Identificar y minimizar los riesgos de las licencias durante una auditoría de Microsoft

Por qué el software de segunda mano es una alternativa eficaz a las licencias nuevas, y no sólo en el caso de las sublicencias

Microsoft anuncia sus auditorías de software con un plazo de 30 días. Para muchos departamentos de TI, en ese momento empieza una prueba de estrés. Esto se debe a que siempre existe el riesgo de fracasar en la auditoría, especialmente con estructuras empresariales e informáticas más complejas. Las pequeñas y medianas empresas en particular, con sólo unos cientos de empleados, a menudo no gestionan todavía sus activos de software con herramientas de gestión profesionales y, por tanto, pierden rápidamente la pista de su estructura de licencias. Las adquisiciones, fusiones, escisiones o un cambio en el modelo de licencia, como pasar de un funcionamiento puramente in situ a una solución de nube híbrida, aumentan enormemente las exigencias en la gestión de licencias. Es precisamente en este tipo de situaciones cuando una auditoría espontánea de software puede dar lugar a graves problemas, sobre todo con software estándar muy extendido como el de Microsoft, que se utiliza en casi todos los lugares de trabajo.

En esta entrada del blog, explicamos cómo las empresas pueden tomar medidas preventivas para contrarrestar los riesgos de auditoría y utilizamos el ejemplo de la empresa italiana ELTEK SPA para mostrar cómo se pueden utilizar las licencias de software de segunda mano para compensar las sublicencias existentes de una forma que cumpla con la legislación y en el menor tiempo posible, al tiempo que se obtienen beneficios económicos.

La auditoría de Microsoft: Cómo minimizar el riesgo de concesión de sublicencias

Incluso la mayoría de las medianas empresas suelen tener que gestionar un número casi inabarcable de proveedores y soluciones de software, incluidos los respectivos acuerdos de licencia. Sin una gestión profesional de los activos de software con el apoyo de sistemas de gestión digital, esto no es posible de forma eficaz y conforme a la normativa. Es la única manera de que los responsables de TI o los directores de SA mantengan una visión de conjunto y sean advertidos con antelación, por ejemplo, si existe el riesgo de una concesión de licencias insuficiente o de un exceso de capacidad.

Por regla general, las auditorías internas, denominadas "amistosas", realizadas de forma ad hoc o periódica, en las que se comprueba en detalle la cartera de licencias y se documentan a modo de prueba para identificar posibles lagunas en la concesión de licencias en una fase temprana, también demuestran ser preventivamente eficaces. Según nuestra experiencia, las siguientes ocasiones son especialmente adecuadas para una revisión de la cartera interna de licencias con el fin de evitar la concesión de licencias insuficientes sobre los activos de software existentes:

1. Medidas de reorganización interna, como la fusión de departamentos o divisiones enteras, así como proyectos de externalización.
   
   
2. Proyectos de migración, como el cambio a un nuevo proveedor de sistemas o un cambio estructural de soluciones puramente locales a una estructura de nube híbrida.
   
   
3. Apertura o cierre de sedes de empresas, ya sea por cambios orgánicos o por la adquisición de empresas o la venta de partes de empresas o filiales.
   
   
4. Inventario regular y comprobación de las necesidades, por ejemplo para la planificación presupuestaria en el cuarto trimestre del año.
   

Riesgo de auditoría de Microsoft: falta de documentación de la cadena de derechos

Las lagunas en la documentación de la cadena de derechos son un problema común durante una auditoría de software. A menudo resulta difícil obtener y presentar a tiempo las pruebas necesarias dentro del plazo de preparación de 30 días fijado por el fabricante antes del inicio de la auditoría. Las consecuencias van desde costosas licencias posteriores, en muchos casos de la última versión, un posible cambio asociado de licencias de compra a licencias de alquiler y posibles multas por infracciones prolongadas de la licencia.

Microsoft, en particular, ha incrementado el número de auditorías de software que redujo significativamente durante la pandemia de coronavirus, lo que significa que cabe esperar que se vuelvan a realizar comprobaciones de licencias en cualquier momento.

No hay problemas con la falta de documentos durante las auditorías de Microsoft: Con PREO, las empresas y las administraciones públicas juegan sobre seguro. La cadena de derechos está totalmente divulgada y todas las pruebas están disponibles de manera online 24/7 para los clientes de PREO. Esto significa que no hay ningún problema para presentar a tiempo los documentos solicitados durante las auditorías. Más de tres millones y medio de licencias de software de segunda mano ya han sido transferidas con éxito por PREO a prueba de auditorías, y todas y cada una de ellas que han sido objeto de una auditoría en los últimos diez años han pasado sin queja alguna. Puede encontrar más información sobre las auditorías de software y el proceso haciendo clic aquí.

Minimizar los riesgos de auditoría de Microsoft: ¿qué se aplica a las licencias de segunda mano?

