Gebrauchte Lizenzen als strategische Option einer modernen Krankenhaus-IT

Kosteneffizienz, Lizenztransparenz und Sicherheit für Betriebe im Gesundheitssektor

Das deutsche Gesundheitssystem ist nach wie vor eines der leistungsfähigsten, aber auch teuersten in Europa. Eine alternde Bevölkerung, die stagnierende Wirtschaft, systemische Fehlanreize, hohe Ineffizienzen durch mangelnde Vernetzung, ein massiver Investitionsstau bei Infrastruktur und Digitalisierung sowie der steigende Fachkräftemangel sorgen seit Jahren für stetig wachsenden wirtschaftlichen Druck. Besonders kleinere und mittelgroße Krankenhäuser, aber zunehmend auch größere Betriebsgesellschaften, kämpfen mit den aktuellen Herausforderungen und Rahmenbedingungen – teilweise ums Überleben. Um die Versorgungsqualität zu stärken und die Krankenhauslandschaft landesweit zukunftsfähig aufzustellen, wurde noch Ende 2024 eine weitere, große Reform des Krankenhaussektors mit gezielten Strukturveränderungen, einer Stärkung der sektorübergreifenden Zusammenarbeit und einem konsequenten Ausbau der Digitalisierung auf den Weg gebracht. Doch genau hier stoßen viele Einrichtungen an finanzielle Grenzen.

Vor diesem Hintergrund gehen wir in diesem Blog-Beitrag darauf ein, wie Krankenhäuser sich durch ein vorausschauendes Lizenzmanagement und den Einsatz gebrauchter Softwarelizenzen gezielte finanzielle Spielräume für digitale Investitionen schaffen können. Zudem zeigen wir anhand eines praktischen Branchenbeispiels, was ein Gebrauchtsoftwareanbieter, insbesondere für Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen, erfüllen sollte und warum PREO der richtige Partner ist.

Investitionen in die Digitalisierung: Neue Spielräume für knappe Budgets

Die aktuelle Reform setzt unter anderem auf eine digital gestützte Infrastruktur zur besseren Steuerung und Versorgung. Dazu zählen unter anderem elektronische Patientenakten (ePA), klinische Entscheidungsunterstützungssysteme mit verstärktem KI-Einsatz oder moderne Kommunikationslösungen. Diese Entwicklungen sind essenziell, um Prozesse zu optimieren, die Behandlungsqualität zu erhöhen und Ressourcen effizienter einzusetzen. Gleichzeitig stellen sich IT-Leiter und Software-Asset-Manager zunehmend die Frage, wie sich diese digitalen Anforderungen finanzieren lassen – insbesondere vor dem Hintergrund angespannter Budgets und der Notwendigkeit, die strengen Vorgaben des Gesundheitssektors im Bereich Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Compliance zu erfüllen.

In diesem Spannungsfeld gewinnen gebrauchte Softwarelizenzen für den On-Prem-Betrieb als strategische Beschaffungsoption zunehmend an Bedeutung, denn viele zentrale Anwendungen, wie etwa Verwaltungs- oder Diagnosesoftware, laufen nach wie vor in eigenen lokalen Rechenzentren. Der Umstieg auf die Cloud ist nicht in allen Bereichen kurzfristig realisierbar oder gewünscht, zum Beispiel aus Sicherheits- und Compliance-Gründen oder aufgrund fehlender Systemkompatibilität.

Der Kauf gebrauchter Lizenzen, insbesondere von weitverbreiteter Standardsoftware, wie Microsoft Office-Anwendungen oder Serverprodukten wie VMware, bietet hier eine praxiserprobte und kostensenkende Alternative, um Investitionsbudgets zu entlasten, ohne bei Sicherheit und Compliance Abstriche machen zu müssen.

So profitieren Krankenhäuser von gebrauchten Lizenzen

Ein wesentlicher Vorteil von Gebrauchtsoftware sind die je nach Lizenzversion um 30 bis 70 Prozent niedrigeren Kosten gegenüber einem Neukauf. So können Krankenhausgesellschaften ihr IT-Budget deutlich effizienter einsetzen und gleichzeitig Mittel für dringend benötigte Investitionen in Infrastruktur, Geräte oder Personal freisetzen. Da es sich bei gebrauchter Software um Perpetual-Lizenzen handelt, entfallen zudem die wiederkehrenden Mietkosten bei Abo-Modellen. Gerade im Vergleich zu Cloud-Lösungen überzeugen On-Premises-Lösungen mit Gebrauchtlizenzen auf lange Sicht immer wieder mit deutlichen Kostenvorteilen bei voller Kontrolle über Systemlandschaft und Datenhaltung. Beispielsweise konnten die Asklepios-Kliniken durch das Projekt mit PREO ihre Kosten um 50% senken und in eine agile und skalierbare IT-Landschaft reinvestieren.

