Erfolgsgeheimnis Lizenzmanagement: Sie sparen Geld, Risiken und Ressourcen

Die Gartner-Group weist seit gut 20 Jahren darauf hin, wie wichtig ein exaktes Software-Management ist. Das richtige Managen von Lizenzen und Verträgen sorgt für Rechtssicherheit, schützt vor Nachzahlungen und stellt eine Planungshilfe für kostenoptimierte Investitionsentscheidungen dar.

Doch scheinbar treffen die Rufe nicht überall auf offene Ohren. Während in einer Studie aus dem Jahr 2003 Kostenreduktionen von bis zu 50 % festgestellt wurden, kam Gartner vor wenigen Jahren immer noch fast zu dem gleichen erschreckenden Ergebnis:

• „Laut Gartner werden bis zu 60 % zu viel für Software wegen eines unzureichenden Lizenzmanagements ausgegeben.“ * 

Und noch eine weitere Zahl ist verblüffend:

• Rund 38 % der eingekauften Software-Lizenzen sollen ungenutzt in den Lizenzunterlagen verstauben und werden nie genutzt.

Das muss nicht sein. Mit einem professionalisierten Software-Lizenzmanagement können Sie aktiv IT-Kosten senken, den Produktlebenszyklus der IT-Systeme überwachen, Beschaffungsentscheidungen optimieren und rechtliche Bestimmungen leichter einhalten.

Großunternehmen nutzen SAM-Tool

Während die meisten Großunternehmen inzwischen Ihre Lizenzbestände mit SAM-Tools professionalisiert haben, fehlen bei kleinen und mittleren Unternehmen sowie vielen Start-ups klare Dokumentationsstrukturen.

Diese Desorganisation kann …

• Geld kosten,
• viel Manpower binden,
• potenziell teure Risiken erzeugen.

Das Problem beginnt häufig schon mit ungeordneten Beschaffungswegen und Installationsprozessen und reicht dann bis zum Fehlen einer zentralen Archivierung aller Vertragsunterlagen.

Dass ungenutzte Lizenzen nicht besser verteilt oder konsequent verkauft werden, scheint eher häufig als selten vorzukommen. Kündigen die Softwarehersteller obendrein noch ein Audit an, werden die Konsequenzen des fehlenden Lizenzmanagements schnell schmerzlich fühlbar.

Nehmen Sie die Software-Compliance nicht auf die leichte Schulter

Die Compliance bei Softwarelizenzen ist keine Frage von hohem Aufwand, sobald Sie ein gutes System konsequent anwenden.

Bei den heute von verschiedenen Herstellern angebotenen SAM-Tools geht es darum, dass Sie Ihren Lizenzbestand und die Installationen jederzeit möglichst leicht abgleichen können.

Zudem müssen die Tools dafür sorgen, dass die Lizenzen aller Installationen

• transparent vorliegen
• und die Nutzung von den Vertragsklauseln abgedeckt ist.

Andernfalls drohen hohe Nachzahlungen, falls bei einem Audit eine Unterlizenzierung festgestellt wird. Denn sehr schnell zahlen Sie nicht nur nach, sondern auch kräftig drauf. Grund: Die 5-%-Klausel, die in den meisten AGB der Softwarehersteller enthalten ist.

Sie besagt Folgendes: Wenn bei einem Softwareprodukt mehr als 5 Prozent Unterlizenzierungen festgestellt werden, müssen Sie zusätzlich zur fälligen Nachlizenzierung auch die Kosten des Herstellers für das Audit übernehmen.

Vereinfachen Sie sich das Software Asset Management mit einem SAM-Tool

Mit einem SAM-Tool können Sie alle vorhandenen Lizenzen systematisch in einer Datenbank erfassen. Die Datenbank zeigt dann jederzeit schnell und präzise an:

1. die Lizenzen, die aktuell im Gebrauch sind,
2. die ungenutzten Lizenzen,
3. Installationen, denen keine Lizenz zugeordnet ist,
4. und je nach Tool andere Punkte mehr, die für Lizenzmanager*innen wichtig sind.

Über- oder Unterlizenzierungen sind so ganz ohne langwierige Inventurarbeiten festzustellen.

