ITSM – effizienterer User Support durch den Einsatz von gebrauchter Software

Wie Unternehmen das IT Service Management effizienter gestalten     

Die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt sorgt in allen Bereichen für steigende Anforderungen an den IT-Service. Je größer ein Unternehmen, eine Organisation oder eine öffentliche Verwaltung ist und je komplexer die Produktions-, Arbeits- und Verwaltungsprozesse sind, desto vielfältiger sind die Herausforderungen für den User Support. Die für die tägliche Arbeit erforderlichen IT-Anwendungen sollen dabei jederzeit verfügbar sein und im Idealfall zu 100 Prozent funktionieren. Dass dies bei komplexen Systemen, wie einer standortübergreifenden IT-Landschaft mit hunderten oder gar tausenden Hard- und Softwarekomponenten, die unzählige systemische Schnittstellen aufweisen, selten der Fall ist, versteht sich fast von selbst. In der unternehmerischen Praxis bindet oftmals allein das Aufkommen  unterschiedlicher Support-Anfragen - von trivial bis komplex - bereits hohe technische und personelle Ressourcen, die das IT-Budget überdurchschnittlich belasten können.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, warum der Effizienzfaktor im IT Service Management, kurz ITSM, besonders wichtig ist, damit die Kosten für den User Support nicht explodieren und welchen Beitrag die Integration von gebrauchter Software dabei leisten kann.

IT Service Management - Warum die Effizienz beim User Support entscheidend ist?

ITSM ist ein kontinuierlicher Prozess zur Planung, Implementierung und Verwaltung von IT-Anwendungen, wie Programmen und Services, in einem Unternehmen, um eine funktionale und effiziente Bereitstellung sicherzustellen. Dabei sollen die IT-Services die Geschäftsanforderungen erfüllen und einen Mehrwert für interne und externe User, wie Mitarbeitende, Kunden oder Geschäftspartner bieten. ITSM umfasst daher eine Vielzahl von Praktiken, Prozessen und Tools, die dazu beitragen, IT-Anwendungen organisiert und effektiv bereitzustellen und deren Funktionalität kontinuierlich sicherzustellen. Die wichtigsten Ziele lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Höhere Servicequalität 

ITSM hilft Unternehmen, die Qualität ihrer IT-Services zu verbessern, indem sie bewährte Praktiken und Prozesse einführen. Dies führt zu zuverlässigeren und konsistenteren IT-Dienstleistungen, die optimal auf die Anforderungen des Tagesgeschäfts abgestimmt sind.

Steigende Effizienz 

ITSM-Praktiken zielen darauf ab, die Effizienz der IT-Organisation zu steigern. Durch die Automatisierung von Aufgaben, die Standardisierung von Prozessen und die optimierte Nutzung von Ressourcen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten senken.

Mehr Zufriedenheit durch hohe User-Orientierung 

ITSM legt einen starken Fokus auf die Zufriedenheit von internen und externen Usern. Durch eine verbesserte Kommunikation, die Bereitstellung von Informationen, einen einfacheren und geordneteren Ablauf von Support-Anfragen sowie die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Mitarbeitenden oder Kunden stellen Unternehmen sicher, dass die Erwartungen an den IT-Service erfüllt werden und die Zufriedenheit steigt.

Plattform-Lösung Microsoft Sharepoint – mehr Effizienz im ITSM

Ohne eine bereichsübergreifende Plattform-Lösung lässt sich ein effizientes IT Service Management in größeren Unternehmen kaum organisieren. Eine solche Lösung bietet beispielsweise Microsoft mit Sharepoint, indem vielfältige Funktionen und Möglichkeiten integriert sind, mit der sich IT-Services organisieren, dokumentieren und optimieren lassen. Die Vorteile einer solchen ITSM-Plattform-Lösung liegen auf der Hand:

1. Verbesserung von Dokumentation und Transparenz

Die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, Richtlinien, Verfahren und anderen ITSM-relevanten Inhalten erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumentationen, steigert die Effizienz und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Regeln.

2. Effizienzsteigerung

Verschiedene Kollaborations- und Workflow-Automatisierungstools ermöglichen es  Teams in Echtzeit an Projekten und Aufgaben zu arbeiten, Aufgaben zu verfolgen und Genehmigungsprozesse zu automatisieren, was eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Unternehmensbereichen und Organisationseinheiten fördert. Im IT-Bereich sorgt beispielsweise ein automatisiertes Ticket-System, über das User Support- und Serviceanfragen oder Störungen melden können, für eine effektivere Aufgabensteuerung und in der Regel für eine damit verbundene Entlastung des IT-Personals.

3. Höhere User-Zufriedenheit  

Der Aufbau und die Bereitstellung einer umfangreichen Wissensdatenbank, in der häufig gestellte Fragen, Lösungen für wiederkehrende Probleme und bewährte Best Practices  gespeichert sind, unterstützt die IT-Mitarbeiter*innen bei der schnellen  Problemlösung und lässt sich zudem als effektive Selbsthilfe-Ressource nutzen, mit dem User ihre Anliegen ganz oder teilweise selbst bearbeiten können.

