Datum:
26 Oct 2022
Autor:
PREO AG
Lizenzmanagement
Welche Konstellationen und Zeitpunkte sich für den Einsatz von Gebrauchtsoftware besonders eignen
Die Welt ist im Umbruch – eine weltweite Pandemie und deren Auswirkungen, die spürbar einsetzenden Folgen des Klimawandels, der zunehmende Kampf um lebenswichtige Ressourcen oder die unaufhaltsame Digitalisierung von Wirtschaftskreisläufen sind komplexe Herausforderungen mit hohem Konfliktpotenzial. Der Einfluss auf unser globales Wirtschaftssystem ist immens. Viele national und international agierende Unternehmen durchleben eine sprichwörtliche Zeitenwende.
Die Folge: Einsparungen und Effizienzmaßnahmen im wirtschaftlichen Handeln haben oder bekommen eine noch höhere Priorität. Doch nicht überall geht das ohne Qualitätsverlust. Eine Ausnahme bietet hier der IT-Bereich im Bereich der laufenden Lizenzkosten.
Das Beste: Im Vergleich zur jeweils neuesten Lizenzierung eröffnen gebrauchte Softwarelizenzen Einsparpotenziale von bis zu 70 Prozent. Und da Software im Vergleich zu anderen Gebrauchsgütern nicht abnutzt, gibt es auch keine Verluste bei der Anwendungsqualität.
Zusatzeffekt: Gleichzeitig sinken in der Regel auch personalintensive Kosten für den IT-Support oder den Schulungsaufwand.
Kein Wunder, dass immer mehr IT-Verantwortliche die Vorteile im Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen entdecken und diese zumindest teilweise in das bestehende Software Asset Management integrieren. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, bei welchen Gegebenheiten und zu welchen Zeitpunkten es sich besonders anbietet, auf gebrauchte Software zu setzen.
Gebrauchte Softwarelizenzen kaufen oder verkaufen – PREO-Kunden nutzen diese Konstellationen zu ihrem Vorteil
Für Unternehmen gibt es verschiedenste Konstellationen, bei denen es sich anbietet, die Potenziale durch den Kauf oder Verkauf gebrauchter Softwarelizenzen genauer zu analysieren und die Effizienzvorteile gezielt zu nutzen. In über 15 Jahren Markterfahrung im Handel mit gebrauchter Software haben sich bei unseren Kunden die folgenden Konstellationen als besonders geeignet erwiesen, um bestehende Lizenzkosten dauerhaft zu senken oder brachliegende Softwareassets zu monetarisieren:
- Interne Umstrukturierungsmaßnahmen, wie das Zusammenlegen oder Aufteilen von größeren Unternehmenseinheiten oder Abteilungen
- Strategische Neuausrichtung des Unternehmens inklusive der internen Organisationsstruktur
- Anpassung der Geschäftsplanung mit Auswirkungen auf den Stellen- und Arbeitsplatzbedarf
- Erschließung oder Eröffnung eines neuen Standorts
- Firmenzukäufe inklusive Integration in das bestehende Unternehmen oder die Unternehmensgruppe
- Verkauf eines Unternehmensbereichs
- Unternehmensfusionen
- Drohende oder nicht mehr abzuwendende Insolvenz
PREO-Tipp: Einsparungen realisieren und Einnahmen generieren
Jeder Entwicklungs- oder Veränderungsprozess innerhalb eines Unternehmens bietet sich grundsätzlich an, um den bestehenden Softwarebestand inklusive der jeweiligen Lizenzen zu prüfen und daraus resultierende finanzielle Potenziale zu nutzen. Entweder durch eine spürbare Senkung der Lizenzkosten oder der Generierung von Einnahmen durch den Verkauf nicht mehr benötigter Lizenzen. Unsere Erfahrung zeigt: Schon für mittelständische Unternehmen kann es hier schnell um finanzielle Volumina im fünf- oder sechsstelligen Bereich gehen, wie diese Referenzbeispiele unterstreichen.
Gebrauchte Softwarelizenzen – Bestand im vierten Quartal prüfen
Doch auch im laufenden Betrieb gibt es immer wieder Anlässe, den bestehenden Lizenzbestand zu optimieren. Ideal für eine turnusmäßige Überprüfung ist dabei das letzte Quartal eines Geschäftsjahres, in dem in der Regel auch die Budgetplanung für das kommende ansteht. Eine ideale Möglichkeit, durch den Kauf oder Verkauf von gebrauchten Softwarelizenzen das Budget zu entlasten. Beim Blick auf den Lizenzbestand eines Unternehmens helfen unter anderem Antworten auf die folgenden Fragen:
- Haben wir alle Lizenzen, die wir für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche benötigen und würden diese ein Hersteller-Audit bestehen?
