Wie Unternehmen bei einer Unterlizenzierung von Gebrauchtsoftware profitieren

Lizenzierungslücken feststellen und auditsicher handeln

Steigende Zinsen in Europa verteuern für Unternehmen dringend notwendige Investitionen. Vor allem die beiden großen Transformationsfelder Digitalisierung und Klimaneutralität stellen nicht nur große Unternehmen, sondern auch viele Mittelständler vor immense Herausforderungen. Deren finanzielle Reserven sind durch Corona-Pandemie, Inflation und Energiekrise ohnehin geschmolzen und  viele Branchen, wie Gesundheit, Dienstleistungen, Maschinenbau, Tourismus oder Logistik, erholen sich nur langsam.

Die angespannte Lage erhöht den Budgetdruck, so dass dringend  notwendige Investitionen gekürzt oder sogar ganz verschoben werden. Dabei sind gerade jetzt kreative und praxiserprobte Lösungen gefragt. Wo können Unternehmen im laufenden Betrieb nachhaltig Kosten senken, ohne an Produktivität zu verlieren? Nun  gilt es, Effizienzpotenziale zu erkennen, um finanzielle Mittel für Zukunftsprojekte freizusetzen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie immer mehr mittelständische Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen durch ein cleveres Software Asset Management ihre laufenden Lizenzkosten mithilfe von Gebrauchtsoftware deutlich senken. Ideale Anlässe sind dabei immer wieder Projekte, aus denen größere Anpassungen des Lizenzbestands folgen. Sowohl bei einer Über- als auch einer Unterlizenzierung bieten gebrauchte Softwarelizenzen, insbesondere große Volumenlizenzen für Standardsoftware wie beispielsweise von Microsoft, enorme Einsparpotentiale. Sofortige Kostenvorteile von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuware sind keine Seltenheit und schaffen Spielräume im IT-Budget für notwendige Investitionen.

Unterlizenzierung vermeiden durch projektbezogene und regelmäßige Bestandsprüfungen

Klimawandel und Ukraine-Krieg sorgen für turbulente Zeiten in der Energiebranche. Unternehmen passen ihre Strategien an, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich für die Zukunft zu wappnen. So verkauft beispielsweise das deutsche Traditionsunternehmen Viessmann derzeit seine Wärmepumpensparte an einen großen Konkurrenten und sorgt damit perspektivisch für Veränderungen in vielen Unternehmensbereichen.
 

Betroffen ist in jedem Fall die IT und damit auch das Software Asset Management. Ein wichtiger Zeitpunkt, den Lizenzbestand genau zu überprüfen, um Lizenzlücken zu schließen und damit eine Unterlizenzierung zu vermeiden, die bei einem Softwareaudit neben den Kosten für die teure Nachlizenzierung auch hohe Lizenzstrafen nach sich ziehen kann.

Nach unserer langjährigen Erfahrung eignen sich die folgenden Anlässe für eine Prüfung des Lizenzbestands besonders gut, um insbesondere einer Unterlizenzierung der bestehenden Softwareassets präventiv entgegenzuwirken:

• Interne Umstrukturierungsmaßnahmen, beispielsweise die Zusammenlegung von Abteilungen oder ganzen Unternehmensbereichen sowie Outsourcing-Projekte.
  
  
• Migrationsprojekte, zum Beispiel der Umstieg auf einen neuen Systemanbieter oder auch eine strukturelle Umstellung von reinen On-Premise-Lösungen auf eine hybride Cloud-Struktur.  
  
  
• Eröffnung oder Schließung von Unternehmensstandorten, sei es durch organische Veränderungen oder auch durch den Zukauf von Unternehmen bzw. den Verkauf von Unternehmensteilen oder Tochtergesellschaften. 
  
  
• Turnusmäßige Bestandsermittlungen und Bedarfsprüfungen, zum Beispiel für die  Budgetplanung im vierten Quartal eines Jahres.
  
