Datum:
15 Jul 2024
Autor:
PREO AG
Lizenzmanagement
Von der Bedarfsplanung bis zur Deinstallation das Optimum herausholen
Software ist für viele mittelständische und große Unternehmen ein entscheidender Investitionsfaktor und Vermögenswert, ohne den ein Geschäftsbetrieb nicht möglich ist. Das gilt insbesondere für weit verbreitete Standardsoftware, wie beispielsweise das Betriebssystem Microsoft Windows oder die MS Office-Anwendungen, die in nahezu allen Organisationseinheiten täglich genutzt werden. Umso wichtiger ist eine ganzheitliche Betrachtung von der Bedarfsplanung über die Beschaffung und Lizenzierung, den Nutzungszeitraum bis hin zur Deinstallation. Um der Komplexität dieses Prozesses gerecht zu werden und die jeweiligen Software-Produkte optimal zu nutzen, entwickelt sich das Aufgabenspektrum des Software Asset Managements (SAM) immer stärker zum Software Lifecycle Management, kurz SLM. Alleine die unterschiedlichen Lizenzierungsformen, von klassischen Perpetual-Lizenzen über cloudbasierte Software-Lizenzierung bis hin zu hybriden Lizenzstrukturen, erfordern erweiterte Kompetenzen, wie beispielsweise Cloud Financial Management oder FinOps.
In diesem Blogbeitrag beschreiben wir die Möglichkeiten des Software Lifecycle Managements und erläutern, wie Unternehmen durch die Integration gebrauchter Softwarelizenzen erheblich profitieren können. Am Beispiel des bevorstehenden Support-Endes gängiger Microsoft-Produkte im Jahr 2025 zeigen wir die entscheidenden Vorteile auf, die Unternehmen und Organisationen zukunftsfähig machen.
Was beinhaltet ein effektives Software Lifecycle Management?
Software Lifecycle Management ist ein ganzheitlicher Ansatz innerhalb der IT, mit dem Unternehmen die Planung, Beschaffung, Verwaltung, Instandhaltung und Erneuerung ihrer Software-Assets aktiv managen. So optimieren sie fortlaufend ihre Kosten, gewinnen Transparenz, minimieren Lizenz- und Compliance-Risiken und zahlen auf das Erreichen der Nachhaltigkeitsziele im Rahmen der erweiterten Offenlegungspflichten ein. SLM betrachtet den kompletten Zyklus einer Software im Unternehmen mit dem Ziel, diese bedarfsgerecht zu lizenzieren und langfristig sowie nachhaltig zu nutzen. Setzen IT-Verantwortliche dieses Konzept fundiert um, maximieren sie den unternehmerischen Wertbeitrag der IT.
Typische Phasen des Software Lifecycle Managements
Der typische Lebenszyklus für ein Software-Produkt lässt sich in sechs grundsätzliche Phasen unterteilen:
1. Bestands- und Bedarfsanalyse
Sammlung und Dokumentation funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen an die benötigte Software, Quantifizierung des benötigten Lizenzumfangs
2. Beschaffung und Vertragsabschluss
Markt- und Anbieterscreening, Wirtschaftlichkeitsszenarien, Angebotsvergleiche und Abschluss von Lizenzvereinbarungen
3. Bereitstellung und Implementierung
Installation und Konfiguration der Software in der Anwendungsumgebung
4. Konfigurations- und Testphase
Implementierung der Softwarelösung inklusive Entwicklung und Programmierung von Schnittstellen-Lösungen sowie Überprüfung und Validierung der Software durch verschiedene Tests, zum Beispiel Funktionalitätstests, Integrationstests oder Systemtests.
5. Nutzung, Wartung und Support
Fehlerbehebung, Updates und kontinuierliche Software-Optimierung sowie bedarfsgerechter Einsatz innerhalb der gesamten Unternehmensorganisation
6. Außerbetriebnahme, Verkauf und Deinstallation
Verkauf von nicht mehr benötigten Softwarelizenzen, sofern möglich, sowie Deinstallation oder sichere Stilllegung der Software
Welche Vorteile bietet ein Software Lifecycle Management für Unternehmen?
Höhere Effizienz und Produktivität
Durch standardisierte Prozesse und klare interne Verantwortlichkeiten können Schnittstellen einfacher konfiguriert sowie Entwicklungs- und Wartungsaufgaben effizienter durchgeführt werden. Das beginnt bei der Softwarebeschaffung und dem Abschluss der Lizenzvereinbarungen und endet mit der möglichen Remonetarisierungvon nicht mehr benötigten gebrauchten Softwarelizenzen.
