Gestire con successo le licenze software: maggiore efficienza con i software usati

Come le aziende possono rimanere flessibili con i software usati e sfruttare i margini finanziari

Secondo uno studio di Gartner* condotto su 1.120 dirigenti aziendali e del settore pubblico con focus sull'Europa e Nord America, per la selezione e l'acquisto di risorse IT, oltre la metà di loro si pente delle decisioni prese entro un breve lasso di tempo. È interessante notare che l'insoddisfazione inizia in parte prima dell'implementazione di queste risorse.

I motivi principali sono soprattutto la durata eccessiva del progetto con lunghi processi di coordinamento e un numero troppo elevato di persone coinvolte con conoscenze specifiche IT insufficienti, e questo risulta particolarmente evidente nel settore delle amministrazioni pubbliche. Anche le informazioni in parte insufficienti fornite dai fornitori sulle offerte, sui prodotti e sui servizi portano a prendere decisioni prive di basi solide e che in ultima analisi ignorano le esigenze reali. Tra l'altro, in oltre la metà delle aziende intervistate, settori estranei alla professione stanno ora prendendo decisioni importanti nei progetti IT, il che tende ad aumentare piuttosto che a ridurre le possibilità di effetti negativi sia per il settore responsabile dell'implementazione che per gli utenti.

Gestione delle licenze software - per i software usati, la qualità della consulenza e la trasparenza contano

Noi di PREO ci presentiamo fin dall'inizio con una consulenza personale dettagliata e su misura per le esigenze di ogni azienda e con una completa trasparenza della catena dei diritti. L'approvvigionamento e la gestione delle licenze software, in particolare con l'inclusione e l'implementazione di licenze software usate, pone i team responsabili dei progetti di fronte a una serie di sfide legali, tecniche e finanziarie. In qualità di pionieri nella compravendita e gestione di licenze software usate, sappiamo dall'esperienza di numerosi progetti nazionali e internazionali in quasi due decenni a cosa dovrebbero prestare attenzione le aziende per evitare errori nell'approvvigionamento e nell'implementazione fin dall'inizio.

Gestione delle licenze software – Incrementare il potenziale di efficienza con una ricerca accurata della domanda

È possibile stabilire quali adeguamenti nella gestione delle licenze software garantiscono una maggiore efficienza solo dopo un'accurata analisi delle esigenze, compresi gli obiettivi aziendali a medio termine. Oltre alla situazione attuale, l'attenzione dovrebbe essere rivolta soprattutto allo sviluppo pianificato nei prossimi tre-cinque anni. La nostra esperienza conferma costantemente che per un processo decisionale di successo dovrebbero essere date risposte concrete alle seguenti domande:

• In quali aree di lavoro e in quali sedi sono attualmente necessarie quali applicazioni? Quali sono i requisiti derivanti dallo sviluppo commerciale pianificato per le finestre temporali dei prossimi dodici mesi e da tre a cinque anni? 
  
  
• È necessario utilizzare in tutti i settori il software attuale e quindi anche il più costoso? Dove è possibile trovare margini per opzioni di licenza più economiche?
  
  
• In quali e quante aree è più efficiente utilizzare versioni precedenti più economiche e come viene eseguita la procedura di licenza ogni volta che scade il supporto ufficiale di una determinata versione?
  
  
• Quali conseguenze derivano da un passaggio in termini di compatibilità con i rispettivi sistemi operativi e server?
  
  
• Quali risorse interne devono essere fornite o adattate in base al modello di licenza del software e in che misura e quali costi possono essere associati?

Riassumendo, si può affermare che solo con un'analisi accurata dello status delle licenze e dello sviluppo aziendale previsto a medio termine è possibile sbloccare ed ottenere il potenziale di efficienza esistente nel passaggio alle licenze software usate o nella loro integrazione in un modello di licenza ibrido.

