Une gestion des actifs informatiques plus efficace, plus durable et plus sécurisée

Comment les entreprises peuvent bénéficier des logiciels déployés dans le cadre de la gestion des actifs informatiques (ITAM)

La gestion des actifs informatiques, communément appelée ITAM (pour Information Technology Asset Management), implique une supervision et une optimisation continues et exhaustives du matériel, des logiciels et des réseaux au sein d'une entreprise, et ce, durant l'ensemble de leur cycle de vie. Ce processus commence dès l'acquisition ou l'obtention des licences des ressources nécessaires, se poursuit à travers leur mise en place, déploiement et maintenance, et culmine dans leur vente ou leur mise au rebut.

À mesure que les besoins en ressources informatiques d'une entreprise s'accroissent, la gestion experte de ces actifs devient d'autant plus vitale pour assurer le bon fonctionnement des processus d'entreprise et, par extension, pour maintenir la compétitivité. Il est crucial que l'exploitation de ces ressources soit à la fois sûre et efficace afin de minimiser les risques, éviter toute surcapacité, et contrôler efficacement le coût total de possession (TCO).

Dans cet article, nous allons bien au-delà de la simple notion d'inventaire des actifs informatiques. Nous examinerons les facteurs clés de succès en ITAM et mettrons en lumière pourquoi un nombre croissant d'entreprises choisit d'intégrer des logiciels d'occasion dans leur stratégie de gestion des actifs.

Quelles sont les différentes catégories de la gestion des actifs informatiques ?

La gestion des actifs informatiques (ITAM) ne se réduit pas à répertorier et à gérer les ressources informatiques. Les grandes entreprises opérant sur plusieurs sites tirent un avantage particulier d'une gestion intégrée qui englobe diverses catégories et offre une vue d'ensemble pour mieux contrôler et optimiser leur infrastructure informatique.

Gestion des actifs matériels

Aucune grande entreprise ne peut se permettre de négliger la gestion proactive de son matériel informatique, qu'il s'agisse de terminaux fixes ou mobiles, de routeurs, de serveurs ou de postes de travail, sans oublier tout un éventail d'accessoires physiques. Au-delà du coût initial souvent élevé et des appels d'offres qui l'accompagnent généralement, des aspects comme la durabilité, la réduction des émissions de CO2 et la promotion d'une économie circulaire respectueuse des ressources deviennent de plus en plus importants.

Gestion des actifs logiciels 

Les applications logicielles sont aujourd'hui accessibles en permanence et partout. Si cette disponibilité offre un niveau de commodité et des solutions rapides, elle peut également conduire à des coûts inutilement élevés et à des défis en matière de conformité légale concernant les licences. Sans une gestion logicielle d'actifs (SAM) professionnelle, le suivi des licences logicielles et les accords de licences deviennent quasiment ingérables. Le risque de sanctions, de problèmes lors d'audits ou même de pénalités peut être élevé, sans parler du temps et des ressources consacrés au support interne. Licences excessives, licences insuffisantes, problèmes voire amendes à la suite d'audits de fournisseurs, volumes élevés de soutien interne, besoins accrus de formation, non-respect des réglementations : la liste des risques est longue et il est vital de les réduire pour assurer le succès opérationnel.

Gestion des actifs dans le Cloud

Les logiciels dans le Cloud présentent une multitude d'avantages, ce qui explique l'explosion du nombre de fournisseurs et de services dans ce domaine. Cette croissance rapide s'inscrit dans le contexte d'innovations majeures en intelligence artificielle (IA), internet des objets (IoT), interfaces utilisateur de nouvelle génération, informatique quantique et analyse en temps réel. Pour anticiper cette expansion du cloud computing et minimiser les risques associés, il est essentiel de disposer d'une gestion rigoureuse et professionnelle des coûts liés à ces services dématérialisés.

Gestion des immobilisations

Ici, l'accent est mis sur l'acquisition, la gestion et l'utilisation d'équipements fixes au sein de l'infrastructure informatique. Cela inclut des postes de travail, des imprimantes, des armoires de réseau, ainsi que des systèmes de climatisation pour les datacenters et autres équipements associés. Les défis principaux concernent l'achat économique de matériel de haute qualité, la prévention de commandes redondantes ou multiples, et la mise en place efficace de contrats de maintenance et de service.

Quels sont les leviers de réussite de la gestion des actifs informatiques ?

