Lizenz-Inventarisierung – welche Alternative bremst die Cloud-Kostenspirale?

Microsoft läutet nächste Preisrunde für diverse M365-Produkte ein.

Nach der saftigen Erhöhung von durchschnittlich elf Prozent in Europa im Frühjahr 2023 läutet der Softwareriese aus Redmond für verschiedene Microsoft-365-Produkte ab April 2025 die nächste Preisrunde ein. Die Ankündigung der höheren Dollarpreise dürfte mit hoher Wahrscheinlichkeit auch auf die Europreise durchschlagen. In diesem Blog-Beitrag geben wir einen ersten Überblick und zeigen, wie Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen nach einer Lizenz-Inventarisierung durch die Integration gebrauchter Microsoft-Lizenzen auditsicher und ohne Qualitätsverlust ihre Lizenzkosten nachhaltig senken können.

Microsoft-Produkte werden teurer – darauf sollten sich Unternehmen einstellen

Microsoft hat für das Frühjahr 2025 gleich mehrere unterschiedliche Preisänderungen angekündigt. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sollten sich insbesondere auf höhere Lizenzkosten bei den folgenden Business-Produkten einstellen:

Microsoft 365 Business-Pläne

Die Preise für bestimmte Microsoft 365 Business-Pläne sollen um durchschnittlich fünf bis zehn Prozent steigen, insbesondere für die Varianten mit zusätzlichen Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, wie beispielsweise Microsoft 365 Business Premium. Hier hängen die genauen Preisänderungen jedoch von der jeweiligen Region ab.

Teams Phone Standard

Der Preis für das Teams Phone Standard-Abonnement erhöht sich ab dem 1. April 2025 um 25 Prozent von acht auf zehn US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Diese Änderung betrifft alle Business-Kunden, die auf Microsoft Teams für geschäftliche Telefonie setzen.

Business-Intelligence-Plattform Power BI

Power BI ermöglicht es Unternehmen und Benutzer*innen, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu analysieren und kohärent zu visualisieren. Die Preise steigen in der Version Power BI Pro um 40 Prozent von zehn auf vierzehn US-Dollar pro Nutzer und Monat und der Version Power BI Premium um 20 Prozent von 20 auf 24 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Dynamics 365

Bei Microsoft Dynamics 365-Lizenzen, die häufig von Unternehmen für CRM- und ERP-Lösungen genutzt werden, stehen ebenfalls Preiserhöhungen an. Die genauen Details variieren je nach Lizenztyp, wobei auch hier eine Steigerung um etwa fünf bis zehn Prozent zu erwarten ist.

PREO-Tipp: Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sollten die Gelegenheit nutzen, um im Vorfeld eine genaue Lizenz-Inventarisierung durchzuführen. Dabei lassen sich Optimierungspotenziale für die bestehenden Softwareassets identifizieren und bedarfsgerechte Lizenzierungsalternativen, wie die Integration gebrachter Microsoft-Lizenzen, prüfen und realisieren. Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten und unterstützen Sie dabei gerne persönlich und errechnen auf Basis des aktuellen Lizenzbestands das mögliche Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen.

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Flexibler, aber teurer - fünf Prozent Aufpreis bei monatlicher Zahlung

Business-Kunden mit Jahresabonnements bietet Microsoft ab Dezember 2024 mit der monatlichen Ratenzahlung mehr Flexibilität, lässt sich diese jedoch mit einem Aufpreis von 5 Prozent bezahlen. Diese neue Zahlungsoption gilt weltweit und für die meisten Produkte, unter anderem:

• Microsoft 365 inklusive verschiedener Copilot-Versionen 
• Office 365
• Windows 365
• Dynamics 365
• Enterprise Mobility und Security (EMS)

Gut zu wissen: Um diesen Zuschlag zu vermeiden, können Business-Kunden weiterhin die jährliche Vorauszahlung wählen. An den bestehenden Abo-Laufzeiten ändert die Umstellung der Zahlungsweise allerdings nichts. Diese bleiben unverändert bestehen.

