Microsoft MPSA – wichtige Fragen und Antworten

Wie sich ein MPSA und gebrauchte Lizenzen kombinieren lassen     

Ob Anwendungen, Betriebssysteme oder Server – die Dominanz von Microsoft im Markt für Standardsoftware ist groß. Fast jedes Unternehmen hat Produkte wie Windows oder MS Office im Einsatz und entsprechend lizenziert. Bei mittelständischen Unternehmen, Konzernen sowie größeren Einrichtungen oder öffentlichen Verwaltungen ist die Palette an lizenzierten Microsoft-Produkten und -Services entsprechend groß und die Software-Beschaffung und das Lizenzmanagement für IT-Verantwortliche oder Software Asset Manager*innen eine konstante Herausforderung. Mit einem Microsoft Products and Services Agreement, kurz MPSA, soll sich die Software-Beschaffung und Lizenzverwaltung deutlich vereinfachen lassen und für Unternehmen mittels eingebauter Rabattstufen auch günstiger werden. In diesem Blog-Beitrag gehen wir deshalb näher auf das Thema MPSA ein, geben Antworten auf wichtige Fragen und erläutern, warum die Kombination von einem MPSA und gebrauchten Microsoft-Lizenzen im On-Prem-Betrieb kein Widerspruch sein muss.

Was ist ein MPSA und für wen ist es besonders geeignet?

Ein Microsoft Products and Services Agreement ist ein unbefristeter Lizenzvertrag zur transaktionalen Beschaffung von Volumenlizenzen. Dieser eignet sich insbesondere für größere mittelständische Unternehmen, Konzerne, öffentliche Verwaltungen oder Bildungseinrichtungen, die eine Vielzahl an Microsoft-Produkten und -Diensten über Standorte und Ländergrenzen hinweg erwerben, nutzen und verwalten. Um einen solchen Lizenzvertrag abschließen zu können, müssen mindestens 250 Nutzer oder Geräte vorhanden sein.

Welche Vorteile bietet ein MPSA?

• Mehr Flexibilität durch die Bündelung von verschiedenen Microsoft-Produkten und -Services, wie On-Prem-Software, Cloud-Dienste oder beides in einem einzigen Vertrag. Diese können jederzeit erweitert oder reduziert werden, auch Software Assurance (SA) kann optional hinzugebucht werden.
  
  
• Eine zentrale Verwaltung von Lizenzen und Softwareübertragungen über zugeordnete Einkaufskonten im Microsoft Business Center.
  
  
• Einfachere Skalierbarkeit für wachstumsstarke Unternehmen, die leicht neue Lizenzen hinzufügen können, ohne separate Verträge abschließen zu müssen.
  
  
  

Welche Nachteile können sich aus einem MPSA ergeben?

• Durch eine vereinfachte Software-Beschaffung über kleinere Organisationseinheiten kommt es schnell zu Überkapazitäten und Ineffizienzen, die den eigentlichen Software-Bedarf übersteigen und trotz möglicher Rabattierungen das Lizenzbudget belasten.
  
  
• Die Software-Beschaffung konzentriert sich zu einseitig auf Microsoft-Produkte, was insbesondere bei Cloud-Produkten und -Services das Abhängigkeitsrisiko bis hin zu einem Vendor-Lock-in erhöht.
  
  
• Durch den Beschaffungsfokus geht der Blick für innovative Softwarelösungen anderer Anbieter sowie günstigere und nachhaltigere Lizenzierungsmöglichkeiten verloren.
  
  
  

Wie funktioniert die Software-Beschaffung mit MPSA?

Die Software-Beschaffung im Rahmen eines MPSA erfolgt über sogenannte Einkaufskonten (Purchasing Accounts). Die Verwendung von Einkaufskonten bietet Unternehmen die Möglichkeit, den Erwerb und die Verwaltung von Microsoft-Software und -Diensten flexibel einzelnen Organisationseinheiten, wie Abteilungen oder Projektgruppen, zuzuordnen und so den jeweiligen Bedarf und die damit verbundenen Budgets effizienter zu steuern. Dies ermöglicht auch eine klare Zuordnung von Lizenzkosten zu bestimmten Geschäftsbereichen, was ebenfalls die Budgetierung und Kostenkontrolle erleichtert.