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Migliorare le competenze, accelerare i processi decisionali

Sorprendente è la tendenza, confermata dallo studio di Gartner negli ultimi anni, secondo cui le decisioni in ambito IT in oltre la metà delle aziende non vengono più prese da questo reparto. E questo nonostante la complessità delle applicazioni dovuta alla moltitudine di servizi cloud e i relativi requisiti di interfaccia con l'infrastruttura esistente. 

Tuttavia, senza le competenze IT specifiche necessarie, le decisioni a medio e lungo termine con un elevato impiego di budget nella gestione delle licenze software possono portare rapidamente a allocazioni errate con eventuali perdite e a un impatto duraturo sulla collaborazione e sul clima di lavoro. Per questo motivo è consigliabile rafforzare le competenze interne nel settore specialistico per prendere delle decisioni in modo consapevole e orientato alle esigenze aziendali, o in alternativa per assumersene la responsabilità direttamente e quindi non è necessario richiedere il parere di altri responsabili.

Gestione flessibile delle licenze software con il giusto mix

Agilità e flessibilità sono due fattori chiave per una gestione efficiente delle licenze software. La priorità è soprattutto quella di evitare dipendenze grandi e unilaterali. Piuttosto, è necessario procurarsi e implementare soluzioni software su misura e orientate alla domanda, che non limitino più del necessario il margine di manovra per la gestione delle licenze in corso. 

Sotto questo aspetto, i modelli di cloud ibrido, che combinano prodotti comprovati on-premise e cloud, stanno diventando sempre più rilevanti. In questo modo, le licenze più recenti e quindi di solito più costose vengono limitate allo stretto necessario e allo stesso tempo integrate in modo flessibile. I principali vantaggi: le licenze on-premise possono essere acquistate usate con sconti fino al 70% e rivendute quando non sono più necessarie. In questo modo, attraverso una gestione intelligente delle licenze software, si evita l'eccesso o la mancanza di licenze e si ottengono margini di manovra finanziari. Nel seguente caso studio viene spiegato, con l'esempio di un'azienda specializzata nella costruzione di macchine che opera a livello internazionale, come ciò possa funzionare con successo nella pratica.

Con una gestione intelligente delle licenze software in modo efficiente nel cloud

Oltre alle possibilità di risparmio economico, ai responsabili del gruppo LMT, attivo a livello internazionale nei settori della costruzione di macchine speciali e di utensili di precisione, hanno convinto soprattutto gli aspetti di sicurezza e conformità, che per PREO sono al primo posto quando si parla di compravendita di software usati. In questa intervista, il responsabile IT Tim Fäsecke spiega perché il software usato è risultato essere la soluzione intermedia ideale per un'infrastruttura cloud completa, quali pregiudizi interni ha dovuto risolvere all'inizio e come è stato possibile risparmiare un elevato importo a sei cifre nel corso del progetto.

Integrare con successo il software usato con PREO nella gestione delle licenze

Hai intenzione di acquistare software standard, in particolare da Microsoft, a prezzi più bassi in futuro con l'inclusione di software usato, ma non hai ancora preso una decisione? Allora approfitta della prima consulenza gratuita e non vincolante degli esperti di licenze PREO e trai vantaggio da:    

• Consulenza personalizzata su tutte le questioni relative alla gestione efficiente delle licenze software attraverso l'integrazione strategica delle licenze software usate.      

• Acquisizione di licenze a norma di legge e a prova di audit con la massima trasparenza in tutte le fasi di elaborazione, compresa la documentazione completa nel portale di licenze PREO "Easy Compliance". Soprattutto con il software standard ampiamente utilizzato, le violazioni nella gestione delle licenze software sono soggette a sanzioni elevate.   

• Elevati risparmi sui costi di licenza correnti rispetto alla nuova versione fino al 70% e, in singoli casi, anche oltre.  

• Capacità di gestione delle licenze software esistenti per grandi progetti IT con migliaia di postazioni di lavoro e diverse sedi.

• Conoscenza dettagliata del mercato e vasta esperienza grazie al trasferimento sicuro di oltre un milione di licenze software usate.

Convinciti anche tu dei nostri progetti di riferimento, che negli ultimi anni abbiamo realizzato con successo per numerose aziende rinomate.

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