El secreto del éxito de la gestión de licencias: ahorre dinero, riesgos y recursos

El Grupo Gartner ha estado señalando la importancia de la gestión precisa del software desde hace más de 20 años. La gestión correcta de las licencias y los contratos garantiza la seguridad jurídica, protege contra los pagos adicionales y proporciona una ayuda para la planificación de las decisiones de inversión con costos optimizados.

Pero aparentemente la fama no tiene buena acogida en todas partes. A pesar que un estudio de 2003 encontró reducciones de costos de hasta el 50 %, Gartner siguió llegando a prácticamente la misma conclusión sorprendente hace unos años:

• «Según Gartner, se gasta hasta un 60 % de más en software debido a la inadecuada gestión de las licencias». *  

Y hay otro dato asombroso:

• Se dice que alrededor del 38 % de las licencias de software compradas acumulan polvo en los archivos de licencia sin usar y nunca se usan.

Esto no tiene por qué ser así. Con una gestión de licencias de software profesionalizada, puede reducir activamente los costes de TI, supervisar el ciclo de vida de los sistemas de TI, optimizar las decisiones de adquisición y cumplir más fácilmente con la normativa legal.

Las grandes empresas utilizan herramientas SAM

Aunque la mayoría de las grandes empresas ya han profesionalizado sus inventarios de licencias con herramientas SAM, las pequeñas y medianas empresas y muchas empresas de nueva creación carecen de estructuras de documentación claras.

Esta desorganización puede...

• costar dinero,
• afectar a mucha mano de obra,
• crear riesgos potencialmente costosos.

El problema suele comenzar con la desorganización de los canales de adquisición y los procesos de instalación, y luego se extiende a la falta de un archivo central de todos los documentos del contrato.

Que las licencias no utilizadas no se distribuyan mejor o se vendan sistemáticamente parece ser más lo habitual que la excepción. Si, además, el fabricante de software anuncia una auditoría, las consecuencias de la falta de gestión de licencias se hacen dolorosamente tangibles.

No se tome a la ligera el cumplimiento del software

El cumplimiento de las licencias de software no es un tema de alto riesgo una vez que se tiene un buen sistema en su lugar de manera consistente.

Las herramientas SAM que ofrecen varios proveedores hoy en día tratan de facilitar la reconciliación de su inventario de licencias e instalaciones en cualquier momento.

Además, las herramientas deben garantizar que las licencias de todas las instalaciones

• sean transparentes
• y que el uso esté cubierto por las cláusulas contractuales.

De lo contrario, existe el riesgo de tener que asumir pagos adicionales elevados en caso de que, durante una auditoría, se descubra que no se dispone de las licencias necesarias. Porque muy pronto no solo supondrá un desembolso extra, sino también un gasto mucho mayor. La razón: la cláusula del 5 %, que se incluye en la mayoría de los términos y condiciones generales de los fabricantes de software.

Establece lo siguiente: si se descubre que más del 5 % de un producto de software tiene una licencia insuficiente, deberá pagar los costos de auditoría del vendedor además de cualquier relicencia debida.

Simplifique la gestión de activos de software con una herramienta SAM

Con una herramienta SAM, puede registrar sistemáticamente todas las licencias existentes en una base de datos. La base de datos muestra de forma rápida y precisa en cualquier momento:

1. las licencias que están actualmente en uso,
2. las licencias no usadas,
3. las instalaciones que tienen ninguna licencia asignada
4. y, dependiendo de la herramienta, otros puntos más que son importantes para los administradores de licencias.

De esta forma, se puede detectar el exceso o la falta de licencias sin necesidad de realizar un largo trabajo de inventario.

Compensar la falta de licencia a un precio razonable

Si desea compensar las discrepancias, estaremos encantados de ayudarle y, por supuesto, de forma que realmente compense económicamente a su empresa. Con nosotros puede adquirir un gran número de licencias de software de uso a corto plazo.

Nuestras licencias usadas provienen a menudo de excedentes de otras empresas. Son más baratas que las nuevas, pero igual de seguras: pasan las auditorías de software. Esto es lo que representa nuestra seguridad de auditoría al 100 %.

¿Y si tiene un exceso de licencias? También en este caso puede contar con nosotros. Estamos a su disposición para hacernos cargo de sus licencias excedentes a un precio muy ventajoso para su empresa.

¿En qué momento su empresa debería tener un administrador de licencias?

Resulta muy esclarecedor para esta cuestión el trabajo de Torsten Groll «1x1 des Lizenzmanagers» («1x1 del administrador de licencias»), en el que también nos basamos aquí. El autor del libro lo deja claro: el trabajo del administrador de licencias es complejo. Es tan importante tener un amplio conocimiento de los programas informáticos como un conocimiento jurídico detallado de la ley de derechos de autor y de los numerosos tipos de derechos de uso de productos y licencias.

El trabajo de los administradores de licencias se basa en el conocimiento preciso del tipo y número de software disponible en la empresa. Cuanto mayor es la empresa, más difícil resulta llevar un registro de todo. Y, sin embargo, resulta enormemente importante. Porque el hecho de que la propia empresa pase o no una auditoría depende en gran medida de los conocimientos del administrador de la licencia.

No hay una fórmula general para saber a partir de cuántos empleados se recomienda disponer de un gestor de licencias en la empresa. Nosotros recomendamos, incluso para las empresas más pequeñas, que al menos un empleado se ocupe del tema de la gestión de licencias y se convierta en el experto de la empresa. Y toda empresa debería empezar lo antes posible para facilitar el seguimiento de su propio inventario de software con una herramienta SAM.

Los departamentos de informática deberían poder responder a estas preguntas en cualquier momento

• ¿Se puede acceder directamente al inventario actual de ordenadores, servidores y otros equipos informáticos?
• ¿Conoce las relaciones de licencia que se aplican a los entornos virtuales que opera la empresa?
• ¿Sigue siendo adecuado el derecho de uso aplicado para el funcionamiento legalmente correcto de la licencia?
• ¿Cuántas aplicaciones de software diferentes hay en la empresa? ¿Realmente se utilizan todas?
• ¿De quién se obtiene el software de forma centralizada o descentralizada?
• ¿Los documentos del contrato se gestionan en un lugar central?
• ¿Qué pasa con el software que ya no se usa o que se desinstala?
• ¿Se ajustan regularmente los cambios de uso en los contratos?
• ¿Pueden los empleados instalar el software sin permiso?
• ¿Su empresa tiene directrices para el manejo del software y están controladas?

El conocimiento de estos hechos tiene un trasfondo concreto: Antes de una auditoría, todavía se puede compensar la falta de licencia y la falta de licencia a un bajo costo. Por ejemplo, con el software usado probado que se compra en PREO. Allí recibirá licencias usadas a prueba de auditorías que el departamento legal de PREO ha revisado a fondo.

La ventaja: PREO garantiza una verdadera transparencia y revela la cadena de derechos. Para todas nuestras transferencias, esto incluye pruebas del tipo de contrato del que proviene el software (incluidos los números de contrato), quiénes fueron los propietarios anteriores, si desinstalaron correctamente el software y detalles del historial de actualizaciones. Los administradores de licencias también pueden ver esta información en línea en nuestro portal de licencias para clientes.


Fuentes

Ernst Tiemeyer: Kosteneinsparungen durch Software-Lizenzmanagement, (ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung)

Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3. Auflage. Hanser, München, 2016, S. 6.