Datum:
1 Feb 2023
Autor:
PREO AG
Microsoft-Lizenzierung
Wie Unternehmen Standardsoftware bedarfsgerecht nutzen und Kosten reduzieren
MS Office ist die mit großem Abstand am weitesten verbreitete Anwendungssoftware in Büros und Verwaltungen. Die Marktanteile lagen laut einer Umfrage aus dem Jahr 2020 in Deutschland bei rund 85 Prozent und dürften in anderen europäischen Ländern ähnlich hoch sein. Aufgrund der Vielzahl an Einsatzbereichen und Anwendungsfeldern managen IT- oder SAM-Verantwortliche großer und mittelständischer Unternehmen oder Verwaltungen schnell große Lizenzvolumina im vier- oder fünfstelligen Bereich. Die damit verbundenen Kosten für die jeweils neuesten Office-Lizenzen binden einen großen Teil des IT-Budgets, zumal diese bedingt durch Windows- und Server-Releases gegebenenfalls noch Folgekosten auf der Hardware-Seite nach sich ziehen können. Um dem steigenden Kostendruck etwas entgegenzusetzen, scheuen immer mehr Unternehmen mittlerweile die Umstellung auf die cloudbasierte Lizenzversion Office 365 und kaufen Office-Lizenzen stattdessen vollständig oder teilweise gebraucht. Warum sich die bewährte On-Premises-Lösung mit gebrauchten Office-Lizenzen wieder wachsender Beliebtheit erfreut, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Office gebraucht kaufen als On-Premises-Lösung oder neu in der Cloud?
Bis Anfang der 2010er-Jahre war On-Premises-Software (On Premises oder kurz On-Prem) das gängige Lizenzierungsmodell für serverbasierte Programme. Unternehmen kauften in der Regel ihre benötigten MS Office-Lizenzen als Volumenlizenzen und nutzten diese vor Ort auf eigenen oder extern angemieteten Servern bestehender Rechenzentren. Bedingt durch die dynamische Entwicklung der digitalen Arbeitswelt in Verbindung mit einer deutlich größeren Mobilität und Flexibilität im Berufsalltag nimmt das cloudbasierte Lizenzmodell „Software as a Service“ (kurz SaaS) seit einigen Jahren einen immer größeren Stellenwert ein. Als von großen Anbietern wie Microsoft mit Nachdruck im Markt platziertes Angebot wird Office 365 als jederzeit abrufbare und damit verfügbare Dienstleistung über die Anbieterserver bereitgestellt. Dabei verbleiben die gesamte Betriebsverantwortung, Serverkapazitäten, Übertragung, Wartung und Services beim Anbieter.
Gebrauchte Office-Lizenzen für Unternehmen – Vorteile einer On-Premises-Lösung
- Kauf und Betrieb der Software vor Ort auf eigenen Servern (Rechenzentren) und nicht auf denen des Anbieters
- Weitgehende Anbieterunabhängigkeit
- Eigenständige Erweiterungen und Anpassungen an die bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens oder einzelner Arbeitsbereiche
- Hohe Anwendungsstabilität und geringerer interner Schulungsaufwand durch etablierte und bekannte Versionen von MS Office
- Vollumfängliche Datenhoheit durch Umsetzung eigener Standards, zum Beispiel in puncto Servereigentum und -standort
- Möglichkeit der Remonetarisierung durch den Verkauf nicht mehr benötigter, gebrauchter Office-Lizenzen
PREO-Tipp: Standardsoftware wie MS Office gebraucht zu kaufen lohnt sich aus verschiedensten Gründen. Vor allem aber überzeugen unsere Kunden immer wieder die realisierbaren Preisvorteile von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuware. Übrigens: Das ohnehin vorhandene hohe Einsparpotenzial wird durch die Preiserhöhungen ab April 2023 für Microsoft-Cloud-Produkte von 10 bis 15 Prozent noch einmal deutlich erhöht.
Office 365 für Unternehmen - Vorteile der Cloud-Lizenzierung
- Software als Dienstleistung mit Übertragung der kompletten Betriebs- und Wartungsverantwortung auf den Anbieter
- Nutzungsabhängige oder zeitraumbezogene Verträge
- Jederzeit Zugriff auf die aktuelle Lizenzversion von Office 365 mit sämtlichen neuen Anwendungen
- Komfortable Umsetzung von E1-, E3- oder E5-Plänen
- Kaum zusätzliche finanzielle Anforderungen, da sämtliche Risiken an den Anbieter ausgelagert werden und durch den Mietpreis abgedeckt sind
PREO-Tipp: Sofern weder das eine noch das andere optimal erscheint, bietet sich die Möglichkeit einer Kombination, beispielsweise durch die Integration von Gebrauchtsoftware in einer hybriden Cloud-Lösung. Wenn Sie Office gebraucht kaufen und bedarfsgerecht mit einer bestehenden oder geplanten Cloud-Lösung kombinieren möchten, beraten Sie die PREO-Lizenzexpert*innen jederzeit gern. Rufen Sie uns an oder schicken Sie uns Ihre unverbindliche Anfrage.