  

Unterlizenzierung mit gebrauchten On-Premise-Lizenzen ausgleichen 

Ob Über- oder Unterlizenzierung, die Anpassung der vorhandenen Softwareassets an die Unternehmensbedürfnisse bleibt eine konstante Herausforderung, um Ressourcen zu schonen und Effizienzpotenziale zu heben. Immer mehr IT-Verantwortliche setzen aktuell auf die Vorteile von gebrauchten Softwarelizenzen, insbesondere bei weitverbreiteter Standardsoftware von Microsoft, wie beispielsweise Windows Betriebssystemen und Server- oder Anwendungssoftware, wie MS Office, und integrieren diese in ihre Software-Architektur. Die Strategie lautet daher immer öfter: Hybride Cloud statt Totale Cloud. Die Gründe, besonders beim Ausgleich oder der Vermeidung von Unterlizenzierungen, sind vielfältig und überzeugend:

• Gebrauchte Softwarelizenzen sind teilweise um bis zu 70 Prozent günstiger und stehen Neuware in puncto Funktionalität und Sicherheit in nichts nach, da Software nicht altert und sich nicht abnutzt. 
  
  

• Aktuelle europaweite Preiserhöhungen für Microsoft Cloud-Produkte von durchschnittlich 11 Prozent verstärken den finanziellen Einspareffekt.
    

• Unternehmen mit hohen Sicherheitsstandards bei den Themen Datensicherheit und Datenhoheit, wie Krankenhäuser, Energieversorger, Entsorgungsunternehmen oder Verkehrsbetriebe und Logistiker setzen auch weiterhin auf On-Premise-Lösungen, um externe Abhängigkeiten zu reduzieren. 
  
  

• Durch den Einsatz bereits etablierter und bekannter Software lassen sich nachgelagerte Einsparungen erzielen, zum Beispiel durch einen geringeren Schulungsbedarf und weniger interne Supportanfragen.
  
  
• Ein zunehmend wichtiger Faktor für die Nutzung von Gebrauchtsoftware ist der Einstieg in eine ressourcenschonende Kreislaufwirtschaft sowie die Verlängerung von Hardwarezyklen unter dem Stichwort Green IT.
       
  

Eine persönliche und unverbindliche Beratung ist daher nicht nur im Falle einer Unterlizenzierung wertvoll. Wie auch immer der aktuelle Lizenzbedarf Ihres Unternehmens aussieht, die PREO-Lizenzexpert*innen zeigen Ihnen gerne die unterschiedlichen Möglichkeiten der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

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Tipp: Nicht mehr benötigte Volumenlizenzen an PREO verkaufen

Nicht nur bei einer Unterlizenzierung lohnt es sich, die Lizenzlücken mit gebrauchter Software auditsicher zu schließen. Auch bei bestehenden Überkapazitäten lohnt es sich, nicht mehr benötigte Lizenzen zu verkaufen und den Erlös in neue Projekte zu investieren. Sprechen Sie uns an. Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein kostenfreies Angebot.

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Um eine Unterlizenzierung zu vermeiden, entschied sich der Krankenhausbetreiber Asklepios für Gebrauchtsoftware

Sowohl die Compliance Anforderungen als auch der Kostendruck sind im Krankenhausbereich extrem hoch. Das gilt auch für den Gesundheitskonzern Asklepios, der zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland zählt und bundesweit in rund 160 Gesundheitseinrichtungen mehr als 47.000 Mitarbeitende beschäftigt.
 

In diesem Kundencase erläutert der Geschäftsführer der Asklepios IT-Services, wie er nach dem Support-Ende diverser Betriebssysteme und Applikationen mit gebrauchten Softwarelizenzen von PREO eine Unterlizenzierung vermieden und stattdessen eine rechtssichere und skalierbare Lösung fand, die 50 Prozent Ersparnis einbrachte.

Mit PREO vermeiden Sie eine Unterlizenzierung Ihrer Softwareassets 

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen und Marktführer in Deutschland. Wir bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, mit denen eine Unterlizenzierung auditsicher ausgleglichen oder präventiv vermieden und dabei finanziell nachhaltig profitiert wird. Wir bieten unseren Kunden ein umfangreiches Portfolio an gebrauchten Softwarelizenzen für Anwendungen, Betriebssysteme oder Server inklusive Server-CALs. Nutzen Sie die kostenfreie und unverbindliche Erstberatung durch unsere PREO-Lizenzexpert*innen und profitieren Sie von

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• bestehenden Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• detaillierten Marktkenntnissen und umfangreichen Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  

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