Ein noch immer auftauchender Vorbehalt gegenüber gebrauchter Software ist das Thema Rechtssicherheit. Dabei ist der Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen unter klaren Voraussetzungen innerhalb der EU seit mehr als 10 Jahren legalisiert. Dazu gehört insbesondere, dass die Software vom ursprünglichen Lizenznehmer vollständig deinstalliert und nicht mehr genutzt wird, sodass eine gültige, unbefristete Lizenz rechtssicher übertragen werden kann.

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Was Krankenhausgesellschaften bei der Anbieterauswahl beachten sollten

Professionelle Anbieter von Gebrauchtsoftware für Unternehmen stellen durch Dokumentation und transparente Nachweise sicher, dass sämtliche angebotenen Lizenzen auditsicher sind. Gerade in Krankenhäusern, die zum KRITIS-Umfeld zählen und unter besonderer Beobachtung hinsichtlich IT-Sicherheit und Compliance stehen, ist diese Transparenz essenziell. Darüber hinaus bieten etablierte Händler auch Unterstützung bei Lizenzmanagement, Audits, Fragen zu Herstellerverträgen sowie Expertise im europäischen Lizenzrecht, um Risiken zu minimieren und internen Aufwand zu reduzieren.

Diese und weitere wichtige Faktoren für eine sichere Anbieterauswahl haben die PREO-Lizenzexpert*innen in einer Checkliste zusammengestellt. Hier geht’s zum kostenfreien Download.

IT-Modernisierung am LKH Andernach – Lizenztransparenz entscheidend 

Das Landeskrankenhaus Andernach (LKH) modernisierte seine IT-Infrastruktur, da der Support für Microsoft Office 2013 auslief. Um Kosten zu sparen und laufende Gebühren zu vermeiden, entschied sich das LKH gegen Microsoft 365 und für den Erwerb gebrauchter On-Premises-Lizenzen. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens, wobei besonderer Wert auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit gelegt wurde.

Ein zentrales Vergabekriterium war dabei der lückenlose Nachweis der Rechtekette jeder Lizenz bis zum ursprünglichen Ersterwerber, so dass Anbieter ohne vollständige Nachweise ausgeschlossen wurden. „Die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Rechtekette ist für uns im Rahmen eines Audits oder eines möglichen Weiterkaufs zwingend erforderlich“, verdeutlicht Stefan Bach, Abteilungsleiter Informationstechnologie. Ergebnis: PREO überzeugte sowohl bei den Transparenzanforderungen der benötigten Microsoft-Lizenzen als auch wirtschaftlich und bekam in fast jeder Kategorie den Zuschlag.

Das LKH Andernach ist als Anstalt des öffentlichen Rechts mit über 5.000 Mitarbeitenden der größte Krankenhausträger in Rheinland-Pfalz im psychiatrisch-psychotherapeutischen und neurologischen Bereich. Das Verfahren gilt für das LKH als zukunftsweisendes Instrument zur rechtssicheren und wirtschaftlich nachhaltigen IT-Beschaffung. “Wer Transparenz konsequent zum Vergabekriterium erhebt, sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für langfristig belastbare Vergabeentscheidungen”, fasst Stefan Bach seine Erfahrungen zusammen. Hier geht‘s zum kompletten Kunden-Case.

Auditsichere gebrauchte Softwarelizenzen für Krankenhäuser und Unternehmen

Als einer der führenden B2B-Händler von Gebrauchtsoftware in Europa bietet PREO  seit 20 Jahren Krankenhausgesellschaften und Gesundheitsanbietern sowie mittelständischen Unternehmen, Konzernen und öffentlichen Verwaltungen rechtssichere Lizenzen führender Hersteller wie Microsoft, Adobe, Oracle, VMware, Foxit oder ZWSoft. Über 5.000 Kund*innen profitieren von:

• Einsparungen von bis zu 70 Prozent gegenüber Neulizenzen
  
  
• einem vollständig rechts- und auditsicheren Lizenzerwerb mit transparenter Dokumentation im PREO-Lizenzportal Easy Compliance
  
  
• persönlicher Beratung zu Lizenztransaktionen sowie zur Integration in klassische IT-Infrastrukturen und hybride Cloud-Modelle
  
  
• fundierter Expertise aus zahlreichen erfolgreich realisierten Referenzprojekten in unterschiedlichen Branchen

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