La sfida della trasparenza delle licenze: come le aziende mantengono la visione d'insieme

Gestire con successo l'aumento dei costi, la sicurezza e la conformità

Con il numero di offerte software e la loro disponibilità, aumentano anche le opzioni di licenza e la loro complessità. Il risultato: strutture di licenza non trasparenti e crescenti rischi aziendali in materia di aumento dei costi, audit del produttore, sicurezza dei dati e conformità del software. Già per le medie imprese è spesso una sfida avere una visione d'insieme dell'inventario attuale. Questo inizia con programmi standard per singole aree di lavoro o di produzione, passa attraverso sistemi operativi e strutture complesse di server e database fino a nuove applicazioni IA. Senza adeguati strumenti di gestione delle risorse software, oggi è quasi impossibile per i responsabili IT o i responsabili delle risorse software fornire un inventario completo, il loro aggiornamento e l'analisi regolare delle risorse software esistenti e utilizzate. Perché solo un portafoglio di licenze trasparente può essere impiegato e gestito in modo giuridicamente sicuro e conforme in modo permanente, al fine di rilevare tempestivamente gli sviluppi errati e, se necessario, contrastarli efficacemente.

Oltre all'uso di uno strumento SAM (Software Asset Management) adattato alle esigenze di licenza dell'azienda, è quindi consigliabile implementare approcci e processi strutturati in azienda che garantiscano che non si perda la visione d'insieme sia per le licenze on-premise esistenti che per la varietà di soluzioni e licenze cloud. In questo post del blog diamo un'occhiata più da vicino a diversi aspetti.

Maggiore trasparenza delle licenze grazie all'introduzione di un sistema SAM

Una gestione efficiente delle risorse software, in breve SAM, è quasi impossibile senza il supporto di un sistema SAM orientato alle esigenze dell'azienda per raccogliere, gestire, monitorare e ottimizzare centralmente tutte le informazioni sulle licenze software. Le funzioni essenziali di un tale sistema sono:

• Acquisizione e gestione dell'intero parco licenze di software on-premise e cloud
  
  
• Aggiornamenti e avvisi automatici quando scade il supporto o sorgono rischi di conformità.
  
  
• Monitoraggio e analisi continui dell'utilizzo per determinare se le licenze software vengono effettivamente utilizzate nelle attività quotidiane dell'azienda. Le licenze inutilizzate identificate possono essere utilizzate altrove nell'azienda, se necessario, invece di concedere in licenza nuovo software. Se si tratta di licenze acquistate on-premise, possono anche essere vendute a un rivenditore di software usato  affermato e affidabile. Le entrate così generate alleggeriscono ad esempio il budget IT corrente o possono confluire in nuovi progetti digitali.
  

Suggerimento PREO: trovare il partner giusto per le licenze software usate

La lista di controllo creata dagli esperti di licenze PREO e disponibile per il download gratuito aiuta le aziende a trovare un fornitore affidabile per l' acquisto o la vendita di licenze software usate.

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Maggiore trasparenza delle licenze grazie agli audit interni e alle verifiche sull'utilizzo

Per garantire che le licenze software esistenti siano registrate, documentate e completamente conformi agli attuali requisiti legali, non solo le aziende con una complessa struttura di licenze composta da software on-premise e cloud per sistemi operativi, applicazioni e server utilizzano audit interni a rotazione, considerati come "friendly". In questo modo è possibile determinare in anticipo eventuali licenze in eccesso o in difetto e adattarle in base alle esigenze, in modo da non temere più gli audit imprevisti del produttore e non stressare inutilmente il reparto IT. Altri vantaggi: una trasparenza illimitata e completa delle licenze previene fenomeni nascosti come il Cloud Sprawl e lo Shadow Cloud, aprendo inoltre le porte a forme alternative di licenza. Ciò include l'uso di licenze software usate, in particolare per i software standard ampiamente utilizzati di Microsoft o Adobe, che offrono un notevole potenziale di risparmio sui costi di licenza correnti fino al 70% rispetto alla rispettiva nuova versione.

