Was ist SAM und welche Vorteile bietet die Integration von gebrauchter Software?

Mehr Sicherheit, Effizienz und Effektivität für Ihre Unternehmens-IT

Was versteht man eigentlich unter Software Asset Management, kurz SAM, und lohnt sich das für unser Unternehmen? Insbesondere expandierende und schnell wachsende mittelständische Betriebe stehen meist sehr schnell vor dieser Frage, die große Unternehmen oder Konzerne längst für sich beantwortet haben. Denn Software und das damit verbundene Lizenzmanagement ist das Herzstück eines Unternehmens und die Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung werden in den kommenden Jahren dynamisch voranschreiten. 

Cloud-Computing, hybride Software-Architekturen und On-Premise-Betrieb erfordern ein aktives und vor allem auch effizientes SAM, damit die Kosten nicht ausufern und so innerhalb des IT-Budgets Spielräume für notwendige Investitionen blockieren. Hinzu kommt die Sicherstellung der unterschiedlichen Compliance-Anforderungen der jeweiligen Hersteller. Nicht selten haben große Unternehmen Lizenzverträge mit Softwareanbietern in dreistelliger Zahl und dabei eine weit höhere Anzahl von Betriebssystemen, Servern, Anwendungen, Versionen und -Editionen im Einsatz. Da ist es nahezu unmöglich, ohne ein professionelles SAM als Teil der IT-Strategie den Überblick zu behalten und den täglichen Anforderungen des Lizenzmanagements gerecht zu werden. Hier lesen Sie, was SAM auszeichnet und warum sich die Integration von gebrauchten Softwarelizenzen besonders lohnen kann.

Was ist SAM? 10 Faktoren, die ein erfolgreiches SA-Management auszeichnen.

1. Sie kennen den aktuellen Lizenzbestand und die damit verbundenen laufenden Kosten.   
   
   
2. Sie kennen den Bedarf der bestehenden Arbeitsplätze und können den Lizenzbestand und die jeweiligen Nutzeranforderungen entsprechend zuordnen.
   
   
3. Im Fall eines Herstelleraudits zur Prüfung Ihrer Software-Compliance können Sie auf eine vollständige Lizenz-Dokumentation zurückgreifen.
   
   
4. Sie differenzieren Cloud-Software und On-Premise-Software und kennen die damit verbundenen Add-ons, wie Wartungs- und Serviceverträge sowie deren Laufzeiten.     
   
   
5. Sie managen aktiv den Lizenzbestand und passen diesen dem jeweiligen Bedarf Ihres Unternehmens an, beispielsweise bei Organisationsveränderungen oder Umstrukturierungen.  
   
   
6. Sie führen eine turnusmäßige Bestandsaufnahme durch und gleichen diese mit dem aktuellen sowie kurz- und mittelfristigem Bedarf ab. Dazu bietet sich oftmals aus Budgetplanungsgründen das vierte Geschäftsquartal an.    
   
   
7. Bei fehlenden Lizenzen beziehen Sie insbesondere bei Standardsoftware großer Anbieter, wie Microsoft, Adobe, Oracle oder Citrix, gebrauchte Softwarelizenzen im On-Premise-Betrieb bei einer Nachkauf-Entscheidung ein und nutzen so die Einsparpotenziale von teilweise bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
   
   
8. Bei einer Überlizenzierung verkaufen Sie nicht mehr benötigte Lizenzen an einen seriösen Händler von Gebrauchtsoftware, wie PREO, um sich neue finanzielle Spielräume für Investitionen zu erschließen.   
   
   
9. SAM ist Teil einer übergeordneten Strategie zum Management Ihrer IT-Assets (ITAM) und -Services (ITSM) und schließt Hardware-Komponenten ebenso mit ein, wie IT-Sicherheit und -Verfügbarkeit oder Nachhaltigkeitsaspekte.   
   
   
10. Sofern Sie noch kein professionelles SAM-Tools für Ihr Lizenzmanagement sowie die Verteilung von Rollen- und Berechtigungen nutzen, sollten Sie es eher früher als später in Betracht ziehen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass IT-Verantwortliche die Einführung oft zu lange hinauszögern und stattdessen weiterhin auf die fehleranfällige und damit risikoreiche manuelle Verwaltung zurückgreifen.

