Lizenzrisiken bei einem Microsoft-Audit erkennen und minimieren

Warum Gebrauchtsoftware nicht nur bei einer Unterlizenzierung eine effiziente Alternative zur Neulizenzierung ist

Microsoft kündigt seine Software-Audits mit einem 30-tägigen Vorlauf an. Für so manche IT-Abteilung beginnt nun ein Stresstest. Denn die Risiken, das Audit nicht zu bestehen, sind besonders bei komplexeren Unternehmens- und IT-Strukturen immer wieder gegeben. Vor allem kleinere mittelständische Betriebe mit nur wenigen hundert Mitarbeitenden verwalten ihre Software-Assets oft noch nicht mit professionellen Management-Tools und verlieren so schnell den Überblick über ihre Lizenzstruktur. Durch Zukäufe, Fusionen, Spin-offs oder eine Änderung des Lizenzmodells, wie vom reinen On-Premise-Betrieb zu einer hybriden Cloud-Lösung, steigen die Anforderungen an das Lizenzmanagement immens. Gerade in solchen Situationen kann ein spontanes Software-Audit zu ernsthaften Problemen führen, insbesondere bei weit verbreiteter Standardsoftware wie von Microsoft, die an nahezu jedem Arbeitsplatz im Einsatz ist.

In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Unternehmen Audit-Risiken präventiv entgegenwirken können, und zeigen am Beispiel der italienischen ELTEK SPA, wie man mit gebrauchten Softwarelizenzen eine bestehende Unterlizenzierung in kürzester Zeit rechtssicher ausgleichen und gleichzeitig finanziell profitieren kann.

Microsoft Audit: Wie Sie das Risiko einer Unterlizenzierung minimieren

Schon die meisten mittelständischen Betriebe haben in der Regel eine kaum noch überschaubare Anzahl von Softwareanbietern und -lösungen inklusive der jeweiligen Lizenzverträge zu verwalten. Ohne ein professionelles Software Asset Management mit der Unterstützung durch digitale Management-Systeme ist das effizient und Compliance-konform nicht möglich. Nur so behalten IT-Verantwortliche oder SAManager*innen den Überblick und werden zum Beispiel bei Bedarf vorab gewarnt, wenn eine Unterlizenzierung droht oder Überkapazitäten entstehen.

Als präventiv wirksam erweisen sich in der Regel auch anlassbezogene oder turnusmäßige interne, sogenannte „friendly“ Audits, in denen praktisch als Testlauf der Lizenzbestand detailliert überprüft und dokumentiert wird, um mögliche Lizenzierungslücken frühzeitig aufzudecken. Nach unseren Erfahrungen eignen sich insbesondere die folgenden Anlässe für eine Prüfung des internen Lizenzbestands besonders gut, um einer Unterlizenzierung der bestehenden Softwareassets präventiv entgegenzuwirken:

1. Interne Umstrukturierungsmaßnahmen, beispielsweise die Zusammenlegung von Abteilungen oder ganzen Unternehmensbereichen sowie OutsourcingProjekte.
   
   
2. Migrationsprojekte, wie der Umstieg auf einen neuen Systemanbieter oder auch eine strukturelle Umstellung von reinen On-Premise-Lösungen auf eine hybride Cloud-Struktur.
   
   
3. Eröffnung oder Schließung von Unternehmensstandorten, sei es durch organische Veränderungen oder auch durch den Zukauf von Unternehmen bzw. den Verkauf von Unternehmensteilen oder Tochtergesellschaften.
   
   
4. Turnusmäßige Bestandsermittlungen und Bedarfsprüfungen, zum Beispiel für die Budgetplanung im vierten Quartal eines Jahres.
   

Microsoft Audit-Risiko: fehlende Dokumentation der Rechtekette

Ein häufig auftretendes Problem bei einer Software-Auditierung sind Lücken in der Dokumentation der Rechtekette. Oft stellt es sich als schwierig heraus, notwendige Nachweise innerhalb der vom Hersteller gesetzten 30-tägigen Vorbereitungszeit bis zum Audit-Beginn rechtzeitig zu beschaffen und vorzulegen. Die Folgen reichen von der teuren Nachlizenzierung, in vielen Fällen der neuesten Version, einem möglicherweise damit verbundenen Wechsel von Kauf- auf Mietlizenzen bis hin zu potenziellen Strafzahlungen bei erweiterten Lizenzverstößen.

Insbesondere Microsoft hat seine während der Corona-Pandemie deutlich reduzierte Anzahl an Software-Audits wieder hochgefahren, so dass jederzeit wieder mit Lizenzkontrollen zu rechnen ist.

Keine Probleme mit fehlenden Dokumenten bei Microsoft-Audits: Bei PREO gehen Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen auf Nummer sicher. Die Rechtekette wird vollständig offengelegt und alle Nachweise sind für PREO Kunden 24/7 online verfügbar. So entsteht bei Audits kein Problem, die angefragten Belege rechtzeitig vorzulegen. Über dreieinhalb Millionen gebrauchte Softwarelizenzen wurden von PREO bereits erfolgreich und auditsicher übertragen, von denen jede einzelne, die in den letzten zehn Jahren Gegenstand eines Audits war, anstandslos bestanden hat. Mehr Infos zum Thema Software-Audit und dessen Ablauf finden Sie hier.

