Riconoscere e ridurre al minimo i rischi di licenza durante un audit Microsoft

Perché il software usato è una valida alternativa all'ottenimento di una nuova licenza non solo in caso di sublicenza

Microsoft annuncia i suoi audit software con un preavviso di 30 giorni. Per alcuni reparti IT da questo momento inizia uno stress test. Perché le probabilità di non superare l'audit sono alte, soprattutto nelle strutture aziendali e IT più complesse. Inoltre le piccole e medie imprese con poche centinaia di dipendenti spesso non gestiscono ancora le loro risorse software con strumenti di gestione professionali, perdendo così rapidamente di vista la loro struttura di licenza. Attraverso acquisizioni, fusioni, spin-off o un cambiamento nel modello di licenza, come il passaggio da un funzionamento puramente on-premise a una soluzione cloud ibrida, i requisiti per la gestione delle  licenze aumentano enormemente. Soprattutto in tali situazioni, un audit software spontaneo può portare a gravi problemi, in particolare con software standard ampiamente utilizzati come Microsoft, che viene utilizzato in quasi tutte le postazioni di lavoro.

In questo post del blog spieghiamo come le aziende possono contrastare i rischi di audit in modo preventivo e mostriamo, con l'esempio dell'italiana ELTEK SPA, come con le licenze software usate è possibile compensare in modo legalmente sicuro una sublicenza esistente nel più breve tempo possibile e allo stesso tempo trarne un vantaggio finanziario.

Microsoft Audit: come ridurre al minimo il rischio di sublicenza

Anche la maggior parte delle aziende di medie dimensioni di solito ha un numero quasi indefinito di fornitori e soluzioni software da gestire, inclusi i rispettivi contratti di licenza. Senza una gestione delle risorse software professionale con il supporto di sistemi digitali, non è possibile gestire le licenze in modo efficiente e conforme alle normative. Solo in questo modo i responsabili IT o delle risorse software mantengono una visione d'insieme e, se necessario, vengono avvertiti in anticipo, ad esempio, in caso di rischio di sublicenza o di sovraccapacità.

Di norma, gli audit interni "amichevoli" basati su eventi o periodici si rivelano efficaci a livello preventivo, in cui il portafoglio di licenze viene controllato e documentato in modo dettagliato come test, al fine di rilevare tempestivamente eventuali lacune nelle licenze. Secondo la nostra esperienza, in particolare le seguenti occasioni sono particolarmente adatte per un controllo del portafoglio licenze interno, al fine di contrastare preventivamente una sublicenza delle risorse software esistenti:

1. Misure di ristrutturazione interna, come la fusione di reparti o intere divisioni aziendali e progetti di outsourcing.
   
   
2. Progetti di migrazione, ad esempio il passaggio a un nuovo fornitore di sistemi o anche il passaggio strutturale da soluzioni puramente on-premise a una struttura cloud ibrida.
   
   
3. Apertura o chiusura di sedi aziendali, sia con modifiche organiche che con l'acquisizione di società o la vendita di parti di società o filiali.
   
   
4. Valutazioni periodiche delle risorse a disposizione e delle esigenze, ad esempio per la pianificazione del budget nel quarto trimestre dell'anno.
   

Rischio di audit Microsoft: mancanza di documentazione della catena dei diritti

Un problema comune con l'audit del software sono le lacune nella documentazione della catena dei diritti. Spesso risulta difficile ottenere e presentare tempestivamente le prove necessarie entro il periodo di preparazione di 30 giorni stabilito dal produttore prima dell'inizio dell'audit. Le conseguenze vanno dalla costosa concessione di licenze successive, in molti casi dell'ultima versione, a un possibile passaggio associato dalle licenze di acquisto a quelle di noleggio, fino a potenziali penali in caso di violazione della licenza estesa.

In particolare, Microsoft ha aumentato il suo numero di audit software che durante la pandemia di coronavirus si era significativamente ridotto, in modo da poter contare su controlli delle licenze in qualsiasi momento.

Nessun problema con la mancanza di documenti durante gli audit Microsoft: con PREO le aziende o le amministrazioni pubbliche sono al sicuro. La catena dei diritti è divulgata per intero e tutte le prove sono disponibili online per i clienti PREO 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo modo, durante gli audit non c'è più il problema di presentare tempestivamente le ricevute richieste. Oltre tre milioni e mezzo di licenze software usate sono già state trasferite con successo e a prova di audit da PREO, ognuna delle quali ha superato senza problemi un audit negli ultimi dieci anni. Maggiori informazioni sull'audit del software e sul suo processo sono disponibili qui.

Ridurre al minimo i rischi di audit Microsoft: qual è il ruolo delle licenze usate?

