Erfolgreiches Software-Lizenzmanagement: mehr Effizienz mit Gebrauchtsoftware

Wie Unternehmen mit gebrauchter Software flexibel bleiben und sich finanzielle Spielräume erschließen

Laut einer Gartner-Studie* unter 1.120 Führungskräften aus Unternehmen und öffentlichem Sektor mit den kontinentalen Schwerpunkten Europa und Nordamerika zur Auswahl und Beschaffung von Informationstechnologien bereuen bereits nach kurzer Zeit mehr als die Hälfte ihre getroffenen Entscheidungen. Bemerkenswert ist dabei, dass die Unzufriedenheit teilweise schon vor der technischen Implementierung beginnt. 

Hauptgründe sind vor allem eine zu ausgedehnte Projektdauer mit langwierigen Abstimmungsprozessen und eine zu große Anzahl an involvierten Personen mit zu geringen IT-spezifischen Kenntnissen, was insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltungen auffällig ist. Auch die in Teilen unzureichenden Anbieterinformationen zu Angeboten, Produkten und Dienstleistungen sorgen für nicht ausreichend vorbereitete Entscheidungen, die letztlich am tatsächlichen Bedarf vorbeigehen. Hinzu kommt, dass in mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen mittlerweile fachfremde Bereiche maßgebliche Entscheidungen in IT-Projekten treffen, was die Chancen negativer Folgen sowohl für den umsetzungsverantwortlichen Fachbereich als auch die Anwender tendenziell eher steigern als reduzieren dürfte.

Software-Lizenzmanagement - bei Gebrauchtsoftware zählen Beratungsqualität und Transparenz

Bei PREO setzen wir deshalb von Beginn an auf eine ausführliche und auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnittene persönliche Beratung und eine vollständige Transparenz der Rechtekette. Softwarebeschaffung und Software-Lizenzmanagement, insbesondere unter Einbeziehung und Implementierung gebrauchter Softwarelizenzen, stellt Projektteams vor vielfältige rechtliche, technische und finanzielle Herausforderungen. Als einer der Pioniere im Handel und Management von gebrauchten Softwarelizenzen wissen wir aus zahlreichen nationalen und internationalen Projekten in fast zwei Jahrzehnten, was Unternehmen beachten sollten, um Fehler bei der Beschaffung und Implementierung von Beginn an zu vermeiden.

Software-Lizenzmanagement – Effizienzpotenziale heben mit genauer Bedarfsplanung

Welche Anpassungen in Ihrem Software-Lizenzmanagement für mehr Effizienz sorgen, sollten Sie erst nach einer exakten Bedarfsanalyse einschließlich Ihrer mittelfristigen Unternehmensziele entscheiden. Dabei sollte der Blick neben der aktuellen Situation vor allem auch auf die geplante Entwicklung in den kommenden drei bis fünf Jahren gerichtet werden. Unsere Erfahrungen bestätigen dabei immer wieder aufs Neue, dass für einen erfolgreichen Entscheidungsprozess unter anderem die folgenden Fragen konkret beantwortet werden sollten:

• In welchen Arbeitsbereichen und an welchen Standorten werden welche Anwendungen aktuell konkret benötigt? Welche Anforderungen resultieren aus der geplanten Geschäftsentwicklung für die Zeitfenster der kommenden zwölf Monate sowie drei bis fünf Jahre? 
  
  
• Ist es erforderlich, in allen Bereichen die aktuelle und damit auch teuerste Software einzusetzen, wo gibt es Spielräume für günstigere Lizenzierungsmöglichkeiten?
  
  
• In welchen und wie vielen Bereichen ist es effizienter, günstigere Vorgänger-Versionen zu nutzen und wie wird nach dem jeweils offiziellen Supportende einer Version lizenztechnisch verfahren?
  
  
• Welche Folgen ergeben sich bei einem Umstieg in puncto Kompatibilität mit den jeweiligen Betriebssystem- und Server-Releases?
  
  
• Welche internen Ressourcen müssen je nach Software-Lizenzmodell in welchem Umfang bereitgestellt oder angepasst werden und welche Kosten sind damit gegebenenfalls verbunden?

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich erst mit einer genauen Analyse des Lizenzbestands sowie der geplanten mittelfristigen Unternehmensentwicklung die vorhandenen Effizienzpotenziale beim Umstieg auf gebrauchte Softwarelizenzen oder deren Integration in ein hybrides Lizenzmodell eröffnen und anschließend realisiert werden können.

