Identifier et minimiser les risques liés aux licences lors d'un audit Microsoft

Pourquoi les logiciels d'occasion sont une alternative efficace aux nouvelles licences, et pas seulement dans le cas des sous-licences.

Microsoft annonce ses audits de logiciels avec un délai de 30 jours. Pour de nombreux services informatiques, c'est le point de départ du test de résistance. En effet, il existe toujours un risque d'échec de l'audit, en particulier dans le cas de structures commerciales et informatiques plus complexes. Les petites et moyennes entreprises en particulier, qui ne comptent que quelques centaines d'employés, ne gèrent généralement pas leurs actifs logiciels à l'aide d'outils de gestion professionnels et perdent donc rapidement le contrôle de la structure de leurs licences. Les acquisitions, les fusions, les scissions ou un changement de modèle de licence, comme le passage d'un fonctionnement purement sur site à une solution hybride cloud, augmentent considérablement les exigences en matière de gestion des licences. C'est précisément dans de telles situations qu'un audit spontané des logiciels peut entraîner de graves problèmes, en particulier avec des logiciels standard très répandus tels que ceux de Microsoft, qui sont utilisés sur presque tous les lieux de travail.

Dans cet article de blog, nous expliquons comment les entreprises peuvent prendre des mesures préventives pour contrer les risques d'audit et nous utilisons l'exemple de l'entreprise italienne ELTEK SPA pour montrer comment les licences de logiciels d'occasion peuvent être utilisées pour compenser les sous-licences existantes d'une manière conforme à la législation, dans des délais brefs, et tout en offrant des avantages économiques.

L'enjeu de l’audit de Microsoft : minimiser le risque de sous-licence

Même les entreprises de taille moyenne doivent souvent gérer un nombre démesuré d'éditeurs de logiciels et de solutions, y compris les accords de licence respectifs. Sans une gestion professionnelle des actifs logiciels soutenue par des systèmes de gestion numérique, il est impossible d’y parvenir de manière efficace et conforme. C'est le seul moyen pour les responsables informatiques ou les responsables SA de garder une vue d'ensemble et d'être avertis à l'avance, par exemple, en cas de risque de licences insuffisantes ou de surcapacité.

En règle générale, les audits internes dits "amicaux", réalisés sur une base ad hoc ou périodique, au cours desquels le portefeuille de licences est vérifié en détail et documenté à titre expérimental afin d'identifier à un stade précoce d'éventuelles lacunes en matière de licences, s'avèrent efficaces sur le plan préventif. D'après notre expérience, les occasions suivantes se prêtent particulièrement bien à un examen du portefeuille de licences internes afin d'éviter l'octroi de licences insuffisantes pour les logiciels existants :

1. Les mesures de réorganisation interne, telles que la fusion de départements ou de divisions entières, ainsi que les projets d'externalisation.
   
   
2. Les projets de migration, tels que le passage à un nouveau fournisseur de système ou un changement structurel d’une solution purement sur site à une structure hybride cloud.
   
   
3. L’ouverture ou la fermeture de sièges d'entreprises, soit par des changements organisationnels, soit par l'acquisition d'entreprises ou la scission de parties d'entreprises ou de filiales.
   
   
4. L’inventaire régulier et la vérification des besoins, par exemple pour la planification du budget au cours du quatrième trimestre de l'année.
   

Risque lié à un audit de Microsoft : l’absence de documentation sur la chaîne des droits

Il est courant que les lacunes dans la documentation de la chaîne des droits posent problème lors d'un audit de logiciel. Il est souvent difficile d'obtenir et de soumettre les preuves nécessaires à temps, dans la période de préparation de 30 jours fixée par le fabricant avant le début de l'audit. Les conséquences peuvent entraîner des licences ultérieures coûteuses, dans de nombreux cas de la dernière version, un passage des licences d'achat aux licences de location, mais aussi des amendes éventuelles en cas de violation prolongée de la licence.

Microsoft, en particulier, a augmenté le nombre d'audits de logiciels qu'elle avait considérablement réduits pendant la pandémie de coronavirus, ce qui signifie que l'on peut s'attendre à ce que les contrôles de licences reprennent à tout moment.

Aucun problème de documents manquants lors des audits Microsoft : avec PREO, les entreprises et les administrations publiques jouent la carte de la sécurité. La chaîne des droits est entièrement divulguée et toutes les preuves sont disponibles en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les clients de PREO. Cela permet donc de soumettre les documents demandés à temps lors des audits. Plus de trois millions et demi de licences de logiciels d'occasion ont déjà été transférées avec succès par PREO sur la base d'un audit, et chacune d'entre elles ayant fait l'objet d'un audit au cours des dix dernières années a été validée sans problème. Pour plus d'informations sur les audits de logiciels et le processus, cliquez ici.

Minimiser les risques d'audit de Microsoft : qu'en est-il des licences d'occasion ?