In parte, i responsabili IT o delle risorse software sono ancora incerti sull' uso legalmente sicuro delle licenze software usate. Ciò è tanto più sorprendente in quanto l'acquisto o la vendita di contratti multilicenza usati in tutto o in parte è legalmente possibile da oltre un decennio. In questo caso si applicano i seguenti principi generali:

• Il software deve essere stato immesso sul mercato al momento della prima vendita con il consenso del produttore nel territorio dell'UE o di un altro Stato membro dello Spazio Economico Europeo (SEE).
  
  
• La licenza deve essere a tempo indeterminato.
  
  
• Se l'acquirente del software usato scarica il programma dall'offerta di dati del produttore dopo l'acquisto delle licenze usate e il programma contiene già miglioramenti e aggiornamenti, ciò deve essere regolato da un contratto di manutenzione stipulato tra il titolare del copyright e il primo acquirente. Il nuovo acquirente ha il diritto di utilizzare l'ultima versione disponibile nell'ambito del contratto di manutenzione, nonché di ricevere patch di sicurezza e aggiornamenti.
  
  
• Tutti i precedenti proprietari delle licenze software usate devono aver eliminato in modo permanente le rispettive copie sui loro computer o averle rese inutilizzabili.

Buono a sapersi: se sei diventato un legittimo proprietario di software usato e di conseguenza dimostrarne l'acquisto, puoi rivendere le licenze anche quando non ne hai più bisogno.

Hai domande sull'uso legale delle licenze software usate e su come le aziende possono trarne vantaggio in modo sostenibile? Gli esperti di licenze PREO saranno lieti di consigliarti personalmente e, su richiesta, di preparare un'offerta non vincolante sulla base del portafoglio di licenze individuale.

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Esempio ELTEK SPA: audit Microsoft di successo grazie alla rapida ri-licenza

Il fatto che un audit Microsoft non superato possa diventare un grosso problema l'ha capito anche l'italiana ELTEK SPA. Dopo il rinnovo del proprio data center e la contestuale modifica della strategia di licensing da parte di Microsoft, è emerso che mancavano alcune licenze server, sia per il data center che per le licenze standard. Con l'aiuto degli esperti di licenze PREO, i requisiti sono stati analizzati in una sola settimana e le licenze usate, Windows Server Datacenter 2Core e Windows Server Standard 2Core, sono state acquistate da PREO. L'audit Microsoft è stato superato con successo, poiché tutte le licenze usate soddisfacevano i severi requisiti di conformità dei revisori. In questo caso studio, scoprirai come Paolo Valle, Internal Auditing & ICT Manager di ELTEK SPA, si è convinto sull'uso di licenze Microsoft usate e sull'entità del risparmio finanziario rispetto ai nuovi prodotti.

Con le sue divisioni Appliance, Mobility e Medical & Sensing, ELTEK Group si è specializzata nella ricerca, progettazione, sviluppo e produzione di componenti meccatronici e medicali. L'azienda impiega circa 1.700 dipendenti nelle sue sedi in Italia, Svizzera, Polonia e Cina.

Con PREO stai puntado su un fornitore B2B esperto e serio

In qualità di pioniere nella compravendita a livello europeo di software usato, PREO offre ad aziende , organizzazioni o amministrazioni pubbliche l'acquisto o la vendita di contratti multilicenza usati di software standard ampiamente utilizzati di Microsoft o Adobe, a prova di audit e pienamente conformi. Ad esempio, oltre 1.000 clienti PREO hanno già beneficiato dei numerosi vantaggi del mercato dei software usati:

• Elevato risparmio sui costi di licenza correnti fino al 70% rispetto alla nuova versione.
     
  
• Acquisto di licenze sicuro al 100% dal punto di vista legale e dell'audit con la massima trasparenza in tutte le fasi di elaborazione, compresa la documentazione completa nel portale di licenze PREO "Easy Compliance".
  
  
• Consulenza personale su tutte le questioni relative ai trasferimenti di licenza o all'integrazione di licenze server usate in strutture di rete classiche o modelli cloud ibridi.
  
  
• Capacità di gestione delle licenze software esistenti per grandi progetti IT con migliaia di postazioni di lavoro e sedi internazionali.
  
  
• Maggiore sostenibilità nel settore IT attraverso la promozione di un'economia circolare attiva e la riduzione dell'impronta di carbonio aziendale. A proposito di sostenibilità: PREO è il primo rivenditore di software usato con una valutazione su EcoVadis, il più grande fornitore al mondo di rating di sostenibilità.
  
  
• Competenza frutto di numerosi progetti di punta che PREO ha già realizzato con successo per rinomate aziende di diversi settori.

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