Jedes Einkaufskonto wird einmalig registriert und einem der drei Kundensegmente Commercial, Academic oder Government zugeordnet. In einem MPSA können   Einkaufskonten verschiedener Segmente geführt werden. Innerhalb eines MPSA wird ein Einkaufskonto als sogenannter Vertragsverwalter benannt, der das MPSA übergreifend steuert und unter anderem den kompletten Lizenzbestand kontenübergreifend anzeigen kann.

Zudem können einem Einkaufskonto verschiedene Licensing Solution Partner (LSP) zugewiesen werden, die allerdings für die Region des Einkaufskontos autorisiert sein müssen.

Welche Produktgruppen und Preislevel gibt es und wie funktioniert eine Preislevel-Anpassung?

Im Rahmen des Microsoft MPSA gibt es mit Betriebssystemen, Anwendungen und Server drei Produktgruppen, für jeweils ein eigener Preislevel definiert und festgelegt wird. Der Preislevel basiert abhängig von den jeweiligen Preisen für ein Produkt auf einem sogenannten Punktwertesystem. Dabei werden sowohl On-Premise-Volumenlizenzen als auch cloudbasierte Produkte zusammengefasst, so dass sich ein MPSA insbesondere für hybride Softwarelandschaften eignet. Aktuell bestehen vier Preislevel mit jeweils definierten Punktwerten. So gilt beispielsweise Preislevel 1 aktuell ab 500 Punkten und Level 4 ab 25.000 Punkten.

Einkäufe von Einkaufskonten innerhalb eines MPSA werden bei Unternehmen im Produktsegment Commercial zusammengefasst und kontinuierlich in Mindestpunktgrenzen umgerechnet, um das günstigste Preislevel zu erreichen. Innerhalb der Vertragslaufzeit wird der Einkaufskonten-Pool kontinuierlich überprüft. Sobald die entsprechende jährliche Mindestpunktgrenze, beispielsweise 500, im Rahmen einer Bestellung erreicht wird, greift bereits für diese Bestellung der rabattierte Preis der Folgestufe 2. Für alle folgenden Bestellungen der gesamten Organisation gilt danach automatisch das neue Preislevel. Organisationen der Bereiche Forschung und Lehre (Academic) sowie öffentliche Verwaltungen (Public) haben hingegen nur ein Preislevel.

MPSA und gebrauchte Microsoft-Lizenzen – funktioniert das?  

Es ist problemlos möglich, neben einem MPSA-Lizenzvertrag auch gebrauchte Softwarelizenzen von Microsoft zu lizenzieren und zu nutzen. Insbesondere Unternehmen, die im Rahmen einer hybriden Softwarearchitektur sowohl die Vorteile von cloudbasierten Produkten und Services nutzen, aber in Teilen bewusst auf On-Prem-Lösungen setzen, können von beiden Lizenzierungsoptionen profitieren. Sofern für die zu erwerbenden Lizenzen keine Software Assurance (SA) benötigt wird, liegt es finanziell nahezu auf der Hand, diese gebraucht zu kaufen und die damit verbundenen Preisvorteile gegenüber einer MPSA-Lizenzierung von bis zu 70 Prozent zu nutzen.

Die Vorteile gebrauchter On-Prem-Lizenzen von Microsoft

Als einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchter Software bietet PREO Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen aktueller und älterer Programmversionen von Standardsoftware marktführender Hersteller, insbesondere von Microsoft. Welcher Bedarf an gebrauchter Software für Betriebssysteme, Anwendungen oder Server auch immer besteht, mit PREO haben sie alle Vorteile auf ihrer Seite:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion. 
     
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Detaillierte Marktkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  
  
• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Aktiver Beitrag zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks im IT-Bereich durch den Einstieg in eine ressourcenschonende Kreislaufwirtschaft inklusive Verlängerung von Software- und Hardwarezyklen.
  
  
• Überzeugende Referenzprojekte für zahlreiche namhafte Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
  
  

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