Algunos responsables de TI y gestores de activos de software siguen teniendo dudas sobre el uso conforme a la ley de las licencias de software de segunda mano. Esto es sorprendente, ya que desde hace más de una década es legalmente posible comprar o vender licencias por volumen de segunda mano en su totalidad o en parte. Se aplican los siguientes principios:

• El software se comercializó en el territorio de la UE o de otro Estado contratante del Espacio Económico Europeo (EEE) con el consentimiento del fabricante cuando se vendió por primera vez.
  
  
• La licencia debe ser válida por tiempo indefinido.
  
  
• Si el comprador del software de segunda mano descarga el programa de la oferta de datos del fabricante después de comprar las licencias de segunda mano y el programa ya contiene mejoras y actualizaciones, esto debe estar cubierto por un contrato de mantenimiento celebrado entre el titular de los derechos de autor y el primer comprador. El nuevo comprador tiene derecho a utilizar la última versión disponible en virtud del contrato de mantenimiento y a recibir parches de seguridad y actualizaciones.
  
  
• Todos los propietarios anteriores de las licencias de software utilizadas deben haber borrado definitivamente sus respectivas copias en sus ordenadores o haberlas inutilizado.

Es bueno saberlo: Si se ha convertido en el propietario legal del software de segunda mano y puede aportar la prueba de compra, también puede revender las licencias si ya no las necesita.

¿Tiene preguntas sobre el uso conforme a la ley de las licencias de software de segunda mano y sobre cómo las empresas pueden beneficiarse de ellas a largo plazo? Los expertos en licencias de PREO estarán encantados de asesorarle personalmente y, si lo solicita, prepararle una oferta no vinculante basada en su cartera de licencias individual.

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Ejemplo ELTEK SPA: auditoría de exitosa con Microsoft gracias a una rápida relicenciación

La empresa italiana ELTEK SPA también aprendió que una auditoría fallida de Microsoft puede convertirse en un gran problema. Tras la renovación del propio centro de datos de la empresa y el cambio simultáneo de la estrategia de licencias por parte de Microsoft, resultó que faltaban algunas licencias de servidor, tanto para el centro de datos como para las licencias estándar. Con la ayuda de los expertos en licencias de PREO, se analizaron los requisitos en sólo una semana y se adquirieron a PREO las licencias utilizadas, Windows Server Datacenter 2Core y Windows Server Standard 2Core. La auditoría de Microsoft se superó con éxito, ya que todas las licencias utilizadas cumplían los estrictos requisitos de conformidad de los auditores. En este caso de cliente, puede leer cómo se convenció a Paolo Valle, Director de Auditoría Interna y TIC de ELTEK SPA, para que utilizara licencias de Microsoft de segunda mano y el ahorro económico que supuso en comparación con las licencias nuevas puede leerse en este estudio de caso de cliente.

Con sus unidades de negocio Appliance, Mobility y Medical & Sensing, el Grupo ELTEK está especializado en la investigación, el diseño, el desarrollo y la producción de componentes mecatrónicos y médicos. La empresa emplea a unas 1700 personas en sus centros de Italia, Suiza, Polonia y China.

Con PREO, puede confiar en un proveedor B2B experimentado y reputado

Como uno de los pioneros en la compra-venta europea de software de segunda mano, PREO ofrece a empresas, organizaciones o administraciones públicas la compra o venta de licencias de segunda mano por volumen, principalmente de Microsoft o Adobe, a prueba de auditorías y de conformidad. Más de 1000 clientes de PREO ya se han beneficiado de las numerosas ventajas del mercado del software de segunda mano:

• Gran ahorro en los costes de licencia en curso, de hasta un 70 % en comparación con la nueva versión correspondiente.
     
  
• Adquisición de licencias 100 % conforme a la ley y a prueba de auditorías con la máxima transparencia en todos los pasos de la tramitación, incluida la documentación completa en el portal de licencias PREO "Easy Compliance".
  
  
• Asesoramiento personal sobre todas las cuestiones relacionadas con las transacciones de licencias o la integración de licencias de software de segunda mano en estructuras de red clásicas o modelos de nube híbrida.
  
  
• Capacidades existentes de gestión de licencias de software para grandes proyectos de infraestructuras informáticas con miles de puestos de trabajo y ubicaciones transfronterizas.
  
  
• Más sostenibilidad en el sector de las TI promoviendo una economía circular activa y reduciendo la huella de CO2 de las empresas. Hablando de sostenibilidad: PREO es el primer minorista de software de segunda mano que aparece en la lista con una Scorecard de EcoVadis, el mayor proveedor mundial de calificaciones de sostenibilidad.
  
  
• La experiencia adquirida en numerosos proyectos de referencia que PREO ya ha realizado con éxito para conocidas empresas de una amplia gama de industrias y sectores.

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