Unterlizenzierungen preisgünstig ausgleichen

Möchte Sie die Diskrepanzen ausgleichen, helfen wir Ihnen gerne weiter, und natürlich so, dass sich das finanziell für Ihr Unternehmen wirklich lohnt. Bei uns können Sie meist auch kurzfristig eine große Zahl gebrauchter Softwarelizenzen erwerben.

Unsere Gebrauchtlizenzen stammen oft aus überzähligen Beständen anderer Unternehmen, sind günstiger als Neuware, aber genauso sicher: Sie bestehen Softwareaudits. Dafür steht unsere 100 % Auditsicherheit.

Und wenn Sie eine Überlizenzierung festgestellt haben? Auch in diesem Fall sind wir Ihr Ansprechpartner und stehen zur Verfügung, um Ihre überschüssigen Lizenzen zu übernehmen – zu einem Preis, der sich für Ihr Unternehmen lohnt.

Ab wann sollte Ihr Unternehmen einen Lizenzmanager haben?

Sehr informativ zu dieser Frage ist immer noch das Werk von Torsten Groll „1x1 des Lizenzmanagers“, auf das wir uns hier auch stützen. Der Buchautor macht deutlich: Der Job des Lizenzmanagers ist komplex. Ein breites Softwarewissen ist genauso gefragt wie juristische Detailkenntnisse in Urheberrecht sowie der vielen Arten von Produkt- und Lizenznutzungsrechten.

Die Arbeit der Lizenzmanager*innen fußt auf genauen Kenntnissen über die Art und Anzahl der im Unternehmen vorhandenen Software. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird es, hier den Überblick zu behalten. Und doch ist es enorm wichtig. Denn ob das eigene Unternehmen ein Audit besteht oder nicht, hängt maßgeblich vom Know-how der Lizenzmanager*innen ab.

Eine generelle Formel gibt es nicht, ab wie viel Mitarbeiter*innen ein Unternehmen Lizenzmanager*innen haben sollte. Wir empfehlen schon kleineren Unternehmen, dass sich mindestens ein*e Mitarbeiter*in mit dem Thema Lizenzmanagement beschäftigt und zum unternehmenseigenen Expertin*Experten wird. Und jedes Unternehmen sollte möglichst frühzeitig beginnen, mit einem SAM-Tool sich die Übersicht über den eigenen Softwarebestand zu erleichtern.

Diese Fragen sollten IT-Abteilungen jederzeit beantworten können

• Ist der aktuelle Bestand an PCs, Servern und anderem IT-Equipment direkt abrufbar?
• Sind die lizenzrechtlichen Zusammenhänge bekannt, die für die virtuellen Umgebungen gelten, die das Unternehmen betreibt?
• Passt das angewendete Nutzungsrecht noch für den lizenzrechtlich korrekten Betrieb?
• Wie viele unterschiedliche Softwareanwendungen gibt es im Unternehmen und werden diese tatsächlich alle genutzt?
• Von wem wird die Software zentral oder dezentral beschafft?
• Werden die Vertragsunterlagen an einer zentralen Stelle verwaltet?
• Was passiert mit der Software, die nicht mehr genutzt oder deinstalliert wird?
• Werden Änderungen in den Nutzungen in den Verträgen regelmäßig angepasst?
• Kann Software von Mitarbeiter*innen unerlaubt installiert werden?
• Besitzt Ihr Unternehmen Richtlinien für den Umgang mit Software und werden diese kontrolliert?

Das Wissen über diese Sachstände hat einen konkreten Hintergrund: Vor einem Audit können Sie Unter- und Falschlizenzierung noch kostengünstig ausgleichen. Zum Beispiel mit geprüfter Gebrauchtsoftware, die Sie bei PREO erwerben. Dort erhalten Sie auditsichere Gebrauchtlizenzen, die von der Rechtsabteilung von PREO auf Herz und Nieren geprüft wurden.

Der Vorteil: PREO sorgt für echte Transparenz und legt die Rechtekette offen. Dies beinhaltet bei allen unseren Transfers den Nachweis, aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern), wer die Voreigentümer waren, ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben sowie die Details der Updatehistorie. Lizenzmanager*innen können diese Informationen zudem online in unserem Lizenzportal für Kund*innen online einsehen.


Quellen

Ernst Tiemeyer: Kosteneinsparungen durch Software-Lizenzmanagement, (ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung)

Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3. Auflage. Hanser, München, 2016, S. 6.