FinOps – wie Unternehmen die Effizienz ihrer Cloud-Kosten steigern

Dank FinOps – Cloud-Kostenmanagement erfolgreich implementieren

Laut einem Gartner-Bericht zum Thema „Future of Cloud Computing“ werden sich Cloud-Lösungen bis zum Jahr 2027 zu einem der wichtigsten Treiber für innovative Geschäftsmodelle entwickeln, beispielsweise in den Bereichen Artificial Intelligence, Internet of Things, Next-Generation User Interfaces, Quantum Computing oder Real-Time Situational Awareness. Kurzum: Ohne eine Cloud-Strategie kommt kein erfolgreiches Unternehmen mehr aus.

Doch die Anzahl der Cloud- oder SaaS-Anbieter mit ihren vielfältigen Dienstleistungen hat längst unüberschaubare Dimensionen angenommen. Software steht jederzeit und für alle zugänglich zu Verfügung. Eine der Folgen: Die Kosten für Cloud-Anwendungen steigen bei vielen Unternehmen seit Jahren dynamisch an, denn die Anbieter lassen sich ihre Services über Lizenzverträge entsprechend bezahlen. Vielen Verantwortlichen sind diese laufzeitgebundenen Kosten einschließlich der damit einhergehenden Folgekosten in Form von Wartungs- und Serviceverträgen oder inkludierten Preissteigerungen mangels Transparenz meist nicht bewusst. Eine weitere Ursache liegt häufig in undurchsichtigen und unkoordinierten Bestellprozessen innerhalb der Unternehmen. Nicht selten bezahlen diese dann fortlaufend für lizenzierte Services, die kaum oder in vielen Fällen überhaupt  nicht genutzt werden.

FinOps bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich diesem Thema methodisch und übergreifend anzunehmen. So bekommen die Verantwortlichen einen detaillierten Überblick, behalten die Entwicklung ihrer Cloud-Kosten kontinuierlich im Blick, identifizieren interne und externe Einsparpotenziale und können aktiv gegensteuern, beispielsweise durch alternative und deutlich günstigere Lizenzierungsformen.

Was ist FinOps?

FinOps, die Kurzform von Financial Operations oder auch Cloud Financial Management, ist eine methodische Vorgehensweise, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Cloud-Kosten aktiv managen, um einer ausufernden und ineffizienten Entwicklung entgegenzuwirken oder effektiv vorzubeugen. Insbesondere im Bereich von weitverbreiteter Standardsoftware, wie Windows oder MS Office von Microsoft, können dynamische Kostensteigerungen schnell zu einer finanziellen Belastung führen, deren Umkehr in der Regel mit zahlreichen Hürden verbunden ist und sich in der Regel nur schrittweise vollziehen lässt. Das gilt vor allem, wenn die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter, wie bei einem Vendor Lock-in, besonders hoch ist.

Die FinOps Methode geht auf die Standards der FinOps Foundation zurück. Die unabhängige Non-Profit-Stiftung, die zur Linux Foundation gehört, dient als Plattform, um Erfahrungen und Best Practices aus einer Community von über 1.500 Firmen zu sammeln, aus denen dann Standards und Synergien für eine effektives Finanz- und Kostenmanagement rund um Cloud-Anbieter sowie deren Angebote und Services abgeleitet und definiert werden.

FinOps – die 3 wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung

Um das FinOps Prinzip zur effektiven Kontrolle der Cloud-Kostenentwicklung in einem Unternehmen erfolgreich implementieren zu können, sind die drei folgenden Faktoren entscheidend:

1. Kulturwandel und Zusammenarbeit 

Zu Beginn ist es besonderes wichtig, eine Kultur des Kostenbewusstseins und der Zusammenarbeit zwischen den Finanz-, IT- und Geschäftsteams zu fördern. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die meisten Unternehmen Cloud-Kosten noch immer als rein technische Angelegenheit betrachten. FinOps erweitert diese Perspektive und verschiebt sie hin zu einem unternehmensweiten Ansatz. Alle Beteiligten müssen lernen, dass Cloud-Ressourcen Geld kosten und die optimale Nutzung ein gemeinsames Ziel ist. Eine engere Zusammenarbeit zwischen Finanz- und IT-Teams ermöglicht eine bessere Budgetierung, eine klare Kostenstellen-Zuordnung und somit eine umfassende Analyse der bestehenden Cloud-Ausgaben.