Office gebraucht kaufen – Bedarfsanalyse eröffnet Einsparpotenziale
Ob für Ihr Unternehmen eher gebrauchte MS Office-Lizenzen als On-Premise-Lösung oder ein cloudbasiertes Lizenzmodell die bestmögliche Option darstellen, sollten Sie erst nach einer exakten Bedarfsanalyse einschließlich Ihrer mittelfristigen Unternehmensziele entscheiden. Dabei sollte der Blick neben der aktuellen Situation vor allem auch auf die geplante Entwicklung in den kommenden drei bis fünf Jahren gerichtet werden. Unsere Erfahrungen aus über 15 Jahren im europäischen Handel mit gebrauchter Software zeigen, dass bei einem Entscheidungsprozess unter anderem Antworten auf die folgenden Fragen besonders wichtig und hilfreich sind:
- In welchen Arbeitsbereichen werden welche Anwendungen konkret benötigt?
Ist es erforderlich, in allen Bereichen die aktuelle und damit auch teuerste Office-Version einzusetzen? - In welchen und wie vielen Bereichen ist es effizienter, günstigere Vorgänger-Versionen wie beispielsweise MS Office 2019 oder MS Office 2016 zu nutzen und wie wird nach dem jeweils offiziellen Support-Ende einer Version lizenztechnisch verfahren?
- Welche Folgen ergeben sich bei einem Umstieg in puncto Kompatibilität mit den jeweiligen Windows- und Server-Releases?
- Wie müssen interne Ressourcen und Organisationsstrukturen je nach Lizenzmodell in welchem Umfang angepasst werden und welche Folgekosten entstehen jeweils beim Einsatz von MS Office als On-Prem- oder Cloud-Lösung?
Kurzum: Erst mit einer Analyse der bestehenden Softwareassets und dem aktuellen Bedarf in einzelnen Arbeitsbereichen sowie der Planungen für die kommenden drei bis fünf Jahre eröffnen sich die für das jeweilige Unternehmen möglichen Effizienzpotenziale beim Umstieg auf gebrauchte MS Office-Lizenzen oder deren Integration in ein hybrides Lizenzmodell.
Statt Cloudmodell Office 365 lieber Office gebraucht kaufen
Cloud-Lösungen wie Office 365 von Microsoft bieten einige Annehmlichkeiten, ziehen aber vielfach eine stetige Kostenspirale nach sich. Diese Erfahrung machte auch Swedex, und stieg nach drei Jahren wieder aus dem Cloudmodell von Microsoft aus. Warum sich das mittelständische Unternehmen stattdessen für gebrauchte On-Premises-Software von PREO entschieden hat und damit über einen Zeitraum von 3 Jahren Lizenzkosten von rund 100.000 Euro einsparen konnte, erfahren Sie in diesem Kunden-Case. Doch nicht nur die immensen Kostenvorteile überzeugten, sondern auch die geprüfte und auditsichere Übertragung der Lizenzen sowie die schnelle und unkomplizierte Installation der gebrauchten MS Office-Lizenzen und Microsoft Server-Lizenzen.
Swedex ist Hersteller und Direktvermarkter von individuell und hochwertig gestalteten Präsentations- und Werbeartikeln für Geschäftskunden in
Deutschland, den Niederlanden, Österreich und der Schweiz. Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung gilt Swedex als Marktführer im Bereich ‘document presentation‘.
Office gebraucht kaufen – die Vorteile im Überblick
Sie planen Standardsoftware, wie MS Office gebraucht zu kaufen, haben Ihre Überlegungen aber noch nicht abgeschlossen? Nutzen Sie mit PREO die Vorteile gebrauchter Office-Lizenzen für Ihr Unternehmen und überzeugen Sie sich selbst:
- Persönliche Beratung zu allen Fragen rund um den Erwerb gebrauchter MS Office-Lizenzen, der Kompatibilität mit Windows- und Server-Releases sowie der Integration in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Cloud-Modelle.
- Rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz aller Abwicklungsschritte. Denn nicht nur bei MS Office-Produkten drohen bei Lizenzverstößen hohe Strafen.
- Hohe Einsparung von Lizenzkosten gegenüber der jeweiligen Neulizenz von bis zu 70 Prozent und im Einzelfall sogar darüber hinaus.
- PREO-Kapazität zum Lizenz-Management bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und verschiedenen Standorten.
- Erfahrung von über 15 Jahren im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen und der Innovationskraft eines Vorreiters in einem noch jungen, dynamischen Marktumfeld.
Wenn Sie diese Vorteile noch nicht überzeugt haben sollten, werfen Sie doch einmal einen Blick auf unsere Referenzprojekte für zahlreiche namhafte Unternehmen.