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Maggiore trasparenza delle licenze evitando Cloud Sprawl e Shadow Cloud

Più un'azienda ha bisogno di soluzioni software aggiornate e rapidamente disponibili, più è vulnerabile a un problema sempre più comune: il Cloud Sprawl. Non c'è da stupirsi, perché il numero di provider cloud o SaaS con le loro diverse offerte e servizi è ingestibile. Se diversi reparti o team si abbonano e li utilizzano in modo indipendente, ciò porta inevitabilmente a strutture di licenza non trasparenti e a rischi incontrollabili in termini di costi, conformità e sicurezza.

È possibile contrastare efficacemente questo fenomeno con le seguenti misure:

- gestione centralizzata delle licenze software anche con strutture aziendali decentralizzate

- Linee guida rigorose e processi di approvazione 

- monitoraggio sistematico dell'utilizzo del cloud

Inoltre, FinOps (Financial Operations) offre ai responsabili IT  o ai responsabili SA un approccio metodologico per una gestione efficiente dei costi del cloud. Per saperne di più su FinOps leggi qui.

La mancanza di trasparenza a più livelli caratterizza anche un altro fenomeno: la diffusione e l'utilizzo incontrollati di software cloud, ad esempio su account cloud personali di dipendenti o account di reparto. Di norma, il reparto IT interno non è a conoscenza della presenza di questi software. Ad esempio, le violazioni delle linee guida su licenze, sicurezza e conformità sono preprogrammate, poiché le regole e i processi specificati vengono solitamente ignorati per ignoranza o negligenza.

I responsabili IT possono intervenire in particolare con le seguenti misure:

- implementazione di processi di approvvigionamento trasparenti ed efficienti

- monitoraggio di rete per individuare e concedere in licenza o disinstallare software non autorizzato e sostituirlo con alternative sicure. 

- sensibilizzare tutti i dirigenti e i dipendenti all'interno dell'organizzazione attraverso chiare politiche interne e informazioni mirate su come gestire le licenze software e le conseguenze finanziarie e legali che il Cloud Sprawl e lo Shadow Cloud  possono avere per l'azienda, ad esempio attraverso corsi di formazione e programmi di autoapprendimento.

Maggiore trasparenza e minori costi di licenza grazie al software usato

Per ridurre i rischi di strutture di licenza non trasparenti attraverso l'uso incontrollato di soluzioni cloud e SaaS, sempre più aziende si affidano a un'architettura software ibrida che combina in modo flessibile software cloud e on-premise in base alle proprie esigenze. In tale scenario con diversi modelli di licenza, sia i rischi per la sicurezza e la conformità che i costi di licenza correnti possono essere notevolmente ridotti dall'uso di software usati, come dimostra il seguente esempio di LMT Group:

Il costruttore di macchine speciali, attivo in tutto il mondo, impiega circa 2.300 dipendenti in 20 sedi. Dopo un'ampia revisione delle risorse software, il reparto IT ha sviluppato un ambiente software ibrido per oltre 2.000 postazioni di lavoro. Grazie all'integrazione di software usati, è stato possibile risparmiare quasi 1 milione di euro. Il caso cliente completo è disponibile qui.

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PREO offre in qualsiasi momento ad aziende, organizzazioni e amministrazioni pubbliche una vasta gamma di contratti multilicenza usati di versioni attuali e precedenti di software standard di produttori leader del mercato come Microsoft e Adobe. Qualunque sia la domanda di software usato, con PREO le piccole e medie imprese e le grandi aziende hanno tutti i vantaggi dalla loro parte:

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• Consulenza personale su tutte le questioni relative ai trasferimenti di licenza o all'integrazione di licenze server usate in strutture di rete classiche o modelli cloud ibridi.
  
  
• Capacità di gestione delle licenze software esistenti per grandi progetti IT con migliaia di postazioni di lavoro e sedi internazionali.
  
  
• Maggiore sostenibilità nel settore IT attraverso la promozione di un'economia circolare attiva e la riduzione dell'impronta di carbonio aziendale. A proposito di sostenibilità: PREO è il primo rivenditore di software usato con una valutazione su EcoVadis, il più grande fornitore al mondo di rating di sostenibilità.
  
  
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