du réseau pour identifier les logiciels non autorisés et leur attribuer une licence ou les désinstaller et les remplacer par des alternatives sécurisées.  

- Sensibilisation des cadres et employés de l'entreprise par des lignes directrices internes claires et des informations spécifiques sur la manière dont les licences de logiciels sont gérées et sur les risques financiers et juridiques de l'expansion des clouds et des clouds fantômes pour l'entreprise, par exemple au moyen de programmes de formation et d'auto-apprentissage.

Augmenter la transparence et réduire les coûts de licence grâce aux logiciels d’occasion

Pour réduire les risques liés à des structures de licence non transparentes dues à l'utilisation incontrôlée de solutions cloud et SaaS, de plus en plus d'entreprises optent pour une architecture logicielle hybride qui combine de manière flexible des logiciels clouds et des logiciels sur site en fonction des besoins. Dans un tel scénario, les différents modèles de licence permettent de réduire considérablement les risques de sécurité et de conformité ainsi que les coûts de licence permanents en utilisant des logiciels d'occasion, comme le montre l'exemple suivant du groupe LMT.

Ce fabricant de machines spécialisées, présent dans le monde entier, emploie environ 2 300 personnes sur 20 sites. À la suite d'un examen approfondi des actifs logiciels, le département informatique a mis en place une structure logicielle hybride pour plus de 2 000 postes de travail. L'intégration de logiciels d'occasion a finalement permis d'économiser près d'un million d'euros. Vous pouvez consulter le dossier complet du client ici.

Avec PREO, vous pouvez compter sur un fournisseur B2B expérimenté et réputé.

PREO propose aux entreprises, aux organisations et aux administrations publiques un large choix de licences en volume d'occasion pour les versions actuelles et anciennes de logiciels standard de fournisseurs leaders sur le marché, tels que Microsoft et Adobe. Quel que soit leur besoin en logiciels d'occasion, les moyennes et grandes entreprises bénéficient de nombreux avantages avec PREO :

• Des économies considérables sur les coûts de licence en cours, jusqu'à 70 % par rapport à la version actuelle correspondante.
     
  
• Acquisition de licences 100 % conformes à la législation et à l'épreuve des audits, avec une transparence maximale à toutes les étapes du processus, y compris une documentation complète sur le portail de licences PREO "Easy Compliance".
  
  
• Conseils personnalisés sur toutes les questions liées aux transactions ou à l'intégration de licences de logiciels d’occasion dans des structures de réseau classiques ou des modèles hybrides de cloud.
  
  
• Capacités avérées pour la gestion des licences logicielles pour les grands projets d'infrastructure informatique comportant des milliers de postes de travail et une implantation transnationale.
  
  
• Plus de durabilité dans le secteur des technologies de l'information en promouvant une économie circulaire active et en réduisant l'empreinte CO2 des entreprises. À propos de durabilité, PREO est le premier revendeur de logiciels d'occasion à être répertorié avec une carte de score EcoVadis, le plus grand fournisseur mondial d'évaluations de la durabilité.
  
  
• L'expérience acquise grâce aux nombreux projets de référence que PREO a déjà menés à bien pour des entreprises renommées dans un large éventail d'industries et de secteurs.

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