Fecha:
20 Sept 2023
Autor:
PREO AG
Gestión de licencias
Cómo descubren las empresas las ventajas del software usado a través de ITAM
La gestión de activos informáticos, o ITAM para abreviar, se refiere al control y la optimización continuos y exhaustivos del hardware, el software y las redes de una empresa a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto comienza con la adquisición o concesión de licencias de los recursos necesarios, continúa con la implementación e introducción, distribución y mantenimiento, y termina con la venta o desmantelamiento de estos recursos.
Cuanto mayores son los recursos informáticos que necesita una empresa, más indispensable resulta una gestión profesional de los activos informáticos para la funcionalidad de los procesos empresariales y, por tanto, para garantizar la competitividad. Es crucial que el uso de todos los recursos sea lo más seguro y eficiente posible para minimizar los riesgos, evitar el exceso de capacidad y no sobrecargar innecesariamente el coste total de propiedad.
En este artículo explicamos por qué la gestión de activos informáticos es algo más que el inventario de los activos existentes, profundizamos en las palancas más importantes para el éxito y mostramos por qué cada vez más empresas integran el software de segunda mano en su gestión de activos.
¿Cuáles son las categorías dentro de la gestión de activos informáticos?
ITAM es más que enumerar y gestionar los recursos informáticos. Las empresas grandes y con varias sedes se benefician especialmente de una gestión global que aúne las categorías individuales y proporciona una visión de conjunto para controlar y optimizar el panorama informático.
Gestión de activos de hardware
Ninguna gran empresa puede prescindir de una gestión activa del hardware informático, como dispositivos finales fijos y móviles, enrutadores, servidores, estaciones de trabajo y todo tipo de accesorios físicos. Además de los elevados costes de adquisición, incluidas las licitaciones que suelen llevar asociadas, los aspectos de sostenibilidad para ampliar los ciclos de uso, reducir las emisiones de CO2 y promover una economía circular que conserve los recursos también desempeñan un papel cada vez más importante.
Gestión de activos de software
En la actualidad, las aplicaciones informáticas están disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar. Por un lado, esto es extremadamente cómodo y ofrece soluciones rápidas, pero, por otro lado, rara vez responde a la demanda y, por lo tanto, suele ser caro. Además, existen numerosos requisitos legales que deben observarse en la concesión de licencias de software. Sin un SAM profesional, los inventarios de software y los acuerdos de licencia ya no son gestionables. Licencias excesivas, licencias insuficientes, problemas o incluso multas tras las auditorías de los proveedores, elevados volúmenes de asistencia interna, mayores necesidades de formación, incumplimientos de la normativa: la lista de factores de riesgo es larga y minimizarlos es crucial para el éxito de las operaciones empresariales.
Gestión de activos en la nube
El software en la nube ofrece numerosas ventajas. No es casualidad que el número de proveedores y servicios haya alcanzado ya dimensiones inabarcables y crezca a un ritmo vertiginoso a raíz de los nuevos avances en los ámbitos de la IA, el Internet de las cosas, las interfaces de usuario de nueva generación, la computación cuántica o el conocimiento de la situación en tiempo real. Para identificar la expansión de la nube en una fase temprana y minimizar los riesgos asociados, es indispensable una gestión profesional de los costes de la nube en particular.
Gestión de activos fijos
Aquí, todo gira en torno a la adquisición, gestión y uso in situ de equipos fijos en el entorno informático, como mesas de ordenador, impresoras, armarios de red o unidades de aire acondicionado para salas de servidores y sus accesorios. Los retos residen principalmente en la compra rentable de productos de calidad, la evitación de pedidos dobles o múltiples y la organización eficaz de los contratos de mantenimiento y servicio.
¿Qué palancas de éxito ofrece la gestión de activos informáticos?
ITAM ofrece a los responsables de TI numerosas oportunidades para transmitir las ventajas de la gestión profesional de activos dentro de la empresa y especialmente a nivel C, así como para dejar clara su importancia para el éxito de la empresa. Las cuatro palancas siguientes para el éxito están especialmente en el punto de mira:
1. Toda la información en un solo lugar
La selección e introducción de una herramienta ITAM adecuada reúne en un solo lugar con toda la información relevante para la toma de decisiones sobre el inventario de activos y su uso. Las ubicaciones, los contactos de los proveedores, los detalles de los contratos, las claves de las licencias, los costes, los usuarios y las autorizaciones, la asistencia y multitud de otros detalles no sólo permiten una gestión eficaz de los activos existentes, sino también una gestión sistemática con objetivos de control y optimización.
2. Aumentar la eficacia, reducir los costes
Pedidos duplicados y múltiples, ciclos de uso cortos, costosas sobrelicencias o relicencias, activos ociosos, elevados costes internos de formación o asistencia: la lista de factores de coste, a menudo silenciosos, en muchas empresas es larga. Sin embargo, el potencial de ahorro asociado es igual de grande. La gestión profesional de los activos informáticos hace visibles estos potenciales y abre la vista a formas de trabajo, formas de adquisición o modelos de concesión de licencias orientados a la demanda y más rentables.
