Datum:
23 Jan 2023
Autor:
PREO AG
Microsoft-Lizenzierung
So profitieren Unternehmen nach Support-Ende von gebrauchten Microsoft-Lizenzen
Ob Mittelständler, Großunternehmen oder öffentliche Verwaltung – Microsoft-Produkte sind fast überall im Einsatz. Betriebssysteme, wie Windows Server Standard oder Datacenter, Exchange- oder SQL Server sowie Anwendungssoftware, wie die beliebten Office-Programme, überzeugen mit Nutzer-Bekanntheit, hoher Funktionalität, Stabilität und Sicherheit. Die Dynamik im Bereich Softwareentwicklung ist hoch. Das führt insbesondere bei Windows Servern und MS Office dazu, dass im Schnitt alle 3 Jahre eine neue Version auf den Markt kommt. Die damit verbundene Neulizenzierung wird deshalb herstellerseitig regelmäßig mit viel Druck beworben. Druck, der sich für große Lizenznehmer automatisch mit dem jeweiligen Support-Ende erhöht.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, welchen Fragen sich IT-Verantwortliche dabei in jedem Fall stellen sollten und wie sie den Zeitraum vor dem jeweiligen Support-Ende optimal für ein effizientes Lizenzmanagement nutzen können.
Allgemeiner Support oder erweiterter Support
Die Lifecycle-Richtlinien von Microsoft liefern konkrete und damit auch planbare Vorgaben rund um den Support des jeweiligen Produkts. Die meisten Produkte, beispielsweise Windows Server, Exchange Server oder MS Office werden bis zu einem fest definierten Endtermin unterstützt. In diesem Zeitraum bietet Microsoft in der Regel 10 Jahre Support – in den ersten 5 Jahren den allgemeinen, sogenannten Mainstream-Support und im Anschluss weitere 5 Jahre den erweiterten Support.
Im Mainstream-Support für die unterstützte Service-Pack-Stufe sind enthalten:
- kostenfreie und bezahlte Unterstützung bei Supportfällen
- Support mit Sicherheits-Updates
- Optional: Die Anforderung nicht sicherheitsrelevanter Updates
Gut zu wissen: Die eigentliche Nachlizenzierung inklusive der Abwicklung möglicher Strafzahlungen an den Lizenzgeber ist nicht mehr Bestandteil des Audits und wird in der Folge zwischen den Lizenzpartnern geregelt.
- Bezahlter Support (abhängig vom Produkt ist ggf. noch kostenfreier Support verfügbar)
- Kostenfreier Support mit Sicherheits-Updates
Für einen vollständigen Support (inklusive Sicherheits- und DST-Updates) muss immer das aktuelle Service-Pack mit Updates und Fehlerkorrekturen installiert sein. Für einzelne Produkte kann zudem der Abschluss eines Wartungsvertrags erforderlich sein. Weitere Details zum Support einzelner Produkte finden Sie jederzeit in den aktuellen Lifecycle-Richtlinien von Microsoft.
PREO-Tipp: Bei allen gebrauchten Softwarelizenzen erwerben Sie in jedem Fall alle bestehenden Rechte auf Updates, Sicherheits-Patches und Service-Packs. Ob Betriebssysteme, Server oder Anwendungssoftware - die PREO-Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Windows Server, Exchange Server oder Office – wann endet der erweiterte Support?
Die meisten Unternehmen oder Verwaltungen profitieren aufgrund ihrer erworbenen Volumenlizenzen auch vom erweiterten Support, der in der Regel den allgemeinen Support für Updates, Sicherheits-Patches und Service-Packs um 5 Jahre verlängert. Die jeweiligen Fristen für das Support-Ende gelten nicht nur bei einer Neulizenzierung, sondern auch für die jeweilige Version als gebrauchte Software. Nachfolgend haben wir Ihnen dazu die wichtigsten Endtermine für Windows Server, Exchange Server und Office einmal übersichtlich zusammengefasst, da das Supportende für die Windows Server Versionen 2012 sowie Office 2013 im Jahr 2023 ansteht.
Bis dahin läuft der erweiterte Support für die gängigsten Microsoft-Produkte:
Wichtige Fragen, die Sie vor dem Support-Ende für Windows Server, Exchange Server oder Office klären sollten
Schon im Jahr 2023 stellt sich mit dem Ende des erweiterten Supports bei weit verbreiteten Produkten wie Office 2013, Windows Server Standard 2012, oder Datacenter 2012/2012 R2 die Frage, welche Nachfolgelizenzierung erfolgen soll. Um hier die für das Unternehmen bestmögliche Entscheidung zu treffen, hilft die möglichst konkrete Beantwortung der folgenden Fragen:
- Welche und wie viele Lizenzen müssen bis wann erneuert werden?
- Ist ein Upgrade auf die herstellerseitig empfohlene neueste Version auch in allen betroffenen Bereichen und an den jeweiligen Arbeitsplätzen erforderlich?
