Come non sforare neanche di un centesimo il budget destinato ai software

I responsabili IT, i Chief Digital Officer (CDO) e i gestori delle licenze software sono responsabili di architetture IT a più livelli e di ambienti software, per i quali ormai da molto tempo non contano più soltanto un’elevata disponibilità e una manutenzione efficiente.

Piuttosto, a spostarsi sempre più al centro dell’attenzione è la prospettiva dell’ulteriore sviluppo delle funzionalità IT di un’impresa. Dall’infrastruttura all’integrazione di una moltitudine di argomenti relativi al software, si intrecciano così tanti aspetti che l’ottimizzazione dei costi risulta tanto cruciale quanto difficile.

Per ottenere un margine di manovra per nuove misure, quindi, non si dovrebbero solo esaurire in qualche modo i budget fissati, ma migliorare le strutture di spesa stesse. Infatti, non dovreste sforare neanche di un centesimo il vostro budget destinato ai software, né spendere più del necessario.

L’ultimo trimestre è ideale per la revisione del budget, la pianificazione e la revisione dell’inventario delle licenze

Molti controller puniscono la parsimonia. I costi risparmiati in un anno, infatti, portano a una riduzione del budget nell’anno successivo. Una volta iniziato l’ultimo trimestre, i gestori delle licenze dovrebbero apprestarsi a controllare i loro inventari delle licenze per non “sperperare” i fondi del budget rimanenti, bensì utilizzarli con saggezza. Dopotutto, le licenze software non necessarie o troppo costose in ultima analisi significano che il denaro viene sprecato.

Quando si considera l’inventario delle licenze dell’azienda, ci sono molte domande che possono portare a notevoli ottimizzazioni, come ad esempio:

• abbiamo tutte le licenze che ci servono?
• disponiamo di licenze nell’inventario per le quali l’assistenza esterna è scaduta (ad esempio Office 2007, Exchange, Visio)?
• il nostro inventario delle licenze supererebbe un audit?
• potremmo sostituire i prossimi nuovi acquisti acquistando licenze software usate?
• vi è un eccesso di licenze che dovremmo vendere?

Consiglio: includete le licenze software usate in modo strategico

Se durante l’audit viene rilevata una sublicenza, spesso è meglio investire il budget rimanente in software usati. Questo perché sono fino al 50% più economici rispetto ai software nuovi e hanno le stesse funzionalità.

Inoltre, l’acquisto di software usati non comporta alcun costo mensile continuo per l’utilizzo dei software. In tal modo, risparmierete anche nell’anno successivo.

Ampliate il vostro budget vendendo le licenze ridondanti prestando attenzione a questi 4 requisiti

L’annullamento degli acquisti è un modo per ottimizzare il budget informatico. Un altro modo è monetizzare nuovamente gli acquisti precedenti. Ciò vale non solo per gli hardware come i computer portatili o le stampanti dei reparti, ma anche per software standard. Dovete solo prestare attenzione a questi 4 requisiti di base:

1. Le licenze non più necessarie sono state immesse sul mercato per la prima volta nell’UE/SEE
   Nell’UE, ai software usati si applica il principio di esaurimento. Ciò significa che i prodotti che sono stati immessi sul mercato nell’UE o nel SEE con il consenso del titolare del diritto possono quindi essere liberamente commercializzati in questa regione. Il diritto di distribuzione del produttore è stato “esaurito” dopo la vendita iniziale e la rivendita del software è legale.
2. È possibile trasferire solo software acquistati
   Una cosa è chiara: non è consentito rivendere software dei contratti di leasing o di noleggio in corso.
3. Anche le licenze derivanti da contratti a volume possono essere parzialmente vendute
   Anche questo è stato chiarito dal punto di vista giuridico. Le licenze di un contratto a volume sono diritti di utilizzo indipendenti che possono essere trasferiti in modo autonomo. È possibile quindi mantenere una parte delle licenze e vendere un’altra parte. Fanno eccezione le installazioni Client Server.
4. Rendete inutilizzabili le licenze prima di venderle
   Il venditore ovviamente non può continuare a utilizzare le licenze in vendita e deve disinstallare i software dai suoi computer prima della vendita e confermare in modo vincolante che non utilizzerà più le licenze in questione.
   Le licenze software non utilizzate sono una buona opzione per ampliare un budget dedicato agli acquisti informatici. Dal 2005 assistiamo le imprese come partner di acquisto esperto e siamo in grado di farvi rapidamente una buona offerta per le vostre licenze di software non utilizzate.

Sicurezza nell’acquisto di software usati: il grande vantaggio lus

Le nostre licenze di seconda mano non sono soltanto economiche, ma anche sicure. Le licenze negoziate da PREO sono state accuratamente controllate in precedenza dal nostro ufficio legale. Dopodiché superano ogni audit di software. Garantiamo quindi una tripla sicurezza dell’audit.

Un punto decisivo a favore è che i clienti PREO ricevono informazioni dettagliate sulla catena dei diritti. Per i nostri trasferimenti, questa informativa include la documentazione attestante

1. il tipo di contratto da cui proviene il software (ivi compresi i numeri di contratto),
2. chi erano i precedenti proprietari del software
3. e se i software sono stati installati in modo conforme.

A ciò si aggiungono i dettagli della cronologia degli aggiornamenti. Inoltre, qualora ciò per voi non fosse sufficiente in termini di sicurezza: i nostri trasferimenti sono assicurati anche contro gli errori di trasferimento. L’assicurazione copre eventuali perdite finanziarie sostenute fino a un importo di 10 milioni di euro.

Anche nelle grandi aziende, quindi, un numero sempre maggiore di responsabili IT utilizza sempre più software usati per sfruttare i budget per gli ambienti software in modo tale da non sprecare neanche un centesimo.

Desiderate ottimizzare le vostre spese per i software?

Se avete domande sulle vostre possibilità di ottimizzazione dei costi per i software, i nostri esperti in materia di licenze saranno lieti di aiutarvi gratuitamente e senza impegno.

Telefono: +39 02 873 692 55