L'ITAM offre aux responsables informatiques l'opportunité de souligner les bénéfices de cette gestion au niveau de la direction, et de mettre en lumière son importance cruciale pour le succès global de l'entreprise. Voici les quatre leviers de réussite à considérer :

1. Toutes les informations en un seul endroit

Choisir et mettre en œuvre un outil ITAM adapté permet de centraliser toutes les données essentielles pour la prise de décisions relatives à l'inventaire et à l'utilisation des actifs. Cela inclut les localisations, les interactions avec les fournisseurs, les détails contractuels, les licences, les coûts, les utilisateurs, les permissions, le support et bien plus. Cette centralisation facilite non seulement une gestion efficace des actifs, mais elle permet aussi une surveillance et une optimisation systématiques.

2. Augmenter l'efficacité, réduire les coûts

Commandes redondantes, cycles d'utilisation courts, licences surabondantes, actifs sous-utilisés, coûts élevés de formation et de support interne, la liste des éléments qui génèrent des coûts est longue. Heureusement, le potentiel pour des économies est tout aussi considérable. Une gestion professionnelle de l'ITAM révèle ces opportunités et pave la voie pour des méthodes d'approvisionnement et des modèles de licences plus efficaces et mieux adaptés aux besoins.

3. Renforcer la sécurité et la conformité

Le respect des exigences légales et sectorielles devrait être une évidence. Cependant, la rapidité de mise en œuvre et un manque de connaissance des risques potentiels peuvent mettre ce principe en péril. Une gestion professionnelle des actifs informatiques permet d'identifier rapidement les risques en matière de sécurité et de conformité, grâce à un accès facile aux informations pertinentes et des audits internes réguliers, contribuant ainsi à leur minimisation efficace.

4. Renforcer la durabilité   

Avec l'expansion des obligations de divulgation en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE) à l'échelle de l'UE, le facteur de durabilité prend une nouvelle importance dans les entreprises de toutes tailles. Une gestion efficace de l'ITAM permet non seulement de repérer les opportunités d'efficacité à l'échelle de l'entreprise, mais aussi de créer les conditions nécessaires pour une gestion durable du cycle de vie des actifs informatiques.

Bon à savoir : Normes ISO pour la gestion des actifs informatiques

Les responsables informatiques désireux d'établir une gestion rigoureuse et complète des actifs informatiques peuvent se référer aux normes élaborées par l'Organisation internationale de normalisation (ISO). La série ISO-19770 propose un cadre composé de cinq parties distinctes, chacune adressant différents aspects de la gestion de l'information.

   

Analyse et gestion de l'ensemble du cycle de vie des différents actifs    

La gestion du cycle de vie des actifs informatiques est un processus dynamique qui s'étend à différentes catégories d'actifs et qui est structuré en phases distinctes, organisées chronologiquement. Ce processus prend en compte chacune de ces phases de manière systématique, permettant une approche intégrée à la gestion des ressources informatiques.

Exemple d'ITAM : Gestion du cycle de vie des logiciels

Dans la phase de planification, les besoins spécifiques des différentes divisions, départements ou équipes de l'entreprise sont évalués en fonction de critères prédéfinis. Un budget maximal est alors alloué pour le développement de logiciels ou l'acquisition des licences nécessaires. À ce stade, une analyse minutieuse permet de déterminer les cas où une solution Cloud serait pertinente et ceux où des alternatives plus économiques, comme des licences de logiciel d'occasion, seraient suffisantes.

Cette décision influence directement non seulement le processus d'intégration mais aussi le type d'assistance qui sera fourni, en fonction des termes spécifiques des licences, qu'elles soient d'occasion ou nouvelles.

Si un logiciel devient inutile dans une unité donnée de l'entreprise, une évaluation est effectuée pour déterminer si ses licences peuvent être réattribuées en interne, évitant ainsi l'achat de nouvelles licences. Pour les logiciels installés localement, il existe aussi la possibilité de les revendre à des vendeurs de logiciels d'occasion fiables, tels que PREO, afin de monétiser une partie des coûts de licences initiaux. Les fonds ainsi récupérés peuvent être réinvestis dans d'autres initiatives, allégeant le budget informatique. De plus, cette pratique de réutilisation soutient activement une économie circulaire durable.

Les experts en licences chez PREO sont disponibles pour vous fournir des conseils personnalisés sur l'intégration de logiciels d'occasion dans votre infrastructure informatique actuelle. Ils peuvent également vous proposer une offre sur mesure, sans engagement, incluant les économies potentielles envisageables.

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ITAM et logiciels de seconde main : plus d'efficacité, de durabilité et de sécurité

Nous sommes l'un des pionniers du commerce européen de licences de logiciels d'occasion et le leader du marché en Allemagne.  Nous mettons à la disposition des entreprises, des organisations et des institutions publiques un vaste éventail de licences en volume, disponibles à tout moment et intégrables de manière transparente dans votre gestion actuelle des actifs logiciels pour garantir leur conformité en cas d'audit. Voici les avantages clés que vous pourrez en tirer :

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