- Haben wir Lizenzen im Bestand, für die der externe Support bereits ausgelaufen ist oder in den kommenden 12 Monaten auslaufen wird? Aktuell sind dies beispielsweise: MS Office 2013, Exchange Server 2013 oder Windows Server 2012/2012 R2
- Welche Lizenzen müssen erneuert werden und lassen sich diese durch den Kauf gebrauchter Softwarelizenzen ersetzen?
- In welchen Bereichen bestehen Überlizenzierungen, die verkauft werden können?
Sie stehen regelmäßig vor einer dieser Fragestellungen, sind aber noch unsicher, ob sich der Kauf oder Verkauf gebrauchter Softwarelizenzen für Ihr Unternehmen wirklich rechnet und welche rechtlichen Voraussetzungen dabei erfüllt werden müssen, um davon auditsicher zu profitieren? Reden wir darüber! Die PREO Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich rund um den Einsatz gebrauchter Software in Ihrer bestehenden Software-Architektur.
Beispiel Insolvenz: Gebrauchte Softwarelizenzen bringen hohen Erlös
Im Zuge des Insolvenzverfahrens der BenQ Mobile GmbH & Co. OHG beauftragte der Insolvenzverwalter Dr. Martin Prager das Auktionshaus Dechow für die klassische Verwertung der Insolvenzmasse. Um auch den Softwarebestand optimal zu be- und verwerten, war zusätzliches Expertenwissen nötig. Im Auftrag des Auktionshauses Dechow arbeitete PREO in Zusammenarbeit mit BenQ Mobile in kurzer Zeit die Lizenzsituation auf. Die verwertbaren Verträge wurden eruiert, von PREO erworben und auf verschiedene neue Inhaber übertragen. Der so erzielte Erlös im mittleren sechsstelligen Bereich steigerte die Insolvenzmasse deutlich. Wie PREO neben der finanziellen Verwertung der gebrauchten Softwarelizenzen auch die vollständige Abwicklung der Übertragungen 100 Prozent auditsicher übernahm und so keine Arbeit für die Auftraggeber entstand, erfahren Sie in diesem Kunden-Case.
Die PLUTA Rechtsanwalts GmbH, in der Insolvenzverwalter Dr. Martin Prager tätig ist, ist eine Kanzlei zur Abwicklung von internationalen Insolvenzen jeder Größe. PLUTA bietet Leistungen aus den Fachgebieten Insolvenzrecht, Wirtschaftsrecht sowie Steuerberatung an. Das Unternehmen mit rund 400 Mitarbeitern gehört zu den TOP 10 der deutschen Insolvenzverwalter.
Sonderkonstellation: Umstellung auf eine hybride Software-Architektur
Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich bei der Umstellung ihrer Software-Architektur gegen eine reine Cloud-Lösung und präferieren stattdessen ein hybrides Modell. Darunter versteht man eine Art Software-Maßanzug, der Cloud- und On-Premise-Software passgenau miteinander kombiniert. Der Vorteil: Jedes Jahr werden Kosten gespart, ohne dass man auf die zentralen Produktivitätsvorteile der Cloud verzichten muss. Sie haben für Ihr Unternehmen ebenfalls solche Überlegungen oder befinden sich in einem aktuellen Entscheidungsprozess? Dann bringen Sie die Antworten auf die folgenden Fragen sicher voran:
- Wie viele Mitarbeiter*innen/Clients sind fest ans Büro gebunden?
- Wo reichen On-Premise-Lizenzen völlig aus?
- Welche Key-Features können auch per On-Premise bereitgestellt werden?
- Wie viel Budget kann jährlich mit einer hybriden Lösung gespart werden, die gebrauchte Softwarelizenzen einbezieht?
Wie immer Ihre Entscheidung letztlich ausfällt, auch hier zeigen unsere Erfahrungen: Mit einem hybriden Modell, das eine Cloud-Lösung mit On-Premise-Software clever kombiniert, lassen sich je nach Projekt und Unternehmensgröße im Vergleich zur Total-Cloud-Lösung hohe Einsparungen im fünf- bis sechsstelligen Bereich realisieren, wie diese Beispiele belegen.