3. Aumentar la seguridad y el cumplimiento
El cumplimiento de los requisitos y procedimientos legales o específicos del sector debería ser, en realidad, una cuestión de rutina. Sin embargo, la energía y la gran presión para encontrar soluciones, la falta de conocimiento o de conciencia de las posibles consecuencias, por ejemplo en caso de robo, pérdida de datos o violación de licencias, se interponen repetidamente en el camino de este principio. Una gestión profesional de los activos informáticos puede identificar los riesgos para la seguridad y el cumplimiento de la normativa en una fase temprana mediante el suministro precoz de información importante y auditorías internas periódicas, minimizándolos así de forma eficaz.
4. Aumentar la sostenibilidad
Especialmente en el curso de la ampliación de los requisitos de divulgación de la RSE en toda la UE, el factor de la sostenibilidad en las grandes y medianas empresas está adquiriendo una dimensión completamente nueva. Una gestión profesional de los activos informáticos no sólo hace visible el potencial de eficiencia de toda la empresa, sino que también crea el requisito previo para una gestión sostenible del ciclo de vida.
Es bueno saber: Normas ISO para la gestión de activos informáticos
Los responsables de TI que deseen establecer y aplicar una gestión integral de los activos informáticos en su empresa pueden utilizar como guía las normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO). Dentro de la familia de normas ISO-19770, existe un conjunto de normas con 5 partes individuales para diferentes campos de ITAM.
Análisis y gestión de todo el ciclo de vida de los distintos activos
La gestión del ciclo de vida de los activos informáticos de las distintas categorías de activos es un proceso que se repite continuamente y que tiene en cuenta distintas fases en una secuencia temporal sistemática:
Ejemplo de ITAM: Gestión del ciclo de vida de los activos de software
En la fase de planificación, se determinan las necesidades de las divisiones, departamentos o equipos de la empresa en función de unos parámetros definidos y se fija el presupuesto máximo para el desarrollo de un software o la adquisición de las licencias de software necesarias. Así, por ejemplo, es posible analizar con precisión en qué casos es necesaria una solución de software basada en la nube y en cuáles son completamente suficientes alternativas mucho más baratas, como las licencias de software de segunda mano.
Esto puede tener consecuencias directas para la integración así como para el soporte, que se da dentro de los términos respectivos para las licencias de segunda mano así como para la nueva versión respectiva.
Si el software ya no es necesario en una unidad de negocio, se comprueba si las licencias pueden utilizarse dentro de la empresa y evitar así la concesión de nuevas licencias. Alternativamente, en el caso del software in situ, existe la opción de venderlo a proveedores reputados de software de segunda mano, como PREO, y remonetizar al final parte de los costes de licencia anteriores. Los ingresos adicionales generados pueden utilizarse entonces para planificar nuevas inversiones y aliviar así el presupuesto de TI existente. Y además, no hay que olvidarlo, el reciclaje secundario contribuye de forma sostenible a una economía circular activa.
Los expertos en licencias de PREO estarán encantados de asesorarle personalmente sobre la integración del software usado en su infraestructura informática actual y de proporcionarle una oferta basada en sus necesidades y sin compromiso que incluya su posible potencial de ahorro.
ITAM y software de segunda mano: más eficacia, sostenibilidad y seguridad
Somos uno de los pioneros en el comercio europeo de licencias de software de segunda mano y líder del mercado en Alemania. Ofrecemos a las empresas, organizaciones y administraciones públicas una amplia selección de licencias por volumen usadas en cualquier momento, que pueden integrarse en la gestión de activos de software existente de forma a prueba de auditorías. Así se asegura todas las ventajas:
- Beneficios en términos de eficiencia gracias a un elevado ahorro en los costes continuos de las licencias de hasta un 70% en comparación con la nueva versión correspondiente.
- Beneficios de sostenibilidad gracias a la entrada en una economía circular que ahorra recursos, incluida la ampliación de los ciclos de software y hardware con la consiguiente reducción de las emisiones de CO2: la palabra clave de la Green IT.
- Ventajas de cumplimiento gracias a una adquisición de licencias 100% legal y a prueba de auditorías con la máxima transparencia en todos los pasos de la tramitación, incluida la documentación completa en el portal de licencias PREO "Easy Compliance".
- Ventajas de competencia gracias a muchos años de experiencia en la integración de licencias de software usadas en estructuras de red clásicas o modelos de licencia híbridos.
- Ventajas de capacidad gracias a la gestión de licencias de software establecida en grandes proyectos de infraestructuras de TI con miles de estaciones de trabajo y ubicaciones transnacionales.
- Ventajas de referencia gracias a la transferencia a prueba de auditorías de más de un millón de licencias de software usadas para numerosas empresas de renombre de una amplia gama de sectores.
