Wie Sie keinen Cent Ihres Softwarebudgets verschenken

IT-Leiter, Chief Digital Officers (CDO) und die Manager*innen der Softwarelizenzen tragen Verantwortung für vielschichtige IT-Architekturen und Software-Landschaften, bei denen es längst nicht mehr nur um hohe Verfügbarkeit und effiziente Wartung geht.

Vielmehr rückt die perspektivische Weiterentwicklung der IT-Funktionalität eines Unternehmens immer mehr in den Mittelpunkt. Von der Infrastruktur bis zur Integration einer Vielzahl von Softwarethemen greifen so viele Aspekte ineinander, dass Kostenoptimierung ebenso entscheidend wie schwierig ist.

Um Spielräume für neue Maßnahme zu gewinnen, sollten Sie daher die angesetzten Budgets nicht nur irgendwie auszuschöpfen, sondern die Ausgabenstrukturen selbst verbessern. Denn von Ihrem Budget für Software sollten Sie weder einen Cent verschenken noch überflüssigerweise ausgeben.

Das letzte Quartal ist ideal für Budgetreview, Planung und Überprüfung der Lizenzbestände

Viele Controller*innen bestrafen Sparsamkeit. Gesparte Kosten in einem Jahr führen zu einer niedrigeren Budgetierung im nächsten Jahr. Ist das letzte Quartal angebrochen, sollten Lizenzmanager*innen daher dringend die Lizenzbestände überprüfen, um noch vorhandene Budgetmittel nicht zu „verschleudern“, sondern wirklich klug auszuschöpfen. Denn auch nicht benötigte oder viel zu teure Softwarelizenzen bedeuten letztlich, dass bares Geld verschenkt wird.

Beim Blick auf den Lizenzbestand des Unternehmens gibt es viele Fragen, die zu spürbaren Optimierungen führen können wie zum Beispiel:

• Haben wir alle Lizenzen, die wir benötigen?
• Sind Lizenzen im Bestand, für die der externe Support ausgelaufen ist (z.B. Office 2007, Exchange, Visio)?
• Würde unser Lizenzbestand ein Audit bestehen?
• Könnten wir anstehende Neuanschaffungen mit dem Kauf gebrauchter Softwarelizenzen ersetzen?
• Gibt es Überlizenzierungen, die wir verkaufen sollten?
  

Tipp: Gebrauchtsoftware-Lizenzen strategisch einbeziehen

Falls bei der Überprüfung eine Unterlizenzierung auffällt, ist es oft das Beste, das noch vorhandene Budget in gebrauchte Software zu investieren. Denn diese ist bei gleicher Funktionalität bis zu 50 % günstiger als Neuware.

Außerdem entstehen durch den Kauf gebrauchter Software keine laufenden monatlichen Kosten für die Softwarenutzung. Sie sparen also auch in nächsten Jahr noch Geld.

Budget erweitern durch Verkauf überflüssiger Lizenzen – achten Sie auf diese 4 Voraussetzungen

Anschaffungen streichen ist eine Möglichkeit, das IT-Budget zu optimieren. Eine andere: Frühere Anschaffungen wieder zu Geld machen. Das gilt nicht nur für Hardware wie Laptops oder Abteilungsdrucker, sondern auch für Standardsoftware. Achten Sie lediglich auf diese 4 Grundvoraussetzungen:

1. Die nicht mehr benötigten Lizenzen sind erstmalig in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht worden
   In der EU gilt für Gebrauchtsoftware der Erschöpfungsgrundsatz. Dies bedeutet: Waren, die mit Zustimmung der Rechtsinhaber*innen in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht wurden, können danach frei in dieser Region gehandelt werden. Das Verbreitungsrecht des Herstellers hat sich nach dem Erstverkauf „erschöpft“ und der Weiterverkauf der Software ist legal.
   
2. Nur gekaufte Software kann übertragen werden
   Klare Sache: Software aus laufenden Leasing- oder Mietverträgen können Sie nicht weiterverkaufen.
   
3. Lizenzen aus Volumenverträgen können auch teilweise verkauft werden
   Auch dies ist rechtlich geklärt. Lizenzen eines Volumenvertrags sind jeweils selbstständige Nutzungsrechte, die eigenständig übertragen werden können. Sie können daher einen Teil der Lizenzen behalten, einen anderen verkaufen. Eine Ausnahme bilden Client- Server-Installationen.
   
4. Sie machen Lizenzen vor dem Verkauf unbrauchbar
   Verkäufer*innen dürfen die zu verkaufenden Lizenzen natürlich selbst nicht weiter nutzen. Sie müssen die Software vor dem Verkauf von den Rechnern deinstallieren und verbindlich bestätigen, dass sie die Lizenzen nicht mehr verwenden. Ungenutzte Softwarelizenzen sind eine gute Option, um ein IT-Budget zu erweitern. Wir stehen seit 2005 den Unternehmen als erfahrener Ankaufpartner zur Seite und machen Ihnen für Ihre ungenutzten Softwarelizenzen ein schnelles und gutes Angebot.

Sicherheit beim Gebrauchtsoftwarekauf: Das große Plus

Unsere Lizenzen aus zweiter Hand sind nicht nur günstig, sondern auch sicher. Von PREO gehandelte Lizenzen sind zuvor von unserer Rechtsabteilung auf Herz und Nieren geprüft. Danach bestehen sie jedes Software-Audit. Dafür steht unsere 3-fache Auditsicherheit.

Ein entscheidender Punkt ist dabei: PREO-Kund*innen erhalten detaillierte Informationen über die Rechtekette. Diese Offenlegung beinhaltet bei unseren Transfers die Nachweise,

1. aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern),
2. wer die Eigentümer*innen waren
3. und ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben

Hinzu kommen noch die Details der Updatehistorie. Und falls Ihnen das an Sicherheit nicht reicht: Unsere Übertragungen sind zudem gegen Transferfehler versichert. Die Versicherung deckt etwaige entstehende Vermögensschäden bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro ab.

Auch in großen Unternehmen nutzen daher immer mehr IT-Verantwortliche Gebrauchtsoftware, um die Budgets für die Software-Umgebungen so zu nutzen, dass kein Cent verschenkt wird.

Möchten Sie Ihre Softwarekosten optimieren?

Bei Fragen zu Ihren Möglichkeiten, Ihre Softwarekosten zu optimieren, helfen Ihnen unsere Lizenzexpert*innen gern kostenlos und unverbindlich weiter.

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