Microsoft Lizenzmanagement – wie Unternehmen ihr IT-Budget nachhaltig entlasten

Mit gebrauchten Softwarelizenzen Kosten senken und Cashflow generieren

Schwache Wirtschaftsdaten, sinkende Investitionen, steigender Kostendruck durch instabile Lieferketten, geopolitische Unsicherheiten und erforderliche Transformationsprozesse – nahezu jedes Unternehmen hat mit multiplen Herausforderungen zu kämpfen. Eigeninitiative und Mut zu kreativen Lösungen sind in allen Bereichen mehr denn je gefragt. Das gilt auch für die IT, die in Zeiten digitaler Transformation notwendige Investitionen kaum verschieben oder gar auf Eis legen kann. Hier ist es besonders wichtig, nicht den Anschluss zu verlieren. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Unternehmensentscheider und IT-Verantwortliche noch nichts von den Effizienzpotenzialen des europäischen Software-Zweitmarktes für Standardsoftware gehört haben oder ihr Wissen darüber zu gering ist, um von den finanziellen Vorteilen nachhaltig zu profitieren.

Gartner, einer der weltweit größten Anbieter von Marktforschungsergebnissen und Analysen im IT-Bereich, weist in einer Empfehlungsstudie vom Januar 2021* noch einmal explizit darauf hin, dass im Rechtsraum der EU die Möglichkeit besteht, den Software-Zweitmarkt zu nutzen - auch um die Verhandlungsposition gegenüber den Herstellern zu stärken. Werden alle Opportunitäten konsequent genutzt, können sich für die Unternehmen erhebliche Verbesserungen bei den Kosten sowie eine zusätzliche Cashflow-Quelle ergeben. Dies gilt sowohl für den Kauf gebrauchter Software als auch für den Verkauf eigener ungenutzter Lizenzbestände.

Als einer der Pioniere im europäischen Handel mit Gebrauchtsoftware, insbesondere von Microsoft, setzen wir gemeinsam mit unseren Kunden auf ein aktives und effizientes Lizenzmanagement. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir anhand von zwei erfolgreichen Beispielen aus unterschiedlichen Branchen, wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann.

*vgl. Gartner „Cut costs and create cash flow with the European Secondary Software License Market“, 8. Januar 2021

Microsoft Lizenzmanagement – Gebrauchtsoftware bietet überzeugende Vorteile

PREO bietet Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Microsoft-Volumenlizenzen für Server, Betriebssysteme oder Anwendungssoftware, mit denen sie ihre Lizenzkosten nachhaltig optimieren und gleich mehrfach profitieren können:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
  
  
• Generieren von Einnahmen durch den Verkauf brachliegender oder nicht mehr benötigter Lizenzen.
  
  
• Mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks.
  
  
• Mehr Sicherheit in puncto Datenschutz, Datenhoheit und -verfügbarkeit durch den On-Premise-Betrieb.
  

Nutzen Sie die Kompetenz und Expertise der PREO-Lizenzexpert*innen und lassen Sie sich kostenfrei und unverbindlich beraten, wie auch Ihr Unternehmen vom Kauf oder Verkauf gebrauchter Softwarelizenzen profitieren kann.

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Beispiel 1: Mit hybrider Microsoft Lizenzierung effizient vom E1 zum E3-Plan

Die LMT Group ist ein weltweit agierendes Unternehmen im Spezialmaschinenbau und der Herstellung von Präzisionswerkzeugen mit über 2.000 Mitarbeitenden an 20 Standorten.

Im Rahmen eines umfangreichen SAM-Projektes entschieden sich die IT-Verantwortlichen auf dem Weg in die Cloud für eine effiziente hybride Lizenzierung von Microsoft-Produkten. Dabei kamen - nachdem anfängliche Bedenken in puncto Compliance ausgeräumt werden konnten - die sicheren gebrauchten Microsoft-Lizenzen von PREO zum Einsatz, die einen günstigen E1-Plan so ergänzen, dass nahezu die Funktionalitäten eines E3-Plans gegeben sind. In dieser Kombination lassen sich hohe Kostenvorteile realisieren.