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Kompetenzen stärken, Entscheidungsprozesse beschleunigen

Erstaunlich ist der durch die Gartner-Studie bestätigte Trend der letzten Jahre, dass Entscheidungen über Technologie-Anschaffungen in mehr als der Hälfte der Unternehmen nicht mehr durch die IT-Abteilung getroffen werden. Und dass, obwohl die Komplexität der Anwendungen durch die Vielzahl an Cloud-Diensten und -Lösungen sowie die damit verbundenen Schnittstellenanforderungen zur bestehenden Infrastruktur deutlich gestiegen ist. 

Doch ohne die erforderlichen IT-spezifischen Fachkenntnisse können gerade mittel- und langfristige Entscheidungen mit hohem Budgeteinsatz im Software-Lizenzmanagement schnell zu verlustreichen Fehlallokationen führen und die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima nachhaltig belasten. Daher empfiehlt es sich, die internen Kompetenzen im Fachbereich zu stärken, um Entscheidungen entweder vollumfänglich und am unternehmerischen Bedarf ausgerichtet verantwortlich für die Entscheiderebene vorzubereiten oder alternativ direkt und damit weniger abstimmungsintensiv eigenverantwortlich zu treffen.

Software-Lizenzmanagement mit dem passenden Mix flexibel gestalten

Agilität und Flexibilität sind zwei wichtige Faktoren eines effizienten Software-Lizenzmanagements. Priorität hat dabei vor allem, große und einseitige Abhängigkeiten zu vermeiden. Stattdessen gilt es, maßgeschneiderte und bedarfsorientierte Softwarelösungen zu beschaffen und zu implementieren, die den Handlungsspielraum für das laufende Lizenzmanagement nicht mehr einschränken als erforderlich. 

Unter diesem Aspekt gewinnen hybride Cloud-Modelle, bei denen bewährte On-Premise- mit Cloud-Produkten kombiniert werden, zunehmend an Bedeutung. Dadurch werden die neuesten und damit in der Regel teuersten Lizenzen erst einmal auf das Notwendigste begrenzt und gleichzeitig flexibel ergänzt. Die wichtigsten Vorteile: On-Premise-Lizenzen lassen sich mit Preisvorteilen von bis zu 70 Prozent gebraucht erwerben und, sofern sie nicht mehr benötigt werden, weiterverkaufen. So werden durch geschicktes Software-Lizenzmanagement Über- oder Unterlizenzierungen vermieden und finanzielle Spielräume erschlossen. Das nachfolgende Kundencase erklärt am Beispiel eines international tätigen Spezialmaschinenbau-Unternehmens, wie das in der Praxis erfolgreich funktionieren kann.

Mit cleverem Software-Lizenzmanagement effizient in die Cloud

Neben den finanziellen Einsparmöglichkeiten überzeugte die Verantwortlichen der in den Bereichen Spezialmaschinenbau und Präzisionswerkzeuge international tätigen LMT-Unternehmensgruppe vor allem die Aspekte Sicherheit und Compliance, die bei PREO im Handel mit Gebrauchtsoftware an erster Stelle stehen. In diesem Interview erklärt IT-Leiter Tim Fäsecke, warum sich gebrauchte Software als ideale Zwischenlösung auf dem Weg zu einer vollständigen Cloud-Architektur herauskristallisierte, welche internen Vorurteile er dabei zu Beginn auflösen musste und wie im Projektverlauf eine hohe sechsstellige Summe eingespart werden konnte.

Mit PREO gebrauchte Software erfolgreich in das Lizenzmanagement integrieren

Sie planen Standardsoftware, insbesondere von Microsoft, unter Einbeziehung von Gebrauchtsoftware zukünftig günstiger einzukaufen, haben Ihre Überlegungen aber noch nicht abgeschlossen? Dann nutzen Sie die kostenfreie und unverbindliche Erstberatung durch die PREO-Lizenzexpert*innen und profitieren Sie von:   

• Persönlicher Beratung zu allen Fragen eines effizienten Software-Lizenzmanagements durch die strategische Integration von gebrauchten Softwarelizenzen.      

• Rechts- und auditsicherem Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“. Denn gerade bei weitverbreiteter Standardsoftware drohen bei Verstößen im Software-Lizenzmanagement hohe Strafen.   

• Hohen Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten gegenüber der jeweiligen Neuversion von bis zu 70 Prozent und im Einzelfall sogar darüber hinaus.  

• Bestehenden Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und verschiedenen Standorten.

• Detaillierten Marktkenntnissen und umfangreichen Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.

Überzeugen Sie sich gerne auch von unseren Referenzprojekten, die wir in den vergangenen Jahren für zahlreiche namhafte Unternehmen erfolgreich realisieren konnten.

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