Fecha:
15 Sept 2023
Autor:
PREO AG
Gestión de licencias
El beneficio de FinOps - Implantar con éxito la gestión de costes en la nube
Según un informe de Gartner sobre el "Futuro de la computación en nube", las soluciones en nube se convertirán en uno de los motores más importantes de los modelos de negocio innovadores de aquí a 2027, por ejemplo en los ámbitos de la inteligencia artificial, el Internet de las cosas, las interfaces de usuario de nueva generación, la computación cuántica o el conocimiento de la situación en tiempo real. En resumen: Ninguna empresa de éxito puede prescindir de una estrategia en la nube.
Pero hace tiempo que el número de proveedores de nube o SaaS con sus diversos servicios ha adquirido dimensiones inabarcables. El software está disponible en todo momento y es accesible para todos. Una de las consecuencias: Los costes de las aplicaciones en la nube llevan años aumentando de forma dinámica para muchas empresas, ya que los proveedores hacen que sus servicios se paguen en consecuencia mediante acuerdos de licencia. Debido a la falta de transparencia, muchos gestores no suelen ser conscientes de estos costes relacionados con el tiempo de funcionamiento, incluidos los costes de seguimiento asociados en forma de contratos de mantenimiento y servicio o los aumentos de precio incluidos. Otra causa reside a menudo en los procesos de pedido poco transparentes y descoordinados dentro de las empresas. No es infrecuente que luego paguen continuamente por servicios autorizados que apenas se utilizan o, en muchos casos, no se utilizan en absoluto.
FinOps ofrece a las empresas la oportunidad de abordar esta cuestión de forma metódica y generalizada. De este modo, los responsables tienen una visión de conjunto detallada, vigilan constantemente la evolución de sus costes en la nube, identifican el potencial de ahorro interno y externo y pueden tomar contramedidas de forma activa, por ejemplo, mediante formas alternativas y mucho más favorables de concesión de licencias.
¿Qué es FinOps?
FinOps, abreviatura de Operaciones Financieras o Gestión Financiera de la Nube, es un enfoque metódico que ayuda a las empresas a gestionar activamente sus costes en la nube para contrarrestar o prevenir eficazmente la dispersión y la ineficacia. Especialmente en el ámbito del software estándar de uso generalizado, como Windows o MS Office de Microsoft, los aumentos dinámicos de los costes pueden conducir rápidamente a una carga financiera, cuya reversión suele estar asociada a numerosos obstáculos y, por lo general, sólo puede llevarse a cabo de forma gradual. Esto es especialmente cierto cuando la dependencia de un único proveedor es particularmente alta, como en el caso del bloqueo del proveedor.
El método FinOps se remonta a las normas de la Fundación FinOps. La fundación independiente sin ánimo de lucro, que forma parte de la Fundación Linux, sirve de plataforma para reunir experiencias y mejores prácticas de una comunidad de más de 1500 empresas, de las que luego se derivan y definen normas y sinergias para una gestión financiera y de costes eficaz en torno a los proveedores de la nube y sus ofertas y servicios.
FinOps: los 3 factores más importantes para una implantación con éxito
Para aplicar con éxito el principio FinOps para controlar eficazmente el desarrollo de los costes de la nube en una empresa, los tres factores siguientes son cruciales:
1. Cambio cultural y cooperación
Al principio, es especialmente importante fomentar una cultura de concienciación sobre los costes y de colaboración entre los equipos de finanzas, informática y empresa. Nuestra experiencia demuestra que la mayoría de las empresas siguen considerando los costes de la nube como una cuestión puramente técnica. FinOps amplía esta perspectiva y la desplaza hacia un enfoque de toda la empresa. Todas las partes interesadas deben aprender que los recursos de la nube cuestan dinero y que su uso óptimo es un objetivo común. Una colaboración más estrecha entre los equipos financieros y de TI permite una mejor presupuestación, una asignación clara de los centros de costes y, por tanto, un análisis exhaustivo del gasto existente en la nube.