Konkret ging es um 10 IT-Standorte weltweit, 40 physische Server, 549 virtuelle Server und insgesamt rund 2.200 Seats. Ziel war eine bedarfsgerechte Lizenzierung mit entsprechender Lizenzbeschaffung. Die hybride Lösung enthielt die folgenden Lizenzierungskomponenten:

• Windows 10 mit Software Assurance im EAS
• Office 365 E1-Plan (enthält keine lokale Office-Installation)
• Office 2016 ProPlus als Gebrauchtsoftware und
• Windows 2016 Server CAL, da im E1-Plan keine Windows Server CAL enthalten sind

Diese Lizenzierung ermöglichte eine Erweiterung der Online-Services in den Folgejahren auf Exchange und SharePoint Plan 2, so dass sich ein E3-Plan ohne Office ProPlus ergab.

Fazit:  Durch die hybride Lizenzierung mit einem Mix aus Gebrauchtsoftware und cloudbasierter Mietsoftware konnte LMT im Vergleich zu einer vollständigen Cloud-Lösung eine Lizenzkosten-Ersparnis von 25 Prozent erzielen. Das entspricht einer Summe im oberen sechsstelligen Bereich. Der Break Even wurde bereits im Laufe des zweiten Jahres erreicht.

Den detaillierten Kunden-Case zum kostenfreien Download finden Sie hier.

Beispiel 2: Statt neuer Lizenzen - gebrauchte Software reduziert die Kosten bei gleicher Leistung um mehr als 50 Prozent.

Der Gesundheitskonzern Asklepios zählt zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland mit mehr als 50.000 Mitarbeitenden und jährlich fast 2,5 Million Patient*innen.

Der Kostendruck im Gesundheitswesen ist seit vielen Jahren hoch, das gilt insbesondere für den Betrieb von Krankenhäusern und Fachkliniken. So war das bevorstehende Supportende diverser Betriebssysteme und Applikationen, wie Windows Server 2012, Windows 7, Office 2007 und 2010 ein willkommener Anlass, um sich mit der Lizenzkosten-Struktur auseinanderzusetzen. Aufgrund drohender Sicherheitslücken waren größere Neulizenzierungen erforderlich, die im Normalfall zu deutlichen Kostensteigerungen führen. Das ehrgeizige Ziel der konzerneigenen IT-Service-Gesellschaft war jedoch, eine Lösung zu finden, mit der sich bei gleicher Leistung sogar eine Preisreduktion realisieren lässt. Diese bestand in einer umfangreichen Lizenzierung von gebrauchten Microsoft-Lizenzen. Eine besonders relevante Voraussetzung war für Asklepios die Compliance mit der rechtssicheren Transparenz der legalen Rechtekette, die PREO bietet und sogar selbst noch einmal zusätzlich absichert. So konnten die gebrauchten Microsoft-Lizenzen wie geplant erworben werden.

Fazit: Im Vergleich zu einer Neulizenzierung ergab sich durch den Erwerb der Gebrauchtlizenzen eine Lizenzkosten-Ersparnis von über 50 Prozent. Dadurch konnte sogar ein umfangreicheres Lizenzpakets mit zusätzlichen Funktionalitäten erworben werden, ohne die geplante Budgetgrenze zu überschreiten. Zugleich gewann die IT-Infrastruktur an Agilität und problemloser Skalierbarkeit.

Mit PREO  auf einen erfahrenen und seriösen B2B-Anbieter setzen

Mehr als 1.000 Unternehmen haben in der Vergangenheit bereits von den Vorteilen eines aktiven Microsoft Lizenzmanagements mit einem audit- und compliance-sicheren Einsatz gebrauchter Volumenlizenzen profitiert. Als erfahrener B2B-Anbieter bietet PREO Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen oder Einrichtungen:

• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
     
  
• Langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Detaillierte Marktkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von weit über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  
  
• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Überzeugende Referenzprojekte für zahlreiche mittelständische und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
  
  

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