2. Transparenz und Kostenanalyse 

Eine solide FinOps Implementierung erfordert eine klare Transparenz über die aktuellen Cloud-Kosten. Dazu gehört eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben nach Ressourcen, Abteilungen oder Projekten. Mithilfe von Finanzmanagement-Tools für Cloud-Umgebungen können Unternehmen diese Informationen sammeln und auswerten. Indem sie die Kostenquellen identifizieren und deren Entwicklung offenlegen, lassen sich die Ausgaben gezielt optimieren und Einsparpotenziale, wie beispielsweise die Integration gebrauchter On-Premise-Lizenzen, erkennen und nutzen. Regelmäßige Analysen und Berichte zur Kostenentwicklung in den einzelnen Geschäftsbereichen helfen dabei, den Fortschritt und den Erfolg der FinOps Strategie zu bewerten.

3. Automatisierung und Optimierung 

Um die Effizienz konsequent zu steigern und unnötige Kosten zu reduzieren, ist die Automatisierung ein weiterer wichtiger Aspekt. Durch eine automatische Skalierung, die zeitgesteuerte Abschaltung oder die Verwendung von bedarfsgerechten Alternativen, wie die Lizenzierung von gebrauchten Softwarelizenzen bei bewährter Standardsoftware, können Unternehmen sicherstellen, dass sie nur die Ressourcen nutzen, die sie tatsächlich benötigen. Finanzmanagement-Tools unterstützen bei der Überwachung der Cloud-Infrastruktur und helfen, automatisierte Regeln zu erstellen, um Cloud-Kosten dauerhaft und nachhaltig zu optimieren.

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FinOps - effektives Cloud-Kosten-Management und die Konsequenzen

Ein systematisches und effizientes Cloud-Kosten-Management hilft nicht nur, Überkapazitäten zu identifizieren und dem tatsächlichen unternehmerischen Bedarf anzupassen. Es stellt sich unweigerlich die Frage nach möglichen kostengünstigeren und dennoch bedarfsgerechten Alternativen zu bestehenden Cloud-Strategien und -Lösungen. Dazu zählen beispielsweise hybride Cloud-Modelle, die Cloud-Services und On-Premise-Lösungen innerhalb der IT-Infrastruktur miteinander verbinden, aber auch die betriebswirtschaftliche Erkenntnis, dass die jeweils aktuelle Cloud-Lizenzierung insbesondere bei weit verbreiteter Standardsoftware oftmals überdimensioniert ist und am arbeitsplatzbezogenen Bedarf vorbeigeht. Hier bietet vor allem bei stationären Arbeitsumgebungen mit einheitlichen oder ähnlich gelagerten IT-Anforderungen die rechtlich unbedenkliche und auditsichere Lizenzierung von gebrauchter Software eine kostengünstige Alternative. Zumal darüber hinaus noch weitere, indirekte Kosten eingespart werden, beispielsweise durch eine Reduzierung interner Support-Anfragen oder weniger Schulungsaufwand.  

Warum es sich lohnen kann, zumindest teilweise und manchmal sogar ganz auf Cloud-Lösungen zu verzichten, zeigt der folgende Use-Case des europäischen Marktführers im Bereich ‘document presentation‘.    

Zurück aus der Cloud – warum Swedex auf Gebrauchtsoftware von PREO setzt

Dass eine Total-Cloud-Lösung eine schwer kalkulierbare Kostenspirale nach sich ziehen kann, erlebte auch der Essener Mittelständler Swedex mit rund 300 Mitarbeitenden. Die Konsequenz: Das mittelständische Unternehmen wollte sowohl den dynamischen Kostenanstieg als auch die Abhängigkeit von einem Anbieter nicht länger hinnehmen und stieg nach drei Jahren wieder aus dem Cloud-Modell von Microsoft aus. Stattdessen setzten die Essener auf gebrauchte On-Premises-Software von PREO und konnten so in den folgenden drei Jahren Lizenzkosten von rund 100.000 Euro einsparen.

Gebrauchtsoftware von PREO lohnt sich gleich mehrfach

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen und Marktführer in Deutschland und bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, mit denen sie ihre Lizenzkosten nachhaltig optimieren und gleich mehrfach profitieren können: 

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
  
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Detaillierte Marktkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  
  
• Bestehenden Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Überzeugende Referenzprojekte für Gesundheitseinrichtungen sowie weitere namhafte Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
  
  
  

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