2. Transparencia y análisis de costes
Una implementación sólida de FinOps requiere una visibilidad clara de los costes actuales de la nube. Esto incluye un desglose detallado de los gastos por recurso, departamento o proyecto. Con la ayuda de herramientas de gestión financiera para entornos en nube, las empresas pueden recopilar y evaluar esta información. Al identificar las fuentes de los costes y revelar su evolución, se pueden optimizar los gastos de forma selectiva e identificar y aprovechar los ahorros potenciales, como la integración de las licencias locales utilizadas. Los análisis e informes periódicos sobre la evolución de los costes en las distintas áreas de negocio ayudan a evaluar el progreso y el éxito de la estrategia FinOps.
3. Automatización y optimización
Para aumentar constantemente la eficacia y reducir los costes innecesarios, la automatización es otro aspecto importante. Mediante el escalado automático, el apagado controlado por tiempo o el uso de alternativas basadas en la demanda, como la concesión de licencias de software de segunda mano para software estándar de eficacia probada, las empresas pueden asegurarse de que sólo utilizan los recursos que realmente necesitan. Las herramientas de gestión financiera apoyan el seguimiento de la infraestructura de la nube y ayudan a crear reglas automatizadas para optimizar los costes de la nube de forma permanente y sostenible.
FinOps: gestión eficaz de los costes de la nube y sus consecuencias
Una gestión sistemática y eficaz de los costes de la nube no sólo ayuda a identificar los excesos de capacidad y ajustarlos a las necesidades reales de la empresa. Inevitablemente se plantea la cuestión de posibles alternativas más rentables y, sin embargo, basadas en las necesidades, a las estrategias y soluciones existentes en la nube. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los modelos de nube híbrida que combinan servicios en la nube y soluciones in situ dentro de la infraestructura informática, pero también la constatación empresarial de que las actuales licencias en la nube suelen estar sobredimensionadas, especialmente para el software estándar generalizado, y no satisfacen las necesidades específicas del lugar de trabajo. Especialmente en entornos de trabajo estacionarios con requisitos informáticos uniformes o similares, la licencia legalmente inobjetable y a prueba de auditorías del software usado ofrece una alternativa rentable. Sobre todo porque también se ahorran otros costes indirectos, por ejemplo, gracias a la reducción de las solicitudes de asistencia interna o a un menor esfuerzo de formación.
El siguiente caso práctico del líder del mercado europeo en el campo de la presentación de documentos muestra por qué puede merecer la pena prescindir de las soluciones en la nube, al menos en parte y a veces incluso por completo.
De vuelta de la nube - por qué Swedex confía en el software de segunda mano de PREO
El hecho de que una solución total en la nube puede dar lugar a una espiral de costes difícil de calcular también lo experimentó Swedex, una empresa mediana de Essen con unos 300 empleados. La consecuencia: Esta mediana empresa ya no quería aceptar tanto el aumento dinámico de los costes como la dependencia de un único proveedor y, al cabo de tres años, volvió a optar por el modelo de nube de Microsoft. En su lugar, la empresa con sede en Essen confió en el software in situ de segunda mano de PREO y pudo así ahorrar unos costes de licencia de unos 100 000 euros en los tres años siguientes.
El software usado de PREO se amortiza varias veces
Somos uno de los pioneros en el comercio europeo de licencias de software de segunda mano y líder del mercado en Alemania y ofrecemos a empresas, organizaciones y administraciones públicas una gran selección de licencias por volumen usadas en cualquier momento, con las que pueden optimizar de forma sostenible sus costes de licencia y beneficiarse varias veces:
- Gran ahorro en los costes de licencia en curso, de hasta un 70% en comparación con la nueva versión correspondiente.
- Adquisición de licencias 100% legal y a prueba de auditorías con la máxima transparencia en todos los pasos de la tramitación, incluida la documentación completa en el portal de licencias PREO "Easy Compliance".
- Muchos años de experiencia en la integración de licencias de software de segunda mano en estructuras de red clásicas o modelos de licencia híbridos.
- Conocimiento detallado del mercado y amplia experiencia gracias a la transferencia a prueba de auditorías de más de un millón de licencias de software de segunda mano.
- Capacidades existentes para la gestión de licencias de software en grandes proyectos de infraestructuras informáticas con miles de puestos de trabajo y ubicaciones transnacionales.
- Proyectos de referencia convincentes para numerosas empresas medianas y grandes de una amplia gama de sectores.
