Fecha:
15 Jul 2024
Autor:
PREO AG
Gestión de licencias
Sacar lo mejor de todo, desde la planificación de los requisitos hasta la desinstalación
Para muchas empresas medianas y grandes, el software es un factor de inversión decisivo y un activo sin el cual las operaciones empresariales no serían posibles. Esto se aplica en particular al software estándar de uso generalizado, como el sistema operativo Microsoft Windows o las aplicaciones de MS Office, que se utilizan a diario en casi todas las unidades organizativas. Esto hace que sea aún más importante adoptar un enfoque holístico, desde la planificación de los requisitos hasta la adquisición y la concesión de licencias, desde el periodo de utilización hasta la desinstalación. Para hacer justicia a la complejidad de este proceso y optimizar el uso de los respectivos productos de software, la gama de tareas de Software Asset Management (SAM) o Ciclo de Vida del Software se está convirtiendo cada vez más en la Software Lifecycle Management (Ciclo de vida del software en español), o SLM para abreviar. Las diferentes formas de concesión de licencias por sí solas, desde las tradicionales licencias perpetuas hasta las licencias de software basadas en la nube y las estructuras de licencias híbridas, requieren conocimientos avanzados como la gestión financiera de la nube o FinOps.
En esta entrada del blog, describimos las posibilidades de la gestión del ciclo de vida del software y explicamos cómo las empresas pueden beneficiarse significativamente de la integración de las licencias de software de segunda mano. Utilizando el ejemplo del inminente fin del soporte de los actuales productos de Microsoft en 2025, mostramos las ventajas decisivas que harán que las empresas y organizaciones estén preparadas para el futuro.
¿Qué implica una gestión eficaz del ciclo de vida del software?
La gestión del ciclo de vida del software es un enfoque holístico dentro de las TI con el que las empresas gestionan activamente la planificación, adquisición, administración, mantenimiento y renovación de sus activos de software. De este modo, optimizan continuamente sus costes, ganan en transparencia, minimizan los riesgos de autorización y cumplimiento y contribuyen a la consecución de los objetivos de sostenibilidad como parte de las obligaciones de divulgación ampliadas. La GST contempla el ciclo completo del software en la empresa con el objetivo de licenciarlo conforme a los requisitos y utilizarlo de forma sostenible a largo plazo. Si los responsables de TI aplican este concepto de forma fundamentada, maximizan la aportación de valor empresarial de las TI.
Fases típicas de la gestión del ciclo de vida del software
El ciclo de vida típico de un producto de software puede dividirse en seis fases básicas:
1. Inventario y análisis de necesidades
Recopilación y documentación de los requisitos funcionales y no funcionales del software requerido, cuantificación del alcance de la licencia requerida
2. Adquisiciones y celebración de contratos
Selección de mercados y proveedores, escenarios de rentabilidad, comparación de ofertas y conclusión de acuerdos de licencia
3. Provisión y aplicación
Instalación y configuración del software en el entorno de la aplicación
4. Fase de configuración y prueba
Implementación de la solución de software, incluido el desarrollo y la programación de soluciones de interfaz, así como la comprobación y validación del software mediante diversas pruebas, por ejemplo, pruebas de funcionalidad, pruebas de integración o pruebas del sistema.
5. Utilización, mantenimiento y apoyo
Solución de problemas, actualizaciones y optimización continua del software, así como despliegue en función de las necesidades en toda la organización de la empresa
6. Desmantelamiento, venta y desinstalación
Venta de las licencias de software que ya no se necesiten, si es posible, así como desinstalación o desmantelamiento seguro del software
¿Qué ventajas ofrece a las empresas la gestión del ciclo de vida del software?
Mayor eficacia y productividad
Los procesos estandarizados y las responsabilidades internas claras facilitan la configuración de las interfaces y la realización de las tareas de desarrollo y mantenimiento de forma más eficaz. Esto comienza con la adquisición de software y la conclusión de acuerdos de licencia y termina con la posible remonetización de licencias de software de segunda mano que ya no se necesiten.
Mejorar la calidad y conservar los recursos internos
La GST incluye pruebas coherentes y procesos de control de calidad que ayudan a garantizar que el software cumple los requisitos y funciona de forma fiable, lo que aumenta la satisfacción de los usuarios y también libera recursos informáticos internos, por ejemplo reduciendo los costes de asistencia y formación.
Planificación de la demanda y control de costes más eficaces
La evaluación específica de las necesidades y la planificación estratégica con un seguimiento continuo de los costes de las licencias y su evolución facilitan su previsión y control y evitan los excesos presupuestarios.
Minimización de riesgos
Gracias a una gestión proactiva de los riesgos y a una supervisión continua, es posible identificar y rectificar en una fase temprana problemas potenciales como las infracciones de las licencias y del cumplimiento de la normativa, antes de que tengan consecuencias importantes como la costosa renovación de la licencia o incluso multas.
Gestión del ciclo de vida del software - Ejemplo del fin del soporte de los productos Microsoft en 2025
El soporte para los productos de Microsoft Windows 10 y las versiones de Microsoft Office 2016 y 2019, ampliamente utilizados en muchas empresas, finalizará en el transcurso de 2025. Como parte de la gestión activa del ciclo de vida del software, a muchos responsables de TI o SA les preocupa la cuestión de si quieren utilizar o sustituir los activos de software existentes en el futuro y cómo hacerlo.
Excepto en algunas versiones LTSC, Windows 10 finaliza tanto el soporte técnico como el de actualizaciones de seguridad y correcciones de errores. Por un cargo adicional, el soporte para las actualizaciones de seguridad puede ampliarse durante al menos otros tres años. Sin embargo, como parte de estas "Actualizaciones de seguridad ampliadas de Windows 10", o ESU para abreviar, los clientes sólo reciben actualizaciones de seguridad, pero no nuevas funciones ni actualizaciones no relacionadas con la seguridad. Dependiendo del contrato de licencia por volumen existente, de la planificación de las necesidades y de la dirección estratégica básica, incluido el cambio a la nube y a una de las ofertas de Microsoft Enterprise, tiene sentido calcular la rentabilidad antes de tomar una decisión definitiva.
El soporte ampliado para algunos productos Office también finalizará en 2025. Además de Microsoft Office 2016 y 2019, esto también se aplica a Microsoft Exchange Server 2016 y 2019. Las empresas que siguen confiando en las licencias perpetuas y no desean cambiar completamente a la nube de Microsoft tienen las siguientes opciones para continuar con las operaciones en local: Por un lado, cambiar a la versión actual utilizada de Office Standard o Professional 2021. Además de las grandes ventajas en el precio de las licencias de segunda mano, el fomento de una economía circular activa en el sector informático desempeña ahora también un papel importante en la reducción de la huella de CO2 de la empresa. Como alternativa, también puede tener sentido esperar a Microsoft Office 2024, que ya se ha anunciado para otoño de este año. Además, también está prevista una solución sucesora local para Microsoft Exchange en 2025.
Si sigue prefiriendo el funcionamiento en local y está buscando opciones de licencia favorables para los productos actuales de Microsoft más allá del próximo fin de soporte, los expertos en licencias de PREO estarán encantados de asesorarle personalmente en función de la estructura de licencias actual y los requisitos futuros.
Solución en local con software de segunda mano: la experiencia de PREO y su amplia selección
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