Mit IT-Asset-Management zu mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit

Wie Unternehmen durch ITAM die Vorteile von Gebrauchtsoftware entdecken

Als IT-Asset-Management, kurz ITAM, bezeichnet man das kontinuierliche und übergreifende Steuern und Optimieren von Hardware, Software und Netzwerken eines Unternehmens über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Das beginnt bei der Beschaffung oder Lizenzierung der benötigten Ressourcen, geht über die Implementierung und Einführung, die Verteilung und Wartung bis zum Verkauf oder deren Stilllegung.

Je größer die erforderlichen IT-Ressourcen eines Unternehmens, desto unverzichtbarer ist ein professionelles IT-Asset-Management für die Funktionalität der Geschäftsprozesse und damit die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Dabei ist es entscheidend, dass der Einsatz sämtlicher Ressourcen so sicher und effizient wie möglich abläuft, um Risiken zu minimieren, Überkapazitäten zu vermeiden und die Gesamtbetriebskosten nicht unnötig zu belasten.

In diesem Beitrag erklären wir, warum IT-Asset-Management mehr ist als die reine Inventarisierung der bestehenden Assets, gehen auf die wichtigsten Erfolgshebel ein und zeigen, warum immer Unternehmen gebrauchte Software in ihr Asset-Management integrieren. 

Welche Kategorien gibt es innerhalb des IT-Asset-Managements?

ITAM ist mehr als die Auflistung und Verwaltung von IT-Ressourcen. Insbesondere große und standortübergreifende Unternehmen profitieren von einem übergreifenden Management, das die einzelnen Kategorien zusammenführt und einen Gesamtüberblick zur Steuerung und Optimierung der IT-Landschaft ermöglicht.

Hardware-Asset-Management

Ohne ein aktives Management von IT-Hardware wie stationäre und mobile Endgeräte, Router, Server, Workstations und jegliche Formen von physischem Zubehör kommt kein größeres Unternehmen mehr aus. Neben hohen Beschaffungskosten inklusive der in der Regel damit verbundenen Ausschreibungen spielen dabei auch Nachhaltigkeitsaspekte zur Verlängerung von Nutzungszyklen, die Reduktion von CO2-Emissionen und die Förderung einer ressourcenschonenden Kreislaufwirtschaft eine immer wichtigere Rolle.

Software-Asset-Management 

Software-Anwendungen stehen mittlerweile jederzeit und überall zur Verfügung – das ist einerseits überaus komfortabel und bietet schnelle Lösungen, andererseits ist es aber selten bedarfsgerecht und damit in der Regel auch teuer. Zudem gibt es zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Softwarelizenzierung zu beachten. Ohne professionelles SAM sind Softwarebestände und Lizenzvereinbarungen heute nicht mehr zu überblicken. Über- und Unterlizenzierungen, Probleme oder gar Strafzahlungen nach Hersteller-Audits, hohe interne Support-Volumina, gesteigerter Schulungsbedarf, Compliance-Verstöße – die Liste der Risikofaktoren ist lang und deren Minimierung entscheidend für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit.

Cloud-Asset-Management

Cloud-Software bietet zahlreiche Vorteile. Nicht umsonst hat die Zahl der Anbieter und Services mittlerweile unüberschaubare Dimensionen angenommen und steigt im Zuge neuer Entwicklungen in den Bereichen AI, Internet of Things, Next Generation User Interfaces, Quantum Computing oder Real-Time Situational Awareness mit hoher Dynamik. Um Cloud Sprawl frühzeitig zu erkennen und die damit verbundenen Risiken zu minimieren, ist insbesondere ein professionelles Cloud-Kostenmanagement unverzichtbar.

Fixed-Asset-Management

Hier dreht sich alles um die Beschaffung, Verwaltung und der standortbezogene Einsatz von festen Anlagen in der IT-Umgebung, wie Computertische, Drucker, Netzwerkschränke oder Serverraum-Klimageräte und deren Zubehör. Die Herausforderungen liegen vor allem in einem kostengünstigen Einkauf von Qualitätsprodukten, der Vermeidung von Doppel- oder Mehrfachbestellungen sowie einer effizienten Organisation von Wartungs- und Serviceverträgen.

Welche Erfolgshebel bietet IT-Asset-Management?

Mit ITAM bieten sich IT-Verantwortliche zahlreiche Möglichkeiten, die Vorteile eines professionellen Asset-Managements innerhalb des Unternehmens und besonders auf C-Level-Ebene zu transportieren sowie deren Wichtigkeit für den Unternehmenserfolg deutlich zu machen. Dabei stehen die vier folgenden Erfolgshebel besonders im Fokus:

1. Alle Informationen an einem Ort

Die Auswahl und Einführung eines geeigneten ITAM-Tools bündelt alle entscheidungsrelevanten Informationen zum Asset-Bestand und deren Nutzung an einem Ort. Standorte, Lieferantenkontakte, Vertragsdetails, Lizenz-Keys, Kosten, Benutzer und Berechtigungen, Support und eine Vielzahl weiterer Details ermöglichen nicht nur eine effektive Verwaltung der vorhandenen Assets, sondern auch ein systematisches Management mit den Zielen Steuerung und Optimierung.