Generell lässt sich sagen: Je dezentraler die Organisationsstruktur eines Unternehmens und je differenzierter und unterschiedlicher die Software-Anforderungen an den einzelnen Arbeitsplatz sind, desto schneller lohnt sich eine professionelle Softwarelösung. Excel-Tabellen sollten auch schon bei kleineren mittelständischen Betrieben ab 50 bis 100 Arbeitsplätzen der Vergangenheit angehören.

Sie möchten sich unsere „10 Faktoren, die ein erfolgreiches SAM auszeichnen“ als Checkliste ausdrucken? Hier geht’s zum Download

Wettbewerbsvorteile sichern durch ein professionelles SAM

Natürlich bindet ein professionelles Software Asset Management auch interne Ressourcen und verursacht durch den Einsatz eines professionellen SAM-Tools externe Kosten, doch es sichert Unternehmen vor allem Wettbewerbsfähigkeit und -vorteile:     

• Effektive Ausgabenkontrolle – Besonders durch die rasant steigende Anzahl von SaaS-Angeboten, Cloud- und KI-Lösungen, bei denen jeder ohne die IT-Abteilung Software herunterladen und installieren kann, verliert man schnell den Überblick.
  
  
• Sicherheit bei der Software-Compliance – im Fall eines Audits sind Sie vorbereitet und vermeiden teure Überraschungen durch Nachlizenzierungen und gegebenenfalls sogar hohe Vertragsstrafen. Insbesondere große Anbieter, wie Microsoft, haben die Anzahl ihrer durchgeführten Audits nach der Corona-Pandemie wieder deutlich gesteigert.          
  
  
• Optimierung interner Prozesse – Sie können bei Bedarfsanpassungen schneller reagieren und erleichtern den Anwendenden ihren Arbeitsalltag.
  
  
• Beziehungspflege zu den Softwareanbietern – schon mittelständische Betriebe mit wenigen hundert Mitarbeitenden haben Software von 50 Anbietern und mehr lizenziert, zu denen jeweils eine laufende Vertragsbeziehung besteht. Diese zu kennen und zu pflegen, zahlt sich in der Regel aus.

Erfolgreiches SAM durch die Integration von Gebrauchtsoftware

Die laufenden Ausgaben für Softwarelizenzen binden im IT-Bereich einen großen Teil des Budgets und immer neue Entwicklungen und Versionen steigern unweigerlich auch die Lizenzkosten. Dies gilt insbesondere für Cloud-Produkte, für die beispielsweise Microsoft in Europa erst vor Kurzem die Preise um durchschnittlich elf Prozent angehoben hat. Umso wichtiger ist es, den Überblick zu behalten und sich kostengünstige Alternativen anzuschauen. Vor allem beim Einsatz von Standardsoftware, wie Windows-Betriebssystemen oder MS Office-Anwendungen, bietet sich der Kauf von gebrauchten Softwarelizenzen für den On-Premise-Betrieb oder die Integration in hybride Software-Architekturen an. Hierbei profitieren Sie gleich mehrfach, denn nicht nur die Lizenzkosten liegen je nach Version teilweise um bis zu 70 Prozent unter denen der neuesten Lizenz. Darüber hinaus lassen sich vielfach indirekte Aufwendungen für den internen Support oder Schulungsmaßnahmen deutlich reduzieren. Nicht mehr genutzte Lizenzen lassen sich zudem verkaufen und damit remonitarisieren. Die so erzielten Einnahmen können dann für neue Projekte verwendet werden.   

Sie haben Interesse am Kauf oder Verkauf gebrauchter Softwarelizenzen für Ihr Unternehmen, aber vorab noch Fragen. Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne kostenfrei und unverbindlich und erstellen Ihnen auf Wunsch ein maßgeschneidertes Angebot.

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Mit PREO von gebrauchter Software im SAM profitieren

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen und Marktführer in Deutschland. Wir bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, die sich auditsicher in das bestehende Software Asset Management integrieren lassen. So sichern Sie sich alle Vorteile:     

• Effizienzvorteile durch hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.  
  
  
• Nachhaltigkeitsvorteile durch den Einstieg in eine ressourcenschonende Kreislaufwirtschaft inklusive Verlängerung von Software- und Hardwarezyklen inklusive der damit verbundenen Reduktion von CO2-Emissionen - Stichwort Green IT.   
  
  
• Compliance-Vorteile durch den 100 Prozent rechts- und auditsicheren Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Kompetenzvorteile durch langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Kapazitätsvorteile durch ein etabliertes Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Referenzvorteile durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen für zahlreiche namhafte Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.

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