- Müssen dadurch andere Lizenzen der bestehenden Software-Architektur aus Kompatibilitätsgründen ebenfalls auf eine neuere Version umgestellt werden?
- Wo reichen Updates auf eine Nachfolgeversion aus, deren erweiterter Support noch ein ausreichend großes Zeitfenster von etwa 3-4 Jahren aufweist, beispielsweise von Windows Server Datacenter 2012 auf 2016, und welche Folgen hat das für die damit verbundenen Software-Assets?
- Welche und wie viele davon lassen sich durch den Kauf gebrauchter Softwarelizenzen ohne Anwendungsverluste ersetzen?
- Wie hoch ist damit das Einsparpotenzial im Vergleich zur neuesten Lizenz?
- In welchen Bereichen bietet sich ein Wechsel auf die herstellerseitig forcierten Cloud-Lösungen an und in welchen sind On-Premise-Lösungen effektiver und günstiger – insbesondere beim Einsatz von gebrauchter Software?
Sie stehen aktuell vor einer oder mehrerer dieser Fragestellungen, sind aber noch unsicher, welche Form der Nachlizenzierung für Ihr Unternehmen die bestmögliche ist und welche Rolle dabei gebrauchte Software spielen kann oder sogar soll?
Die PREO Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich rund um den Einsatz gebrauchter Software in Ihrer bestehenden Software-Architektur, erläutern Ihnen die aktuellen Möglichkeiten mit dem bevorstehenden Support-Ende von Windows Servern, Exchange Servern und MS Office und errechnen Ihnen Ihr finanzielles Einsparpotenzial.
Auch ohne Support-Ende – wie Swedex mit gebrauchter Software eine sechsstellige Summe einsparen konnte
Sie müssen allerdings nicht unbedingt warten, bis der erweiterte Support Ihrer jeweiligen Lizenzen ausläuft, um Ihre bestehende Software-Architektur mit gebrauchter Software zu optimieren. Das zeigt sich am Beispiel der Essener Firma Swedex mit knapp 300 Mitarbeiter*innen. Der mittelständische Produzent von Büromaterial entschied sich nach drei Jahren in der Cloud, auf gebrauchte Microsoft Server- und Office-Lizenzen umzusatteln. Swedex benötigte insgesamt eine große Anzahl an Lizenzen, die PREO auditsicher und zu deutlich günstigeren Preisen lieferte. Daraus ergab sich eine im Vergleich zu den bisherigen Lizenzkosten hohe Ersparnis von knapp 100.000 Euro. Der Preisvorteil im Vergleich zur Neuware lag bei fast 50 Prozent und das bei gleicher genutzter Funktionalität.
Warum die gebrauchten Software- und Serverlizenzen von PREO IT-Leiter Markus Schlichting neben dem finanziellen Einsparpotenzial auch in puncto Auditsicherheit überzeugten, lesen Sie in diesem Kundencase.
Support nach Support-Ende – welche Möglichkeiten gibt es?
Safety first – das gilt vor allem in puncto Software-Sicherheit. Deshalb gibt es für bestimmte ältere Produkte von Microsoft, beispielsweise Windows 7 oder Windows Server 2008 R2, das sogenannte ESU-Programm (Extended Security Update).
Es bietet Kunden nach Ablauf des erweiterten Supports für maximal drei Jahre lediglich wichtige Sicherheitsupdates. Sie sollten allerdings beachten, dass die erweiterten Sicherheits-Updates keine neuen Funktionen, selbst angeforderte, nicht sicherheitsrelevante Updates oder Entwurfsänderungsanforderungen enthalten.
Auch in diesem Fall spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Lizenzen neu oder gebraucht erworben wurden. Bei Fragen sind die PREO-Lizenzexpert*innen gerne für Sie da.
Softwarebestand regelmäßig prüfen und optimieren
Grundsätzlich bietet sich jeder Entwicklungs- oder Veränderungsprozess innerhalb des Unternehmens auch an, um den bestehenden Softwarebestand inklusive der jeweiligen Lizenzen zu prüfen und finanzielle Potenziale zu nutzen. Unsere Erfahrung zeigt: Schon für mittelständische Unternehmen kann es durch die Integration von gebrauchter Software schnell um finanzielle Einsparungen im fünf- oder sechsstelligen Bereich gehen, wie unsere Referenzbeispiele unterstreichen. Entweder durch eine spürbare Senkung der Lizenzkosten oder die Generierung von Einnahmen durch den Verkauf nicht mehr benötigter Software.
Doch auch im laufenden Betrieb gibt es natürlich Anlässe, den bestehenden Lizenzbestand zu optimieren. Bewährt hat sich dabei die turnusmäßige Überprüfung im vierten und damit letzten Quartal eines Geschäftsjahres, in dem in der Regel auch die Budgetplanung für das kommende ansteht. Ein idealer Zeitpunkt, durch den Kauf oder Verkauf von gebrauchten Softwarelizenzen das bestehende IT-Budget zu optimieren.