Qualitätssteigerung und Schonung interner Ressourcen
SLM umfasst konsequente Test- und Qualitätssicherungsprozesse, die dazu beitragen, dass die Software den Anforderungen entspricht und zuverlässig funktioniert, was die Nutzerzufriedenheit erhöht und darüber hinaus interne IT-Ressourcen entlastet, beispielsweise durch einen geringeren Support- und Schulungsaufwand.
Effektivere Bedarfsplanung und Kostenkontrolle
Durch eine gezielte Bedarfsermittlung und eine strategische Planung mit kontinuierlicher Überwachung der Lizenzkosten und deren Entwicklung, können diese besser vorhergesagt, kontrolliert und Budgetüberschreitungen vermieden werden.
Risikominimierung
Durch ein proaktives Risikomanagement und ein kontinuierliches Monitoring können potenzielle Probleme wie Lizenz- und Compliance-Verstöße frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie größere Auswirkungen wie teure Nachlizenzierungen oder gar Strafzahlungen nach sich ziehen.
Software Lifecycle Management - Beispiel Support-Ende von Microsoft-Produkten im Jahr 2025
Im Laufe des Jahres 2025 endet der Support für die in vielen Unternehmen weit verbreiteten Microsoft-Produkte Windows 10 sowie die Versionen Microsoft Office 2016 und 2019. Viele IT-Verantwortliche oder SA-Manager*innen beschäftigen sich im Rahmen eines aktiven Software-Lifecycle-Managements mit der Frage, ob und wie sie die vorhandenen Software-Assets zukünftig nutzen oder ersetzen wollen.
Außer für bestimmte LTSC-Versionen endet bei Windows 10 sowohl der technische als auch der Support von Sicherheitsupdates und Bugfixes. Gegen einen Aufpreis lässt sich zumindest noch drei Jahre lang der Support von Sicherheits-Updates verlängern. Im Rahmen dieser „Windows 10 Extended Security Updates“, kurz ESU, bekommen Kunden allerdings nur Sicherheits-Updates, aber keine neuen Funktionen und keine nicht-sicherheitsrelevanten Updates. Je nach bestehendem Volumenlizenzvertrag, der Bedarfsplanung und der grundsätzlichen strategischen Ausrichtung - unter anderem ein Wechsel in die Cloud und in eines der Microsoft Enterprise-Angebote - ist hier eine Wirtschaftlichkeitsberechnung sinnvoll, bevor eine solche Entscheidung endgültig getroffen wird.
Bei einigen Office-Produkten endet der erweiterte Support ebenfalls im Jahr 2025. Neben Microsoft Office 2016 und 2019 gilt dies auch für Microsoft Exchange Server 2016 und 2019. Für Unternehmen, die weiterhin auf Perpetual-Lizenzen setzen und nicht vollständig in die Microsoft-Cloud wechseln möchten, bestehen zur Fortsetzung des On-Prem-Betriebs folgende Möglichkeiten: Einerseits der Wechsel auf die aktuelle Gebrauchtversion Office Standard oder Professional 2021. Neben hohen Preisvorteilen für die gebrauchten Lizenzen spielt mittlerweile auch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft im IT-Bereich zur Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks eine wichtige Rolle. Alternativ kann es sich aber auch als sinnvoll erweisen, auf Microsoft Office 2024 zu warten, welches für den Herbst dieses Jahres bereits angekündigt ist. Darüber hinaus soll es 2025 auch für Microsoft Exchange eine On-Premises-Nachfolgelösung geben.
Wer weiterhin den On-Prem-Betrieb präferiert und nach günstigen Lizenzierungsmöglichkeiten aktueller Microsoft-Produkte über das bevorstehende Supportende hinaus sucht, den beraten die PREO Lizenzexpert*innen gerne persönlich auf Basis der aktuellen Lizenzstruktur und des zukünftigen Bedarfs.
On-Premise-Lösung Gebrauchtsoftware - PREO-Expertise und große Auswahl
Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit Gebrauchtsoftware und bieten unseren Kund*innen eine große Auswahl an gebrauchten On-Premise-Lizenzen von Microsoft, wie Anwendungssoftware, Betriebssysteme oder Serverlizenzen. Nutzen Sie die kostenfreie und unverbindliche Erstberatung durch die PREO-Lizenzexpert*innen und profitieren Sie von
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- persönlicher Beratung zu allen Fragen rund um Lizenztransaktionen oder der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Cloud-Modelle.
- bestehenden Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
- mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks. Apropos Nachhaltigkeit: PREO ist als erster Händler für Gebrauchtsoftware mit einer Scorecard bei EcoVadis, dem weltweit größten Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, gelistet.
- der Expertise aus zahlreichen Referenzprojekten, die PREO bereits für namhafte Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Sektoren erfolgreich realisiert hat.