Lizenz-Inventarisierung - bis zu 70 Prozent Einsparpotenzial mit Gebrauchtsoftware

Kontinuierlich steigende Lizenzkosten für beliebte Softwarelösungen wie Microsoft 365 werden insbesondere für größere Unternehmen und öffentliche Verwaltungen zunehmend zu einer finanziellen Belastung. Warnendes Beispiel sollte dabei die Entwicklung der Microsoft-Kosten der Bundesregierung und ihrer Ressorts im Zeitraum von 2017 bis 2023 sein. Diese sind im jährlichen Vergleich prozentual um über 250 Prozent auf mittlerweile rund 200 Millionen Euro gestiegen. Doch auch andere Anbieter schlagen mit kräftigen Preisanstiegen zu Buche. Kein Wunder, dass immer mehr IT-Verantwortliche nach kostengünstigen Alternativen suchen, um die steigenden Kosten zumindest teilweise zu kompensieren.

Vom Hersteller angekündigte Preiserhöhungen sind deshalb ein idealer Anlass, den aktuellen Lizenzbestand zu überprüfen und bedarfsgerecht anzupassen. Denn nicht jeder Arbeitsplatz benötigt einen cloudbasierten Funktionsumfang inklusive Kollaborationstools wie MS-Teams oder den KI-Assistenten Copilot. Insbesondere in einem stationären Arbeitsumfeld mit einem hohen Umfang an wiederkehrenden Aufgaben reichen die Funktionalitäten von bestehenden On-Premise-Versionen in den meisten Fällen aus. Nach einer Lizenz-Inventarisierung richtet sich der Blick dann häufig auf kostengünstigere Lizenzierungsmöglichkeiten. So rechnen sich insbesondere bei weitverbreiteter Standardsoftware in den meisten Fällen die Angebote des Software-Zweitmarktes, beispielsweise für MS Office, aber auch für Windows Server inklusive Server-CAL oder Windows Betriebssysteme. Denn je nach Alter und Lizenzversion bietet Gebrauchtsoftware Kostenvorteile von bis zu 70 Prozent gegenüber der aktuellen Cloud-Lizenz und das auditsicher und ohne Qualitätsverlust, da sich Software weder abnutzt noch altert. Zudem lassen sich Kauflizenzen bei Bedarf auch wieder verkaufen und damit zusätzliche Einnahmen generieren.

Praxisbeispiel LMT-Group – hybride Softwarelösung spart sechsstellige Lizenzkosten

Eine umfangreiche Lizenz-Inventarisierung war auch die Grundlage für die Umsetzung einer hybriden Software-Architektur bei der weltweit tätigen LMT Group, einem führenden Unternehmen im Bereich Spezialmaschinenbau. Für insgesamt 2.200 Seats an 10 länderübergreifenden IT-Standorten sollten Microsoft-Lizenzen bedarfsgerecht beschafft werden. Die hybride Softwarelösung kombinierte unter anderem einen Office 365 E1-Plan mit gebrauchten Lizenzen für Office 2016 und Windows 2016 Server CAL. So ergibt sich die Funktionalität eines E3-Plans, jedoch ohne Office ProPlus. Im Ergebnis erzielte das Unternehmen ohne Produktivitätseinbußen eine Ersparnis im oberen sechsstelligen Bereich. Die Investition amortisierte sich damit bereits im zweiten Jahr.

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PREO – erfahrener und seriöser B2B-Anbieter für Gebrauchtsoftware

PREO bietet Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen weitverbreiteter Standardsoftware marktführender Hersteller, wie Microsoft oder Adobe. Welcher Bedarf auch immer besteht, mit PREO haben Kund*innen alle Vorteile auf ihrer Seite und profitieren von

• hohen Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
     
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• persönlicher Beratung zu allen Fragen rund um Lizenztransaktionen oder der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Cloud-Modelle.
  
  
• bestehenden Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks. Apropos Nachhaltigkeit: PREO ist als einziger Händler für Gebrauchtsoftware mit einer aktuellen Scorecard bei EcoVadis, dem weltweit größten Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, gelistet.
  
  
• der Expertise aus zahlreichen Referenzprojekten, die PREO bereits für namhafte Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Sektoren erfolgreich realisiert hat.

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