Certains responsables informatiques et gestionnaires d'actifs logiciels ont encore des doutes quant à la légalité de l’utilisation des licences de logiciels d’occasion. C’est d’autant plus surprenant qu’il est légalement possible depuis plus de dix ans d'acheter ou de vendre des licences de volume d'occasion, en totalité ou en partie. Les principes suivants s'appliquent :

• Le logiciel concerné doit avoir été mis sur le marché sur le territoire de l'UE ou d'un autre État contractant de l'Espace économique européen (EEE) avec le consentement du fabricant lors de sa première vente.
  
  
• La licence doit être valable pour une durée indéterminée.
  
  
• Lorsque l'acheteur du logiciel d'occasion a téléchargé le programme à partir de l'offre de données du fabricant après avoir acheté les licences d'occasion et que le programme contient déjà des améliorations et des mises à jour, il faut que ce soit couvert par un contrat de maintenance conclu entre le détenteur du droit d'auteur et le premier acheteur. Le nouvel acquéreur a le droit d'utiliser la dernière version disponible dans le cadre du contrat de maintenance et de recevoir les correctifs de sécurité et les mises à jour.
  
  
• Tous les propriétaires antérieurs des licences de logiciel utilisées doivent avoir définitivement supprimé ou désaffecté leurs copies respectives sur leurs ordinateurs.

Bon à savoir : si vous êtes devenu le propriétaire légal du logiciel d'occasion et que vous pouvez fournir une preuve d'achat, vous pouvez également revendre les licences si vous n'en avez plus besoin.

Vous avez des questions sur l'utilisation légale des licences de logiciels d’occasion et sur la manière dont les entreprises peuvent en tirer profit à long terme ? Les experts en licences de PREO seront ravis de vous conseiller personnellement et pourront établir, sur demande, une offre sans engagement adaptée à votre portefeuille de licences individuel.

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L’exemple de la société ELTEK SPA : un audit réussi avec Microsoft grâce à un renouvellement rapide des licences

La société italienne ELTEK SPA a pu réaliser avant tout problème qu'un audit Microsoft raté pouvait entraîner de graves conséquences. Suite à la rénovation de son centre de données et simultanément au changement de la stratégie de Microsoft en matière de licences, il s'est avéré que certaines licences de serveur manquaient, tant pour le centre de données que pour les licences standard. Avec l'aide des experts en licences de PREO, les besoins ont été analysés en une semaine seulement et les licences utilisées, Windows Server Datacenter 2Core et Windows Server Standard 2Core, ont été achetées auprès de PREO. L'audit Microsoft a été passé avec succès, toutes les licences utilisées ayant satisfait aux exigences strictes des auditeurs en matière de conformité. Avec cette étude de cas client, vous découvrirez comment Paolo Valle, directeur de l'audit interne et des TIC chez ELTEK SPA, a été convaincu d'utiliser des licences Microsoft d'occasion et quelles ont été les économies réalisées par rapport à de nouvelles licences peuvent être lues dans cette étude de cas.

Avec ses unités commerciales Appliance, Mobility et Medical & Sensing, le groupe ELTEK est spécialisé dans la recherche, la conception, le développement et la production de composants mécatroniques et médicaux. L'entreprise emploie environ 1 700 personnes réparties sur ses sites en Italie, en Suisse, en Pologne et en Chine.

Avec PREO, vous pouvez compter sur un fournisseur B2B expérimenté et réputé.

Pionnier de l'achat et de la vente de logiciels d'occasion en Europe, PREO propose aux entreprises, organisations ou administrations publiques l'achat ou la vente de licences d'occasion en volume, principalement Microsoft ou Adobe, à l'épreuve des audits et dans le respect des normes. Plus de 1 000 clients de PREO ont déjà bénéficié des nombreux avantages du marché des logiciels d'occasion :

• Des économies considérables sur les coûts de licence en cours, jusqu'à 70 % par rapport à la version actuelle correspondante.
     
  
• Acquisition de licences 100 % conformes à la législation et à l'épreuve des audits, avec une transparence maximale à toutes les étapes du processus, y compris une documentation complète sur le portail de licences PREO "Easy Compliance".
  
• Conseils personnalisés sur toutes les questions liées aux transactions de licences ou à l'intégration de licences de logiciels d'occasion dans des structures de réseau classiques ou des modèles hybrides de cloud.
  
  
• Capacités avérées pour la gestion des licences logicielles pour les grands projets d'infrastructure informatique comportant des milliers de postes de travail et une implantation transnationale.
  
  
• Plus de durabilité dans le secteur des technologies de l'information en promouvant une économie circulaire active et en réduisant l'empreinte CO2 des entreprises. À propos de durabilité, PREO est le premier revendeur de logiciels d'occasion à être répertorié avec une carte de score EcoVadis, le plus grand fournisseur mondial d'évaluations de la durabilité.
  
  
• L'expérience acquise grâce aux nombreux projets de référence que PREO a déjà menés à bien pour des entreprises renommées dans un large éventail d'industries et de secteurs.

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