Microsoft Audit-Risiken minimieren – was gilt bei gebrauchten Lizenzen?

In Teilen bestehen bei IT-Verantwortlichen oder Software Asset Manager*innen immer noch Unsicherheiten hinsichtlich eines rechtssicheren Einsatzes von gebrauchten Softwarelizenzen. Das ist umso erstaunlicher, da ein ganz oder anteiliger Kauf oder Verkauf von gebrauchten Volumenlizenzen seit über einem Jahrzehnt rechtssicher möglich ist. Dabei gelten die folgenden Grundsätze:

• Die Software wurde beim Erstverkauf mit Zustimmung des Herstellers im Gebiet der EU oder eines anderen Vertragsstaates des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Verkehr gebracht.
  
  
• Die Lizenz muss zeitlich unbefristet sein.
  
  
• Wenn der*die Käufer*in der gebrauchten Software sich das Programm aus dem Datenangebot des Herstellers nach Erwerb der Gebrauchtlizenzen herunterlädt und das Programm bereits Verbesserungen und Updates enthält, muss dies durch einen zwischen dem Urheberrechtsinhaber und dem Ersterwerber abgeschlossenen Wartungsvertrag gedeckt sein. Der neue Erwerber hat das Recht, die letzte unter dem Wartungsvertrag verfügbare Version zu nutzen sowie Sicherheitspatches und Updates zu erhalten.
  
  
• Alle Voreigentümer*innen der gebrauchten Softwarelizenzen müssen ihre jeweiligen Kopien auf ihren Computern dauerhaft gelöscht, beziehungsweise unbrauchbar gemacht haben.

Gut zu wissen: Wenn Sie rechtmäßig Eigentümer*in von gebrauchter Software geworden sind und den Erwerb entsprechend nachweisen können, können Sie die Lizenzen ebenfalls weiterverkaufen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Sie haben Fragen zum rechtssicheren Einsatz gebrauchter Softwarelizenzen und wie Unternehmen davon nachhaltig profitieren können? Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich und erstellen auf Wunsch ein unverbindliches Angebot auf Basis des individuellen Lizenzbestands.

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Beispiel ELTEK SPA: erfolgreiches Microsoft-Audit dank schneller Re-Lizenzierung

Dass ein nicht bestandenes Microsoft-Audit zu einem großen Problem werden kann, musste auch die italienische ELTEK SPA erfahren. Nach der Erneuerung des eigenen Rechenzentrums und der gleichzeitigen Änderung der Lizenzierungsstrategie durch Microsoft stellte sich heraus, dass einige Serverlizenzen, sowohl für das Rechenzentrum als auch für die Standardlizenzen, fehlten. Mit Hilfe der PREOLizenzexpert*innen wurden innerhalb von nur einer Woche die Anforderungen analysiert und die gebrauchten Lizenzen, Windows Server Datacenter 2Core und Windows Server Standard 2Core, von PREO erworben. Das Microsoft-Audit wurde erfolgreich bestanden, da alle gebrauchten Lizenzen den strengen ComplianceAnforderungen der Prüfer entsprachen. Wie Paolo Valle, Internal Auditing & ICT Manager bei der ELTEK SPA, vom Einsatz gebrauchter Microsoft-Lizenzen überzeugt werden konnte, und wie hoch dabei die finanzielle Ersparnis im Vergleich zur Neuware war, lesen Sie in diesem Kunden-Case.

Die ELTEK Group hat sich mit ihren Geschäftsbereichen Appliance, Mobility sowie Medical & Sensing, auf die Forschung, das Design, die Entwicklung und die Produktion von mechatronischen und medizinischen Komponenten spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt an seinen Standorten in Italien, der Schweiz, Polen und China rund 1.700 Mitarbeitende.

Mit PREO setzen Sie auf einen erfahrenen und seriösen B2B-Anbieter

Als einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchter Software bietet PREO Unternehmen, Organisationen oder öffentlichen Verwaltungen den audit- und compliance-sicheren Kauf oder Verkauf gebrauchter Volumenlizenzen, vor allem von Microsoft oder Adobe. So profitierten bereits über 1.000 PREO-Kunden von den zahlreichen Vorteilen des Gebrauchtsoftwaremarkts:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
     
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Persönliche Beratung zu allen Fragen rund um Lizenztransaktionen oder der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Cloud-Modelle.
  
  
• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen ITInfrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2- Fußabdrucks. Apropos Nachhaltigkeit: PREO ist als einziger Händler für Gebrauchtsoftware mit einer aktuellen Scorecard bei EcoVadis, dem weltweit größten Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, gelistet.
  
  
• Die Expertise aus zahlreichen Referenzprojekten, die PREO bereits für namhafte Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Sektoren erfolgreich realisiert hat.

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