4. Fundiertere Analysen und Entscheidungsgrundlagen

Die kontinuierliche Erstellung von Berichten und Dashboards zur Überwachung und Analyse von ITSM-Performance und -Metriken unterstützt das Management bei der Entscheidungsfindung und der Identifikation von Optimierungspotenzialen.

PREO-Tipp: Microsoft-Lizenzen gebraucht kaufen und nachhaltig Kosten senken

PREO bietet ein umfangreiches Angebot an gebrauchten Softwarelizenzen von Microsoft. Neben Anwendungen und Betriebssystemen gehören dazu auch Serverlizenzen, wie Microsoft Sharepoint, mit denen Unternehmen nicht nur ihr IT Service Management optimieren und effizienter gestalten, sondern auch ihre Lizenzkosten spürbar senken können. Die PREO-Lizenzexpert*innen beraten dazu gerne persönlich, errechnen auf Basis bestehender Anforderungen ein voraussichtliches Einsparpotenzial und erstellen ein unverbindliches Angebot.

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Weniger User Support und mehr Effizienz durch Gebrauchtsoftware

Immer mehr IT-Verantwortliche und SA-Manager*innen entdecken die Vorteile von gebrauchter Software. Neben hohen Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten sind die Entlastung des internen und externen User Supports und mehr Effizienz im IT Service Management wichtige Ziele. Dabei überzeugen vor allem die folgenden vier Argumente:

1. Ältere  Software ist in der Regel  ausgereifter. Sie wurde  bereits mehrfach upgedatet und läuft daher stabiler.
   
   
2. Die Implementierung von gebrauchter Software ist deutlich problemloser, da beispielsweise Schnittstellen-Probleme oder Sicherheitsrisiken innerhalb der bestehenden IT-Architektur bekannt oder bereits behoben sind.
   
   
3. Die Anwendungsmöglichkeiten der Software sind den Usern, beispielsweise Mitarbeitenden, in der Regel bekannt. Dadurch entfällt im Vergleich zu neuen Softwareversionen ein Großteil des internen Schulungsbedarfs oder dieser fällt zumindest deutlich geringer aus.
   
   
4. Ein unternehmensweiter Rollout von neuer und oft mit überflüssigen Funktionen überladener Software  ist unnötig, wenn zum Beispiel Vorgängerversionen mehr als ausreichend für die bestehenden Softwareanforderungen sind.
   
   

Beispiel Hotelbranche – Hohe Lizenzkosten-Ersparnis und effizienteres ITSM

Von den aufgeführten Argumenten überzeugt ist auch der IT-Leiter der E&P Service GmbH, der die Softwareausstattung der Dorint GmbH, einer der führenden Hotelketten Deutschlands, verantwortet. In diesem Kunden-Case lesen Sie, warum er insbesondere für kleinere Häuser mit einem begrenzten finanziellen Budget auf gebrauchte Software von PREO setzt und dabei auch die Effizienz des internen User Supports sowie den geringeren Schulungsbedarf im Blick hat.

Überzeugende Vorteile – darum lohnt sich Gebrauchtsoftware von PREO 

Wir sind einer der Pioniere im europäischen Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen undMarktführer in Deutschland. Wir bieten Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen jederzeit eine große Auswahl an gebrauchten Volumenlizenzen, insbesondere von großen Anbietern, wie Microsoft oder Adobe, mit denen sie ihre Lizenzkosten nachhaltig optimieren und gleich mehrfach profitieren können:

• Hohe Einsparungen bei den laufenden Lizenzkosten von bis zu 70 Prozent gegenüber der jeweiligen Neuversion.
     
  
• Mehr Nachhaltigkeit im IT-Bereich durch die Förderung einer aktiven Kreislaufwirtschaft und die Senkung des unternehmerischen CO2-Fußabdrucks.
  
  
• 100 Prozent rechts- und auditsicherer Lizenzerwerb mit höchster Transparenz in allen Abwicklungsschritten inklusive kompletter Dokumentation im PREO-Lizenzportal “Easy Compliance“.
  
  
• Langjährige Expertise bei der Integration von gebrauchten Softwarelizenzen in klassische Netzwerkstrukturen oder hybride Lizenzmodelle.
  
  
• Detaillierte Marktkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen durch den auditsicheren Transfer von über einer Million gebrauchter Softwarelizenzen.
  
  
• Bestehende Kapazitäten zum Software-Lizenzmanagement bei großen IT-Infrastrukturprojekten mit tausenden Arbeitsplätzen und länderübergreifenden Standorten.
  
  
• Überzeugende Referenzprojekte für zahlreiche mittelständische und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen.
  
  

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