2. Effizienz steigern, Kosten reduzieren

Doppel- und Mehrfachbestellungen, kurze Nutzungszyklen, teure Über- oder Nachlizenzierungen, brachliegende Assets, hohe interne Schulungs- oder Supportkosten – die Liste der oft stillen Kostentreiber in vielen Unternehmen ist groß. Ebenso groß ist aber auch das damit verbundene Einsparpotenzial. Ein professionelles IT-Asset-Management macht diese Potenziale sichtbar und öffnet den Blick für bedarfsgerechte und kostengünstigere Arbeitsweisen, Beschaffungsformen oder Lizenzmodelle.

3. Sicherheit und Compliance erhöhen

Die Einhaltung rechtlicher oder branchenspezifischer Vorgaben und Verfahren sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Doch kriminelle Energie, hoher Lösungsdruck, mangelndes Wissen oder fehlendes Bewusstsein über mögliche Konsequenzen, beispielsweise bei Diebstählen, Datenverlust oder Lizenzverstößen, stehen diesem Grundsatz immer wieder im Wege. Ein professionelles IT-Asset-Management kann durch die frühzeitige Bereitstellung von wichtigen Informationen und regelmäßige interne Audits Sicherheits- und Compliance-Risiken frühzeitig identifizieren und damit effektiv minimieren.

4. Nachhaltigkeit steigern   

Insbesondere im Zuge der Erweiterung der EU-weiten CSR-Offenlegungspflichten kommt dem Faktor Nachhaltigkeit in großen und mittelständischen Unternehmen eine völlig neue Dimension zu. Ein professionelles IT-Asset-Management macht nicht nur die Effizienzpotenziale innerhalb des gesamten Unternehmens sichtbar, sondern schafft damit die Voraussetzung für ein nachhaltiges Lifecycle-Management.

Gut zu wissen: ISO-Standards für IT-Asset-Management

IT-Verantwortliche, die ein umfassendes IT-Asset-Management innerhalb ihres Unternehmens aufbauen und implementieren wollen, können sich dazu unter anderem an den Standards der International Standards Organisation (ISO) orientieren. Unter der Standard-Familie ISO-19770 bietet sich ein Regelwerk mit 5 Einzelteilen zu unterschiedlichen ITAM-Feldern.sparungen erzielen, zum Beispiel durch einen geringeren Schulungsbedarf und weniger interne Support-Anfragen.

   

Analyse und Management des gesamten Lebenszyklus der verschiedenen Assets    

Das IT-Asset-Lifecycle-Management einzelner Asset-Kategorien ist ein fortlaufend wiederkehrender Prozess, der verschiedene Phasen in einer systematischen zeitlichen Abfolge berücksichtigt:

ITAM-Beispiel: Lifecycle-Management für Software-Assets

In der Planungsphase wird der erforderliche Bedarf für Unternehmensbereiche, Abteilungen oder Teams anhand von definierten Parametern ermittelt und das maximale Budget für eine Software-Entwicklung oder die Beschaffung von benötigten Softwarelizenzen festgelegt. So lässt sich dann beispielsweise arbeitsplatzgenau analysieren, wo eine cloudbasierte Softwarelösung erforderlich ist und wo deutlich günstigeren Alternativen, wie gebrauchte Softwarelizenzen, vollkommen ausreichen.

Das kann unmittelbare Folgen für die Integration sowie den Support haben, der innerhalb der jeweiligen Laufzeiten bei gebrauchten Lizenzen ebenso gegeben ist, wie bei der jeweiligen Neuversion.

Wird die Software in einem Unternehmensbereich nicht mehr benötigt, wird geprüft, ob die Lizenzen entweder innerhalb des Unternehmens genutzt werden können und so eine Neulizenzierung vermieden werden kann. Alternativ besteht bei On-Premise-Software die Option, diese an seriöse Anbieter von Gebrauchtsoftware, wie PREO, zu verkaufen und einen Teil der bisherigen Lizenzkosten am Ende zu remonitarisieren. Die zusätzlich generierten Einnahmen lassen sich dann für die Planung von neuen Investitionen einsetzen und entlasten so das bestehende IT-Budget. Und darüber hinaus nicht zu vergessen, leistet die Zweitverwertung einen nachhaltigen Beitrag zu einer aktiven Kreislaufwirtschaft.

Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten Sie gerne persönlich rund um die Integration von gebrauchter Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und erstellen Ihnen ein bedarfsgerechtes und unverbindliches Angebot inklusive Ihrem möglichen Einsparpotenzial.

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ITAM und Gebrauchtsoftware – mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen und Marktführer in Deutschland. Wir bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, die sich auditsicher in das bestehende Software Asset Management integrieren lassen. So sichern Sie sich alle Vorteile:

• Effizienzvorteile durch hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
  
  
• Nachhaltigkeitsvorteile durch den Einstieg in eine ressourcenschonende Kreislaufwirtschaft inklusive Verlängerung von Software- und Hardwarezyklen inklusive der damit verbundenen Reduktion von CO2-Emissionen - Stichwort Green IT.   
  
  
• Compliance-Vorteile durch den 100 Prozent rechts- und auditsicheren Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Kompetenzvorteile durch langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Kapazitätsvorteile durch ein etabliertes Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Referenzvorteile durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen für zahlreiche namhafte Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
  
  
  

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